Dit artikel is wellicht ook interessant:
Bij Learned willen we jou als coach helpen bij het voeren van een goede continue dialoog. Dit doen we in de vorm van 1:1 meetings. Zowel jij als coach kan gesprekken aanmaken met je medewerkers als dat je medewerkers met jou een gesprek kunnen inplannen. Dit artikel gaat verder in op hoe jij als coach gesprekken kunt aanmaken en kunt voeren.
Een 1:1 meeting aanmaken
Als coach kun je een 1:1 meeting op 2 plekken in het platform aanmaken. Het aanmaken van gesprekken werkt wel altijd op dezelfde manier.
Via de pagina 1:1's in je persoonlijke omgeving. Hier zie je op de pagina een overzicht van alle 1:1's waar jij deelnemer van bent. Via de 'Meeting aanmaken'-knop kun je hier direct een nieuwe 1:1 of team meeting aanmaken met je medewerker(s).
In de 'Team' omgeving, linksonder in de menubalk. Als coach kun je in de 'Team' omgeving alle meetings met je medewerkers inzien en aanmaken.
In de volgende stappen laten we je zien hoe je een gesprek aanmaakt.
Kies een 1:1 template
De Admins kunnen 1:1 evaluatie opstellen om jou te ondersteunen met voorbeeldvragen en gespreksonderwerpen. Wanneer je in de dropdown een template kiest wordt de naam, de beschrijving en de vragen uit het template automatisch ingeladen. Dit kun jij als coach per gesprek naar eigen wens aanpassen.
Selecteer de deelnemers
Daarna selecteer je de personen met wie je het gesprek wilt voeren. Dit kan 1 teamlid zijn, meerdere teamleden, of een combinatie van verschillende teamleden en andere coaches.
❗️Let op: Wanneer je het schuifje aanzet, betekent dit dat de 1:1 meeting over de betreffende persoon gaat. Met deze instelling zorg je er ook voor dat de sidebar in het 1:1 gesprek wordt ingeladen van de persoon waar deze meeting over gaat.
💡: Wanneer je een 1:1 meeting met een collega hebt om een bepaald project te bespreken, laat je alle schuifjes uit staan. Wanneer dit uit blijft staan, zal er ook geen sidebar zichtbaar worden in het 1:1 gesprek.
❗️Let op: Maak je een 1:1 meeting aan via jouw Team-omgeving, dan staat standaard de medewerker met wie je de 1:1 wilt plannen geselecteerd als 'medewerker waar dit gesprek over gaat'.
Datum, tijd en herhaalpatroon
Vervolgens bepaal je de datum van het gesprek.
Wil je een terugkerend 1:1 gesprek aanmaken dat zich bijvoorbeeld elke week of elke maand herhaalt? Je kunt in de dropdown bij 'Repeat' het volgende instellen:
Herhaal gesprekken wekelijks tot een bepaalde einddatum.
Herhaal gesprekken om de 'X' weken tot een bepaalde einddatum.
Herhaal gesprekken op custom data die jij per gesprek invoert.
Voor alle gesprekken wordt automatisch een email uitnodiging verstuurd die in elk type agenda komt te staan.
Voeg optioneel een meeting link toe
Bij het aanmaken van een 1:1 of team meeting zie je ook de mogelijkheid om een digitale meeting link toe te voegen. Handig voor het aanmaken van een reeks van gesprekken. Mocht jouw teamlid dan op een van de momenten in de reeks thuis of remote werken, kan de meeting alsnog plaatsvinden.
❗️Let op: Deze optie is enkel zichtbaar op het moment dat de agenda integratie tot stand is gebracht. Afhankelijk van de agenda die je hebt gekoppeld zie je hier de mogelijkheid om een Google Meet of een Microsoft Teams link toe te voegen.
📚: Lees dit artikel voor meer informatie over het instellen van een agenda integratie.
Voeg gespreksonderwerpen toe
De gespreksonderwerpen zijn de vragen die tijdens het gesprek naar voren moeten komen. Je kunt naast de onderwerpen vanuit het 1:1 gesprek template naar eigen wens extra onderwerpen toevoegen.
