Når du har oprettet en ansøgningsperiode, skal du gennemføre syv trin i opsætningen for at blive klar til at modtage ansøgninger. Læs mere om at oprette ansøgningsperioder her.
Denne vejledning forklarer trin 4: Ansøgningens vedhæftninger. Læs her om generelle funktioner i opsætningen, bl.a. den relevante slider-funktion.
Punktet "Ansøgningsskema"
Under "Ansøgningsskema" skal du definere de dokumenter, ansøger skal vedhæfte for at kunne indsende sin ansøgning.
Alle punkter og dokumenter i opsætningen er valgfrie at til- eller fravælge udover formålsbeskrivelsen, som er obligatorisk at medtage og svare på i ansøgningsskemaet.
Formålsbeskrivelse
Det er obligatorisk for alle ansøgere at give ansøgningen en titel og skrive et kort resumé af ansøgningens baggrund.
Som supplement til formålsbeskrivelsen kan du vælge, om ansøgeren skal vedhæfte en uddybende formålsbeskrivelse som PDF, f.eks en motiveret ansøgning eller projektbeskrivelse. Har I konkrete krav til dokumentationens indhold, f.eks. antal sider, skrifttype, anslag eller afsnit kan I angive dette i vejledningsfeltet.
Værd at vide ✅ Hvis I tilvælger, at ansøger skal vedhæfte en uddybende formålsbeskrivelse på dette punkt i opsætningen, er det obligatorisk for ansøger at gøre.
Skal det være valgfrit for ansøger at vedhæfte en uddybende formålsbeskrivelse/projektbeskrivelse, kan I istedet bede om den uddybende formålsbeskrivelse længere nede i opsætningen under "Andre dokumenter". Læs mere om det her.
Formålsbeskrivelsen og den tilvalgte vedhæftning vil ligge i forlængelse af hinanden på selve ansøgningen, når den er indsendt.
Ansøgt beløb og budget
Under punktet “Økonomi” kan du til- eller fravælge om ansøgeren skal angive et ansøgt beløb. Det er som regel relevant at tilvælge, medmindre I altid uddeler et fast beløb til alle ansøgere.
Som supplement til et ansøgt beløb kan I bede ansøger skal vedhæfte et budget. Hvis I har konkrete krav til budgettet eller har en fast skabelon, der skal anvendes, kan I angive dette i vejledningen.
Et godt fif 💡 Hvis I ønsker, at ansøger bruger en specifik skabelon til f.eks. budget, kan I indsætte web-links direkte i vejledningsfeltet, som gøres interaktive ved publicering af ansøgningsperioden.
Oplysninger til udbetaling
I opsætningen kan du vælge, om I vil indhente ansøgers oplysninger til udbetaling. Det er både muligt at opsætte, at ansøger kan vælge udbetaling til NemKonto, dansk bankkonto og/eller udenlandsk bankkonto.
Værd at vide ✅ Udbetaling til NemKonto baseres på ansøgers CVR- eller CPR-nummer, som de oplyser ved login på deres ansøgerprofil og i oprettelse af ansøgningen.
Oplysninger på bankkonto skal derimod indtastes manuelt af ansøger.
❗ Tjek, at jeres bank foretager udbetalinger til NemKonto før I slår denne type til som udbetalingsmulighed.
Som supplement til ansøgers registrerede udbetalingsmetode, kan I bede ansøger om at vedhæfte dokumentation for den anvendte konto. Dette kan være relevant, hvis I gerne vil have dokumentation på, at en specifik konto tilhører ansøger.
Tidligere modtaget støtte
I kan vælge at spørge ansøger om, om de tidligere har modtaget støtte fra jer. Hvis ansøger svarer "Ja", bliver de bedt om at angive, hvornår støtten faldt og hvilket beløb støtten lød på.
Værd at vide ✅ Så snart I har opbygget en historik af gennemførte ansøgningsperioder i Grant Compass, vil der automatisk blive hentet data på hver ansøgning vedr. tidligere indsendte ansøgninger. Herunder om der har været tale om ansøgninger til bevilling eller afslag.
Tidligere bevilgede ansøgninger (såfremt de er importeret til eller indsendt via Grant Compass) kan tilgås i op til 5 år fra bevillingstidspunktet.
Øvrige søgte fonde
Hvis I ønsker at indhente oplysninger om øvrigt søgte fonde eller øvrige finansieringskilder til formålet, kan du specifikt tilvælge denne type dokumentation.
Også her kan du notere specifikke krav eller ønsker til dokumentationens indhold eller opsætning i vejledningsfeltet.
Andre dokumenter
Under punktet "Andre dokumenter" kan du definere de øvrige dokumenter, I har brug for fra ansøgers side for at kunne behandle ansøgningen. Dokumenter, tilvalgt under dette punkt, kan enten være obligatoriske eller valgfrie for ansøgere at tilføje til ansøgningen.
Tryk på bjælken "Tilføj dokument" for at definere en dokumenttype.
Herefter skal du angive en titel på dokumentet og en dokumenttype. Under "Dokumenttype" finder du flere på forhånd definerede typer. Vælger du en af dokumenttyperne på listen, udfyldes dokumentets titel automatisk i ansøgningsskemaet.
Finder du ikke en passende dokumenttype på listen, kan du vælge typen “Andet” og herefter skrive dokumentets titlen i tekstfeltet øverst.
Du skal også vælge om dokumentet skal være obligatorisk eller valgfrit for ansøger at vedhæfte, og om ansøger må vedhæfte flere filer inden for samme dokumenttype.
Sidstnævnte kan f.eks. være relevant for bl.a. forskningsansøgninger, hvor der ofte indhentes CV'er eller publikationslister for mere end én ansøger ad gangen.
Ansøgeren kan uploade PDF-filer eller billedfiler (JPEG, PNG eller JPG), som er minimum 1000 pixels på hver led.
Dokumentation efter godkendelse
Hvis I indhenter afrapportering fra bevilgede ansøgere, skal I allerede i opsætningen tilvælge, at ansøger kan indsende dokumentation efter ansøgningen er godkendt til bevilling. Dette kan f.eks. være dokumentation for afholdte udgifter, billeder, rejserapporter el.lign.
Et godt fif 💡 Ansøger får ikke automatisk besked om, hvornår det er tid til at afrapportere på et projekt. Hvis I har specifikke krav til tidspunkt på afrapportering kan det derfor være en god idé at kommunikere dette allerede i støttebrevet.
Alternativt kan I udsende opfølgende beskeder til alle bevilgede ansøgere via den generelle besked-funktion. Læs mere om dette her.
Hvis du har noteret en vejledning til afrapportering i opsætningen, vil denne fremgå for ansøger under punktet "Dokumentation efter godkendelse". Læs mere om, hvordan ansøger indsender afrapportering til et bevilget projekt.
Vi har udvalgt følgende artikler, som kunne være relevante for dit videre arbejde: