Après avoir lu cet article, vous saurez comment :
Visualiser et filtrer vos rendez-vous, cours collectifs et ateliers,
Ajouter, modifier ou supprimer des disponibilités,
Comprendre les codes couleur et les indicateurs visuels utilisés dans le calendrier,
Gérer les disponibilités récurrentes ou partagées pour les professeurs et les établissements.
Pour y accéder, connectez-vous à votre back office bsport et cliquez sur l'onglet Emploi du temps dans le menu de gauche.
Introduction
La page Emploi du temps est votre calendrier à l'échelle du studio pour gérer les ressources et les activités du studio en temps réel.
Vous pouvez l'utiliser pour :
Afficher les activités et rendez-vous en vue quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle
Gérer les disponibilités des professeurs et des établissements
Visualiser qui enseigne quel cours et où
Filtrer par professeur, établissement ou activité
Identifier les conflits d'agenda
Créer des sessions récurrentes
Consulter les réservations et rendez-vous impayés
En résumé, la page Emploi du temps est l'endroit où vous :
Planifiez les disponibilités
Visualisez votre calendrier complet d'activités
Contrôlez vos ressources
Optimisez la gestion du temps pour les professeurs et les établissements
La page Emploi du temps contient plusieurs éléments qui facilitent la navigation et la planification :
Élément | Description |
Sélecteur de date | Vous permet de sélectionner la semaine à afficher. Cliquez sur un jour de la semaine pour l'afficher et utilisez les flèches pour naviguer entre les semaines. |
Bouton "Aujourd'hui" | Vous ramène instantanément à la date actuelle dans le calendrier. |
Zoom avant / Zoom arrière | Utilisez les boutons + et – pour ajuster le niveau de zoom vertical du calendrier. Zoomer affiche plus de détails par heure ; dézoomer offre une vue d'ensemble de toute la journée ou de la semaine. |
Mode d'affichage (Jour / Semaine / Mois) | Basculez entre différentes vues du calendrier selon vos besoins. La vue Semaine est la plus couramment utilisée pour gérer les opérations. |
Grouper par | Vous permet d'organiser le calendrier par professeur, établissement ou activité. Ceci est utile pour comparer la disponibilité des ressources côte à côte. |
Filtres | Vous permettent d'afficher ou de masquer la disponibilité des professeurs et de l'établissement et de filtrer pour vous concentrer sur une activité spécifique |
Comprendre les codes couleur
L'emploi du temps utilise plusieurs couleurs et motifs pour vous aider à identifier les informations en un coup d'œil.
Le fond jaune indique le jour actuel :
Les couleurs unies représentent les créneaux horaires disponibles où le professeur, l'établissement ou l'activité est libre pour être réservé.
💡 Veuillez noter : Les disponibilités ajoutées pour des établissements spécifiques uniquement apparaîtront avec une bordure gauche foncée :
💡 Veuillez noter : Les couleurs des professeurs et des établissements apparaissent en vert par défaut. Pour personnaliser ces couleurs :
Ouvrez l'onglet "Sur rendez-vous" dans le menu de gauche
Sélectionnez un rendez-vous:
Passez à la vue "Calendrier":
Cliquez sur le nom d'un professeur ou d'un établissement dans la section des filtres
Choisissez la couleur souhaitée :
Un point rouge apparaît sur les activités réservées et non encore payées:
Les motifs rayés indiquent quand un professeur ou un établissement n'est pas disponible en raison d'une session ou d'un rendez-vous existant:
💡 Veuillez noter : Les blocs rayés incluent les temps d'indisponibilité configurés avant et/ou après l'activité. Par exemple, un rendez-vous avec des temps de battement de 20 minutes avant et après affichera le professeur comme indisponible (rayé) de 20 minutes avant jusqu'à 20 minutes après l'heure prévue:
Cliquez sur une activité pour afficher ses détails (nombre de participants et ressources liées):
Ajouter une disponibilité
À quoi servent les disponibilités ? En ajoutant des disponibilités, vous permettez aux membres de réserver des rendez-vous pendant les créneaux horaires qui leur conviennent le mieux, selon la disponibilité des professeurs et de l'établissement.
Pour ajouter une nouvelle disponibilité :
Sur la page Emploi du temps, cliquez et faites glisser votre curseur sur le créneau horaire souhaité.
Sélectionnez "Ajouter une disponibilité".
Une fenêtre s'ouvre : sélectionnez les établissements et professeurs concernés.
Cliquez sur Enregistrer.
La nouvelle disponibilité apparaîtra sur votre calendrier :
💡 Veuillez noter :
Les disponibilités sont créées par tranches de 30 minutes (par exemple, 30 minutes, 1 heure, 1,5 heure, 2 heures, etc.).
Il n'est pas possible d'ajouter une disponibilité sur plusieurs jours à la fois. Pour rendre un professeur disponible chaque jour de la semaine, créez un créneau de disponibilité par jour.
Les disponibilités ne peuvent pas être modifiées directement. Pour modifier une disponibilité existante, vous devrez la supprimer et en créer une nouvelle.
Vous pouvez configurer des disponibilités récurrentes (récurrence hebdomadaire uniquement).
Visualiser les détails d'une disponibilité
Pour visualiser les détails d'une disponibilité :
Cliquez et faites glisser votre curseur sur le créneau horaire souhaité dans l'emploi du temps.
Sélectionnez « Détails de la disponibilité » :
Dans la fenêtre contextuelle, consultez les détails de la disponibilité (heure, professeur et/ou établissement):
Supprimer une disponibilité
Cliquez et faites glisser votre curseur sur le créneau horaire souhaité dans l'emploi du temps
Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur "Supprimer la disponibilité":
Choisissez quel établissement ou professeur supprimer
Cliquez sur "Enregistrer"
Gérer les chevauchements et les conflits
Lorsqu'un professeur, un lieu ou une activité est déjà réservé pour un autre cours ou rendez-vous :
Le créneau horaire affichera un motif rayé.
Vous ne pourrez pas créer une nouvelle disponibilité pour cette même ressource ou un nouvel événement associé à cette ressource à ce moment-là.
Cette logique s'applique aux :
Rendez-vous individuels
Cours collectifs et ateliers
Disponibilités récurrentes
Disponibilités multi-professeurs et multi-établissements
Vous pouvez créer une disponibilité pour :
Plusieurs professeurs (lorsque plus d'un professeur peut enseigner un cours)
Plusieurs établissements (si la session peut avoir lieu dans n'importe quel établissement disponible).
Nous affichons les disponibilités correspondant à tous les critères sélectionnés, ce qui signifie que chaque ressource sélectionnée doit être libre en même temps. Si un professeur ou un établissement n'est pas disponible, le créneau apparaîtra comme indisponible.
Utiliser les filtres
La vue Emploi du temps comprend plusieurs filtres pour vous aider à vous concentrer sur les informations les plus importantes :
Filtre | Objectif |
Établissement | Afficher ou masquer la disponibilité de l'établissement |
Professeur | Afficher ou masquer la disponibilité du professeur |
Activité | Filtre la vue par type d'activité (Cours collectifs, Rendez-vous, RDV personnels) |
Utilisez les filtres pour isoler rapidement un seul professeur, établissement ou type d'activité.
Vous pouvez également basculer entre les vues jour, semaine ou mois selon le niveau de détail dont vous avez besoin.
L'option Grouper par vous permet d'organiser la vue par Établissement, Professeur ou Activité. Cela vous permet de visualiser les professeurs, établissements ou activités filtrés côte à côte pour une comparaison plus facile.
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