La surveillance des accès vous permet de vérifier la validité de l'accès des membres en temps réel et de vous assurer que seuls les membres autorisés entrent dans votre studio. Les informations les plus importantes sur les membres sont rapidement affichées aux réceptionnistes de votre studio afin d'assurer un flux continu, tant pour vos membres que pour votre personnel.

Avant de surveiller les accès à votre studio, vous devez commander le ou les scanners qui seront utilisés pour scanner les codes-barres des membres sur leur application mobile.

Deux références de scanner peuvent être utilisées : Honeywell Genesis 7580g ou Newland FM3056

Nous recommandons ces références avec lesquelles nous pouvons garantir le bon fonctionnement de la fonctionnalité. Si vous souhaitez utiliser une autre référence, assurez-vous qu'elle répond aux exigences suivantes :

Suivez les étapes des documentations suivantes pour configuer le lecteur de codes-barres choisi : configurer le scanner Honeywell Genesis 7580g ou configurer le scanner Newland FM3056 et vérifiez que le format correct s'affiche.

Une fois que la fonctionnalité est disponible dans votre back-office, allez à la page Staff dans Paramètres

Si vous n'avez pas encore de rôle dédié à la réception, cliquez sur "Ajouter un rôle" et nommez-le.

Si vous avez déjà un tel rôle, cliquez sur l'icône "Modifier" de ce role.

Pour les permissions, donnez au minimum l'autorisation de "Surveiller les accès" dans le Menu de navigation > Surveillance des accès.

Nous recommandons également d'autoriser la permissions d'"Accéder à l'historique des visites" pour faciliter les tâches des réceptionnistes.

Pour les autres permissions, veuillez vous référer à notre fiche d'aide sur les détails des permissions staff et sélectionnez celles qui correspondent le mieux aux permissions que vous souhaitez donner à vos réceptionnites.

Chaque compte réceptionniste pourra surveiller les visites à partir d'un endroit fixe où un scanner et un bureau de réception seront installés. Vous pouvez créer autant de comptes de réceptionnistes que vous avez de zones à surveiller.

Par exemple, vous pouvez créer un compte réceptionniste pour l'entrée générale d'un de vos studios, un autre pour l'entrée d'une sous-partie de ce studio, et un autre pour l'entrée générale d'un autre studio.

Pour ce faire, cliquez sur "Ajouter un accès" et nommez-le. Entrez l'adresse email générique et le mot de passe qui seront utilisés pour se connecter à l'ordinateur placé à l'entrée de la zone.

In the teacher restriction section, if wanted, apply restrictions on some of the teachers (for more information see our helpsheet on How to restrict the permissions granted to your staff accounts.)

Puis sélectionnez le rôle de "réceptionniste"

Dans la section de Restriction pour les professeurs, appliquez éventuellement des restrictions à certains professeurs (pour plus d'informations, consultez notre fiche d'aide sur Comment restreindre les permissions accordées à vos comptes staff).

Dans la section Surveillance des accès, indiquez ici la zone pour laquel cet accès surveillera les visites.

Cliquez ensuite sur Valider. Le compte réceptionniste sera ajouté à la liste des comptes staff.

Vous pouvez répéter cette étape autant de fois que vous avez besoin d'accès pour les réceptionnistes.

Si vous disposez déjà d'un compte réceptionniste ou si vous souhaitez modifier la sélection, cliquez sur le bouton Paramètres avancés et mettez à jour la sélection Surveillance des accès.

Les membres dont la séance commence bientôt (ou qui vient de commencer) dans une salle surveillée par le compte réceptionniste sont autorisés à entrer, même lorsqu'ils ne remplissent pas tous les critères d'entrée.

Par exemple, un membre qui n'a plus de crédit sur sa carte de cours mais qui a une séance commençant dans 30 minutes sera autorisé à entrer (cette séance étant la dernière séance réservée avec sa carte de cours).

Par défaut, l'intervalle de temps autorisé est moins de 59 minutes avant le début de la séance et moins de 15 minutes après qu'elle ait commencé.

Si vous souhaitez modifier cette intervalle de temps, allez dans Accès > Paramètres

Saisissez ensuite la nouvelle période à prendre en compte et cliquez sur Sauvergarder.

Maintenant que la configuration est terminée, communiquez les identifiants du compte staff de la réception à vos réceptionnistes et connectez les ordinateurs de la réception à l'accès correspondant.

Pour que vos réceptionnistes et vous-même puissiez en savoir plus sur le fonctionnement de la Surveillance d'accès, veuillez consulter notre fiche d'aide sur Comment surveiller les accès à votre studio.