Dit artikel is wellicht ook interessant:
Onze laatste update:
Bij Learned willen we medewerkers en coaches helpen bij het voeren van een goede continue dialoog. Dit doen we in de vorm van 1:1 gesprekken. Zowel jij kan gesprekken aanmaken met je coach als dat je coach gesprekken met jou kan inplannen. Dit artikel gaat verder in op hoe jij als medewerker gesprekken kunt aanmaken en kunt voeren.
Het 1:1 gesprek aanmaken
Als medewerker kun je 1:1 gesprekken op de pagina 'Ontwikkeling' terugvinden. Op deze pagina kun je in het submenu 1:1 & team meetings selecteren. Je komt op een overzichtspagina waar je alle 1:1 gesprekken ziet waar jij aan deelneemt. Middels de 'Meeting aanmaken'-knop kun jij een 1:1 gesprek plannen met een collega of jouw coach.
Let op: De overzichtspagina laat alleen de toekomstige 1:1 gesprekken zien. Ben je op zoek naar een 1:1 gesprek uit het verleden? Maak dan gebruik van de filtering optie.
Kies een 1:1 template
De Admins kunnen 1:1 gesprekstemplates opstellen om jou te ondersteunen met voorbeeldvragen en gespreksonderwerpen. Wanneer je in de dropdown een template kiest wordt de naam, de beschrijving en de vragen uit het template automatisch ingeladen. Dit kun je per gesprek naar eigen wens aanpassen.
Selecteer de deelnemers
Daarna selecteer je de personen met wie je het gesprek wilt voeren. Dit kan een coach zijn, meerdere coaches, of andere teamleden.
Datum, tijd en herhaalpatroon
Vervolgens bepaal je de datum van het gesprek. Wil je een terugkerend 1:1 gesprek aanmaken dat zich bijvoorbeeld elke week of elke maand herhaalt? Je kunt in de dropdown bij 'Repeat' het volgende instellen:
Herhaal gesprekken wekelijks tot een bepaalde einddatum.
Herhaal gesprekken om de 'X' weken tot een bepaalde einddatum.
Herhaal gesprekken op custom data die jij per gesprek invoert.
Voor alle gesprekken wordt automatisch een e-mail uitnodiging verstuurd die in elk type agenda komt te staan.
Voeg gespreksonderwerpen toe
De gespreksonderwerpen zijn de vragen die tijdens het gesprek naar voren moeten komen. Je kunt naast de onderwerpen vanuit het 1:1 gesprekstemplate naar eigen wens extra onderwerpen toevoegen.
Je hebt hierbij de volgende opties:
Algemeen: Hier kun je zelf gespreksonderwerpen opschrijven, of kiezen uit de beschikbare templates.
Een tabblad per deelnemer: Voor elke deelnemer kun je real-time feedback geven en deze berichten inladen in het gesprek. Indien je coach rechten hebt over een deelnemer kun je ook diverse andere Learned functionaliteiten als gespreksonderwerp toevoegen.
Let op: Alle gespreksonderwerpen die aan het gesprek worden toegevoegd zijn zichtbaar voor alle deelnemers van het gesprek. Echter, indien je geen coach bent van een deelnemer in het gesprek kun je niet doorklikken op het gespreksonderwerp en heb je dus geen toegang tot de achterliggende informatie/voortgang.
Tip: Je kunt bij het aanmaken van het gesprek op 'Bewaar als concept' drukken om het gesprek op te slaan en nog niet te delen met de andere deelnemers. Wanneer je klaar bent kun je met de 'Publiceer' knop het gesprek en de email uitnodiging versturen.
Het 1:1 gesprek voeren
Nadat je het gesprek hebt aangemaakt komt deze de pagina '1:1 & Team meetings' en in de 'Team' omgeving te staan. Daarnaast ontvangen alle betrokken partijen direct een e-mail ter notificatie. Door op de titel van het gesprek te klikken kun je ermee aan de slag. Het voeren van het gesprek werkt voor de coach en voor de medewerker op dezelfde manier.
Bespreek alle vooraf ingestelde gespreksonderwerpen (Talking Points)
De verschillende gespreksonderwerpen staan in lijstvorm onder elkaar. Per gespreksonderwerp hebben de deelnemers een tekstveld om een gespreksverslag in bij te houden. Daarnaast kunnen er bijlagen worden geüpload aan het gespreksverslag. Ook kunnen alle deelnemers voor en tijdens het gesprek nog extra gespreksonderwerpen toevoegen.
Naast de tekstvelden per gespreksonderwerp is er ook ruimte voor gedeelde notities en privé notities. Uiteraard zijn de privé notities voor niemand zichtbaar en deze komen ook niet mee in de PDF export.
Tijdens het gesprek kun je boven in beeld doorklikken naar de voorgaande en de aankomende gesprekken. Je kunt alle gesprekken open klikken om de gespreksonderwerpen en notities in te zien. Daarnaast kun je rechts in beeld next steps bepalen voor het volgende gesprek. Je klikt op een profielfoto en wijst concrete next steps toe. Deze kun je eenvoudig afvinken.
Al je openstaande next steps vind je terug via Ontwikkeling - Next steps. Je kunt ook vanaf jouw Home pagina direct naar deze Next steps pagina klikken. Vanaf de Next steps pagina kun je direct jouw actiepunten afvinken wanneer je deze voltooid hebt.
Het gespreksverslag exporteren
Klaar met het gesprek? Alle deelnemers van het gesprek kunnen het gespreksverslag naar PDF exporteren.
Instellingen van gesprekken aanpassen?
Wil je na het publiceren van een gesprek, of een reeks aan gesprekken, toch nog iets wijzigen? Geen probleem! Houd wel rekening met het volgende:
Bij een reeks aan gesprekken wordt bij het aanpassen van de naam en de beschrijving deze verandering doorgevoerd in alle gesprekken.
Je kunt bij een reeks aan gesprekken wel per gesprek de gespreksonderwerpen aanpassen.
Je kunt bij een ingeplande reeks aan gesprekken de datum per gesprek, of voor de gehele reeks aan gesprekken aanpassen.
Als je aanmaker bent van de reeks, kun je bij een ingeplande reeks niet alleen een enkel gesprek verwijderen, maar ook de hele reeks of alle toekomstige gesprekken in de reeks. Hiermee behoud je de inhoud van de historische gesprekken binnen de reeks.