Índice
Sección: Menú Principal > Listados/Reservas > Listado de Reservas
Preguntas Frecuentes
Introducción
Este listado nos detalla el histórico de reservas que se han realizado en Golfmanager, ordenadas de mas recientes a mas antiguas.
Como en todo listado, puedes usar las herramientas para poder explotar mejor tus datos: filtrar, buscar, exportar, importar, etc.
Pestaña Desglosado
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En esta pestaña vamos a ver cada una de las reservas registradas en el sistema, mientras que en la pestaña Agrupado veremos las reservas agrupadas por localizador.
La información dentro del detalle de una reserva (para entrar sólo necesitas hacer clic en el ID de cualquier reserva) contiene los campos que viene a continuación.
Sección General
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En esta sección veremos datos generales de cada una de nuestras reservas.
ID. Identificador de esta reserva en la base de datos de Golfmanager.
Localizador. Cada reserva que se haga en Golfmanager se le asignará un localizador para llegar más fácilmente a ella.
Tipo. Aquí veremos el tipo de reserva.
Fecha de inicio. El día y la hora del comienzo de esta reserva.
Fecha de fin. El día y la hora cuando termina esta reserva.
Caducidad. Día y hora en la cual esta reserva caducará. Cuando un jugador está reservando online, tiene 15 minutos por defecto para completar la reserva. Si no confirma (paga la reserva), esta reserva caducará. En cuanto una reserva se confirma, esta fecha se queda en blanco, por lo que si vemos una reserva con fecha de caducidad, es que ya va a caducar o ha caducado.
Fecha de confirmación. Día y hora en la cual se confirmó esta reserva. Una reserva se confirma cuando se paga. Si no aparece la fecha de confirmación para las reservas a crédito, es la misma que la fecha de creación.
Venta. ID de la venta o carrito donde localizaremos esta reserva. Este dato es útil para ver esta reserva en el TPV.
Online. Nos indica si la reserva se realizó desde el motor de reservas online.
API. Nos indica si la reserva se realizó por medio de API, normalmente usado por turoperadores.
Unidades. El número de reservas dentro de esta reserva, normalmente siempre 1.
Configuración. ID de la configuración de reservas utilizada en el momento de generar la reserva. Puedes ver todas estas configuraciones en Menú de configuración > Reservas > Configuración. Este campo puede ser útil para identificar porqué una reserva no ha respondido como esperabas según tus reglas específicas.
Tag o Etiqueta. Nos encanta esta palabra en Golfmanager y es que la usamos muchísimo. Le podremos añadir una etiqueta a cualquier reserva para que esta aparezca visible en el plano de ocupación. Puede ser útil para muchas cosas, pero sobre todo se usa mucho en restauración porque es aquí donde guardamos el número de comensales de una mesa a la hora de reservar.
Sección Cliente
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Antes de explicar cada campo en esta sección, vamos a explicar la diferencia entre el cliente, el beneficiario y el nombre.
El cliente para Golfmanager es el titular o responsable de una reserva. Aquella persona a la que se le va a "facturar" o a la que le pediremos que abone dicha reserva.
Pero a veces, sobre en turoperación, el titular o cliente de la reserva no es el mismo que la persona que juega, y para ello hay dos opciones: beneficiario y/o nombre. Ambos significan lo mismo para Golfmanager: es el jugador de esa reserva. La diferencia radica en que con el beneficiario elegimos a un cliente de la base de datos mientras que con el nombre sólo indicamos un simple nombre. Los clubes que quieren crear una ficha de cliente a cada jugador, con sus datos, que viene a través de un turoperador elegirá la opción de beneficiario. Mientras que aquellos que no les interesan los datos del jugador, y para no crear fichas de cliente sin datos, preferirán poner el jugador en el campo nombre.
Si pones el nombre o beneficiario en una reserva, este saldrá en el plano de ocupación por encima del cliente.
Truco: para que te salga en el plano de ocupación el nombre del turoperador que ha traído esa reserva, ve a la ficha del cliente y rellena la sección de alias. Verás como el resultado es genial.
Nombre: El nombre a la cual está esta reserva. Puede estar en blanco. Cuando aparece un nombre aquí es porque el cliente es un intermediario (por ejemplo un turoperador) y el que juega es otra persona. Por ejemplo "Mike". El cliente es una agencia, por ejemplo "Leadingcourses", pero el que va a venir a jugar es Mike. Es un campo libre y simple que no contiene nada más, por lo que si quieres recopilar más datos del cliente (email, tfo, etc.) deberás elegir la opción de "beneficiario" más adelante.
Email: Email a la cual está esta reserva. Si el cliente de una reserva tiene en su perfil una cuenta de correo, este será grabado en esta reserva. También, si haces una reserva anónima online, el sistema te obliga a dejar un email a la hora de hacer el checkout, y este será grabado aquí.
Cliente: Contacto en nuestra base de datos responsable de esta reserva. A este cliente se le facturará y reclamará el pago por lo que es el dato más importante de esta sección. Estas reservas también aparecerán en la ficha del cliente, en la pestaña reservas.
Colectivo: El sistema grabará en este campo el colectivo que tiene el cliente en el momento de hacer la reserva. De esta manera podrás sacar estadísticas de reservas por colectivos.
Beneficiario: Jugador de esta reserva, y a diferencia del nombre del punto anterior, será un contacto de nuestra base de datos donde podremos recopilar más datos como el email, teléfono, dirección, etc. Por defecto el beneficiario es el mismo que el cliente en el momento de hacer la reserva pero luego siempre podrás editar el beneficiario por el jugador verdadero.
Sección Estado
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En esta sección veremos en qué estado se encuentra cada una de nuestras reservas.
Pagada: es un campo de SÍ/NO que simplemente nos indica si esta reserva está cobrada o pendiente de pago, y este filtro nos servirá para identificar qué reservas están aún pendientes.
A crédito: es un campo de SÍ/NO que nos indica que una reserva se ha hecho "a crédito". Una reserva se marca "a crédito" cuando el cliente de la reserva, a la hora de hacerse, tenía esta opción de "a crédito" en su ficha de cliente activada. Un cliente "a crédito" tiene la ventaja de poder reservar sin necesidad de pagar las reservas en ese momento. Es a final de mes normalmente cuando el club consultará todas las ventas pendientes de pago a crédito para pasar a facturarlas y reclamar su pago.
Cancelada: es un campo de SÍ/NO que nos indica si una reserva se ha cancelado. Si la reserva está cancelada no aparecerá en el plano de ocupación.
NOTA. No hay opción de recuperar una reserva cancelada. Tienes que volver a crearla.
Fecha de cancelación: fecha en la cual se canceló esta reserva y que sirve para analizar cuántas reservas se han cancelado en un periodo de tiempo. Para estos informes te recomendamos exportar a excel o usar nuestra herramienta de "Tablas dinámicas".
Sección Otros
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En esta sección veremos otra información relevante de cada una de nuestras reservas.
Tipo de recurso o instalación en la cual se realizó esta reserva.
Recurso o instalación en la cual se realizó esta reserva.
Es Extra: es un campo de SÍ/NO que nos indica si una reserva es de tipo extra. Un extra suele ser un buggy, carro eléctrico, etc. y te puede ser útil para incluir o excluir en tus listados e informes.
Es Cruce: es un campo de SÍ/NO que nos indica si una reserva es de tipo cruce. Un cruce es esa reserva creada a partir de otra de manera automática. Es muy común en golf, donde se hace una reserva por el "Tee 1" y dos horas después su cruce en el "Tee 10". En este caso, la reserva del Tee 1 es la reserva principal mientras que la del Tee 10 es la de cruce. Estas reservas suelen ser ignoradas en los informes para no duplicar reservas.
Observaciones: Aquí podrás añadir comentarios a una reserva. Puedes añadirlos desde esta pantalla o directamente desde el plano de ocupación. También los clientes podrán añadir comentarios desde el widget o la app en el momento de la reserva.
Sección Venta
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En Golfmanager, cuando realizas una reserva, se crea automáticamente una venta. En esta sección podrás ver las ventas relacionadas a esta reserva para cuando necesites rastrear alguna información.
Sección Reservas relacionadas
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Aquí verás las reservas relacionadas con esta reserva, donde se suelen encontrar las reservas de tipo extra o de cruce para cuando necesites rastrear alguna información.
Añadir a correo masivo: Con esta opción podrás enviar un mail cómodamente desde el listado de reservas. Podrás filtrar ,por ejemplo, a los jugadores que vengan mañana y enviarles un email con ofertas especiales o información climatológica.