Tijdens het gesprek: Tijdens het voeren van het gesprek is er de mogelijkheid om bestaande gespreksonderwerpen te importeren uit andere templates of nieuwe onderwerpen toe te voegen die belangrijk zijn voor het huidige gesprek.
Het 1:1 gesprek voeren
Nadat je de 1:1 meeting hebt aangemaakt, komt deze op de overzichtspagina van '1:1's' te staan. Ook vind je de 1:1 terug via jouw Team-omgeving wanneer je naar de betreffende medewerker navigeert. Daarnaast ontvangen alle betrokken partijen direct een e-mail ter notificatie. Door op het gesprek te klikken kun je ermee aan de slag. Het voeren van het gesprek werkt voor de coach en voor de medewerker op dezelfde manier.
💡 Wanneer je een 1:1 meeting hebt aangemaakt die over een specifieke medewerker gaat, zie je dit terug in het overzicht van alle 1:1 meetings die je hebt gepland in de kolom 'Medewerker'. Zie je daar een profielfoto? Dan weet je dat deze 1:1 meeting over een specifieke medewerker gaat.
Bespreek alle vooraf ingestelde gespreksonderwerpen
De verschillende gespreksonderwerpen staan in lijstvorm onder elkaar. Per gespreksonderwerp hebben de deelnemers een tekstveld om een opmerking toe te voegen. Ook kunnen alle deelnemers kunnen voor en tijdens het gesprek nog extra gespreksonderwerpen toevoegen.
Heb je tijdens het gesprek nieuwe gespreksonderwerp(en) toegevoegd en wil je die graag meenemen naar het volgende gesprek? Dan kun je die kopiëren door te klikken op de drie bolletjes naast het gespreksonderwerp.
💡: Je kunt eenvoudig inactieve 1:1-gesprekken archiveren. Gebruik hiervoor het icoon rechtsboven in het gesprek. De gearchiveerde gesprekken vind je terug op de 1-1-pagina door de 'status' filter te gebruiken.
ℹ️: Alle 1-1 (reeksen) van vóór september 2025, zonder toekomstige events zijn automatisch gearchiveerd.
Tijdens het gesprek kun je in het geval van een 1-1 reeks, bij de datum boven in beeld doorklikken naar de voorgaande en de aankomende gesprekken. Dit doe je door op de datum te klikken of gebruik te maken van de pijltjes. Zo kun je ook gemakkelijk zien wat er vorige keer is besproken, of wat je in de aankomende 1:1 meeting gaat bespreken.
Samenvatting & Next steps
Tijdens dit gesprek heb je de mogelijkheid om eventuele aantekeningen te maken of actiepunten (Next steps) te bepalen.
De samenvatting vind je terug rechts boven of onder de vaste gespreksonderwerpen. Je kunt deze pop-up middels drag&drop verplaatsen naar wens. Daarnaast worden alle aantekeningen automatisch opgeslagen.
❗️Let op: In eerste instantie worden jouw aantekeningen als concept opgeslagen. Je dient ze te publiceren om ze zichtbaar voor de andere gasten in het 1-1 gesprek.
Opnemen en samenvatten
Je kunt ook jouw 1-1 gesprek laten opnemen en samenvatten door AI. Hierdoor kan je volledig focussen op het gesprek en vergeet je geen belangrijke momenten te noteren.
📚: Lees dit artikel voor meer informatie over het opnemen en samenvatten.
Wanneer je ervoor kiest om het gesprek op te nemen, selecteer je eerst de taal waarin je het gesprek gaat voeren.
Na het opnemen zal de transcriptie worden verwerkt door AI tot een samenvatting. Deze kan je als concept opslaan, of ervoor kiezen om deze te publiceren.
💡: Je hebt de mogelijkheid om 'Assisteer mij' te gebruiken bij de samenvatting van de opname. Hiervoor klik je op de transcriptiebestand. Zo kun je de samenvatting opnieuw laten genereren of een aangepaste prompt maken.
