Réservez un client à une séance en suivant les étapes : Réserver un client → Forfait → Place → Confirmation.
Étape 1. Allez dans Aperçu des séances, ouvrez la séance, puis sélectionnez + Réserver un client. Vous pouvez aussi sélectionner Réserver un client dans le menu d'actions rapides de la séance sur le Calendrier, sans avoir à l'ouvrir au préalable.
Étape 2. Recherchez le client par nom ou par email, puis sélectionnez-le, ou sélectionnez Créer un profil s'il s'agit d'un nouveau client. Une alerte apparaît si son profil ne contient pas d'adresse email ou de tag obligatoire.
Étape 3. Choisissez un forfait. Les forfaits sont regroupés dans les onglets Compatible, Incompatible et Facturer un nouveau forfait.
Le forfait recommandé (celui qui utilise le moins de crédits) est présélectionné.
Survolez un forfait pour voir combien de crédits il restera après la réservation.
Les forfaits incompatibles affichent un motif, comme « Expiré », afin que vous puissiez l'expliquer au client.
Aucun forfait compatible ? Utilisez Facturer un nouveau forfait pour en vendre un sur place.
Si vous disposez de l'autorisation de gestion des crédits, activez Ignorer le crédit pour éviter de déduire un crédit. Un forfait reste nécessaire.
Étape 4. (Séances récurrentes) Cochez Réserver des dates futures pour sélectionner d'autres séances à réserver dès maintenant, dans la limite des crédits disponibles du client. Cela ne crée pas de réservation récurrente : les règles qui réservent automatiquement des séances à l'avance sont toujours configurées depuis le profil du client.
(Série) Utilisez les onglets À venir/Passées pour choisir les séances à réserver, même en dehors des règles propres à la série. Un avertissement apparaît si cela dépasse ces règles.
Étape 5. (Séances classiques, si la sélection de place est activée) Choisissez une place. Pour les séances récurrentes et les séries, une place est attribuée automatiquement pour l'instant : vous pouvez la modifier ensuite depuis le menu à trois points de la réservation.
Étape 6. Vérifiez le récapitulatif, puis confirmez.
« Envoyer un email de confirmation » est activé par défaut : désactivez-le si vous ne souhaitez pas notifier le client.
Vous réservez une séance déjà commencée ou terminée ? Confirmez le message qui s'affiche pour continuer.
La séance est complète ? Vous pouvez tout de même réserver si vous en avez l'autorisation, ou sélectionner Ajouter à la liste d'attente, qui n'apparaît que lorsque la séance est complète.
Une confirmation apparaît une fois la réservation terminée, et le client apparaît immédiatement dans la liste des participants. Tout solde impayé apparaît sous forme de pastille rouge affichant le montant à côté de son nom, sauf si les factures impayées sont désactivées.
Problème connu : « Créer un profil » ouvre l'ancien formulaire d'inscription dans une nouvelle fenêtre. Le nouveau client apparaît tout de même dans les résultats de recherche sans qu'il soit nécessaire d'actualiser la page.
Questions fréquentes
Pourquoi dois-je quand même choisir un forfait quand j'active « Ignorer le crédit » ?" → "…quand j'active « Ignorer le crédit » ?
Aucune réservation ne peut exister sans forfait. Lorsque Ignorer le crédit est activé, aucun crédit n'est déduit, mais la présence est tout de même enregistrée.
Quelle est la différence entre « Réserver des dates futures » et une règle récurrente ?
« Réserver des dates futures » réserve immédiatement les séances que vous choisissez, dans la limite des crédits disponibles. Une règle récurrente réserve automatiquement les séances correspondantes à l'avance, et est toujours configurée depuis le profil du client.
Un client n'a aucun forfait compatible : puis-je quand même le réserver ?
Oui. Utilisez Facturer un nouveau forfait, ou ajoutez-le à la liste d'attente si la séance est complète.
Puis-je changer le forfait après la réservation ?
Oui : vous pouvez le remplacer depuis la vue détaillée de la réservation, sans avoir à annuler puis à réserver de nouveau.
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