Réservez un client à une séance à l'aide de l'assistant étape par étape : Client → Pass → Place → Confirmation.
Étape 1. Accédez à Aperçu des séances, ouvrez la séance, puis sélectionnez Réserver un client.
Étape 2. Recherchez le client par nom ou par email et sélectionnez-le, ou sélectionnez Créer un profil s'il s'agit d'un nouveau client. Une alerte s'affiche si son profil ne contient pas d'email ou de tag obligatoire.
Étape 3. Choisissez un pass. Les pass sont regroupés dans les onglets Compatible, Incompatible et Facturer un nouveau pass.
Le pass recommandé (celui qui utilise le moins de crédits) est présélectionné.
Survolez un pass pour voir le nombre de crédits restants après la réservation.
Les pass incompatibles affichent un motif, par exemple « Expiré », afin que vous puissiez l'expliquer au client.
Aucun pass compatible ? Utilisez Facturer un nouveau pass pour en vendre un immédiatement.
Si vous disposez de la permission de gestion des crédits, activez Ignorer le crédit pour ne pas déduire de crédit. Un pass reste néanmoins nécessaire.
Étape 4. (Séances récurrentes) Cochez Réserver des dates futures pour choisir d'autres séances à réserver dès maintenant, dans la limite des crédits disponibles du client. Cela ne crée pas de réservation récurrente : les règles qui réservent automatiquement des séances à l'avance sont toujours configurées depuis le profil du client.
(Série) Utilisez les onglets À venir/Passées pour choisir les séances à réserver, même en dehors des règles propres à la série. Un avertissement s'affiche si cela outrepasse ces règles.
Étape 5. (Séances classiques, si la Sélection de place est activée) Choisissez une place. Pour les séances récurrentes et les séries, une place est attribuée automatiquement pour le moment : vous pouvez la modifier ensuite depuis le menu à trois points de la réservation.
Étape 6. Vérifiez le récapitulatif, puis confirmez.
L'option « Envoyer un email de confirmation » est activée par défaut : désactivez-la si vous ne souhaitez pas notifier le client.
Vous réservez une séance déjà commencée ou terminée ? Confirmez le message qui s'affiche pour continuer.
La séance est complète ? Réservez tout de même si vous en avez la permission, ou sélectionnez Ajouter à la liste d'attente, affiché uniquement lorsque la séance est complète.
Une confirmation s'affiche une fois l'opération terminée, et le client apparaît immédiatement dans la liste des participants. Un solde impayé s'affiche sous forme de puce rouge à côté de son nom.
Problème connu : « Créer un profil » ouvre l'ancien formulaire d'inscription dans une nouvelle fenêtre. Le nouveau client apparaît tout de même dans la recherche sans qu'il soit nécessaire d'actualiser la page.
Questions fréquentes
Pourquoi dois-je quand même choisir un pass lorsque j'active « Ignorer le crédit » ?
Aucune réservation ne peut exister sans pass. Lorsque l'option Ignorer le crédit est activée, aucun crédit n'est déduit, mais la présence est tout de même enregistrée.
Quelle est la différence entre « Réserver des dates futures » et une règle récurrente ?
« Réserver des dates futures » réserve les séances que vous choisissez maintenant, dans la limite des crédits disponibles. Une règle récurrente réserve automatiquement les séances correspondantes à l'avance, et elle est toujours configurée depuis le profil du client.
Un client n'a aucun pass compatible : puis-je quand même le réserver ?
Oui. Utilisez Facturer un nouveau pass, ou ajoutez-le à la liste d'attente si la séance est complète.
Puis-je changer le pass après la réservation ?
Oui : vous pouvez le remplacer depuis la vue détaillée de la réservation, sans avoir à annuler puis réserver de nouveau.
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