Pestaña agrupado
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En esta pestaña se mostrarán tus reservas agrupadas por localizador. En la pestaña "desglosado" verás en cada fila cada una de las reservas por jugador en el sistema de un grupo, mientras que en la pestaña "agrupado" las verás agrupadas en una sola fila con el total de reservas. Es decir, que si un grupo reserva para 8 jugadores, en la pestaña "desglosado" verás 8 filas (una por cada jugador) mientras que en la pestaña "agrupado" verás una sola fila con "reservas = 8".
Actualizar o Importar la nacionalidad desde el Listado de Reservas
Para más información, dirígete a este link.
Buscar reservas en Listado de Reservas
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Filtra por cualquier dato que conozcas de esa reserva.
Ayúdate de algunos de estos filtros para realizar la búsqueda:
Localizador** = está compuesto por 4 dígitos y es el que recomendamos para la búsqueda, ya que es un dato único de cada reserva. Toda reserva lleva un código localizador para identificar la reserva. Escribe en el buscador el Localizador y automáticamente se filtrarán las reservas que contienen ese código
Fecha de inicio = Cuando se juega
Tipo = Tipo de reserva
Tipo de recurso = Deporte, Actividad, Alquileres de buggies, carros, etc.
Recurso = Tee de salida (tee 1, tee 10)
Cancelada = Si / no
Pagada = Si / no
Cliente = Nombre del cliente
Nombre = Nombre de la reserva
Es agencia = Si / no
Online = Si / no
Caducidad = Fecha de caducidad de reserva.
Existen más filtros con opciones por los que buscar reservas.
Siempre puedes guardar ese listado para un futuro haciendo clic en 3 puntitos > Personalizar. Para más información, dirígete a este link.
Listado de reservas activas
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Filtra por:
Cancelada > igual a No
Caducidad > No tiene valor
NOTA. Para guardar este listado personalizado, te recomendamos este link.
Ver las cancelaciones de reservas
Sección: Menú Principal > Listados/Reservas > Listado de Reservas
Filtra por:
Cancelada > igual a SI
Fecha de creación > selecciona la fecha deseada
NOTA. No hay opción de recuperar una reserva cancelada. Tienes que volver a crearla.
NOTA. Para guardar este listado personalizado, te recomendamos este link.
Cómo quitar/desmarcar una reserva como "no show"
Sección: Menú Principal > Listados/Reservas > Listado de Reservas
Busca las líneas de la reserva deseada
Tienes 2 opciones:
Modo Edición:
Selecciona los 3 puntitos > Personalizar
Añades la columna no show
Selecciona los 3 puntitos > Modo Edición
En la columna no show, seleccionas en el checkbox de SÍ y se desmarca la casilla para ser un NO.
Actualizar Masivamente:
Selecciona los 3 puntitos > Actualizar Masivamente
Campo > no show
Valor > 0 (cero = NO)
NOTA. Para guardar este listado personalizado, te recomendamos este link.
Cómo saber quién hizo una reserva
Sección: Menú Principal > Listados/Reservas > Listado de Reservas
Para visualizar quién hizo una reserva, tienes que:
Buscar la reserva
Seleccionar el ID
Ir abajo de todas las secciones y de la página
Y verás Creado por, fecha y hora de creación
Si después de Creado por está vacío, es que la reserva se realizó online por el mismo cliente
Cómo ver qué última modificación se hizo a una reserva
Sección: Menú Principal > Reservas o Listados > Listado de reservas
No es posible saber qué última modificación se hizo. Solo se sabe la última persona que lo modificó y a qué hora y día se hizo.
Si no aparece ningún nombre de usuario, es porque está hecha por el mismo cliente a través de online. Y puedes chequear en el listado de Últimos emails enviados si salió desde el sistema el email de cancelación. Puedes hacer una búsqueda con los filtros:
Fecha de creación = fecha de cancelación que aparece en la reserva
Dirección = el email que aparece en la reserva
Ten en cuenta que si guardáramos toda la información en nuestra base de datos, el sistema se ralentizaría.
Desde el departamento de Productos se está estudiando la posibilidad de tener un historial de reservas modificadas en el cual se podrá tener una mejor visualización para casos como el que se te ha presentado.
Cómo distinguir las reservas de la Web o de la App
Sección: Menú Principal > Listados/Reservas > Listado de Reservas
Para comprobar desde qué plataforma se ha hecho una reserva, desde aquí podrás comprobar la procedencia de la reserva, solo tienes que añadir la columna del campo Origen.
Para más información de cómo personalizar un listado, dirígete a este link.