Next steps aanmaken doe je vanaf dezelfde plek in de meeting waar je de samenvatting kunt vinden, rechtsboven vind je de knop met 'Next steps'. Wijs de aangemaakte Next step toe aan jezelf of aan (één van) jouw gesprekspartner(s).
Deze Next steps zijn uiteraard terug te vinden en af te vinken op de Next steps pagina in Learned, maar zullen ook zichtbaar zijn in het volgende 1:1 gesprek, om op terug te kunnen blikken.
Al je openstaande Next steps vind je terug via je profielfoto linksonder - Next steps. Je kunt ook vanaf jouw Home pagina direct naar deze Next steps pagina klikken. Vanaf de Next steps pagina kun je direct jouw actiepunten afvinken wanneer je deze voltooid hebt.
De sidebar in het 1:1 gesprek
Wanneer het 1:1 gesprek over een specifieke medewerker gaat, wordt ook de sidebar van deze medewerker ingeladen. Hier kun je meer informatie vinden over het functieprofiel, de doelen, voorgaande evaluaties en inzichten.
In de sidebar zie je alleen de gegevens waar je de rechten toe hebt:
Admin: ziet alle tabbladen en alle gegevens
Medewerker: ziet alle tabbladen en gegevens over zichzelf
Coach: ziet alle tabbladen en alle gegevens over het teamlid
Gast (geen coach): ziet alleen Doelen tabblad, en alleen de doelen die de gast mag zien. Bijvoorbeeld openbare doelen of doelen die met het team zijn gedeeld.
💡: Wanneer het een teammeeting betreft, en er geen specifieke medewerker is geselecteerd waar het gesprek over gaat, worden alleen doelen vertoond die jij mag zien. De weergave kan dus per persoon verschillen.
📚 Wil je meer informatie over de sidebar? Lees dan dit artikel.
Inzichten over een medewerker aanmaken vanuit een 1:1
Belangrijke input uit de verschillende gesprekken kun je direct vanuit het 1:1 gesprek versturen. Selecteer de relevante tekst, waarna er een icoon in de vorm van een peertje of lampje verschijnt. Klik op dit icoon om de input naar Inzichten te sturen.
Na het klikken op het icoon verschijnt een pop-up om een nieuw inzicht aan te maken. Deze wordt automatisch gekoppeld aan de medewerker over wie het 1:1 gesprek ging. Zo wordt het eenvoudiger om alle relevante informatie terug te vinden bij de voorbereiding van een volgend 1:1 of een evaluatiegesprek.
Deze input vind je terug onder Inzichten binnen het platform. Zo blijft belangrijke informatie centraal beschikbaar en makkelijk terug te vinden.
Daarnaast zie je dit ook terug in de sidebar aan de rechterkant binnen zowel de 1:1 als de review module.
📚: Lees dit artikel voor meer informatie over Inzichten.
Het gespreksverslag exporteren
Klaar met de 1:1 meeting? Alle deelnemers van de 1:1 meeting kunnen het verslag naar PDF exporteren, door gebruik te maken van de knop rechtsboven in de meeting.
Instellingen van gesprekken aanpassen?
Wil je na het publiceren van een gesprek, of een reeks aan gesprekken, toch nog iets wijzigen? Geen probleem! Houd wel rekening met het volgende:
Bij een reeks aan gesprekken wordt bij het aanpassen van de naam en de beschrijving deze verandering doorgevoerd in alle gesprekken.
Je kunt bij een reeks aan gesprekken wel per gesprek de gespreksonderwerpen aanpassen.
Je kunt bij een ingeplande reeks aan gesprekken de datum per gesprek, of voor de gehele reeks aan gesprekken aanpassen.
Als je aanmaker bent van de reeks, kun je bij een ingeplande reeks niet alleen een enkel gesprek verwijderen, maar ook de hele reeks of alle toekomstige gesprekken in de reeks. Hiermee behoud je de inhoud van de historische gesprekken binnen de reeks.