Accéder à l'interface dédiée à la gestion des sessions de formation
L'interface de gestion des sessions de formation est accessible en cliquant successivement sur les boutons :
Menu principal
Modules
Formation
Gestion des sessions de formation
Les administrateurs paramètrent l'accès des utilisateurs à ces fonctionnalités dans le menu Profils de groupes d'utilisateurs (ou Groupes d'utilisateurs), dans le bloc Droits sur les entités :
Module Formation
Menu Gestion des sessions de formation
Accéder à la session de formation à mettre à jour
Vous pouvez accéder à la session de formation à mettre à jour de 2 façons :
Après avoir cliqué sur le bouton Enregistrer et aller à la gestion de l'intervention de la nouvelle session dans le menu Nouvelles interventions
A partir du menu Gestion des sessions de formation (cf. ci-dessous)
Dans le menu Gestion des sessions de formation, sélectionnez les entités contenant des sessions de formation déjà enregistrées dans PREVISOFT : la liste des sessions de formation s'affiche
Sélectionnez la session de formation que vous voulez gérer : une fenêtre s'ouvre à droite pour afficher les informations de la session
Cliquez sur le bouton vert Editer en haut à droite
Vous entrez dans la fenêtre Editer une session de formation
Porteur de la session
Vous retrouvez les informations relatives au porteur de la formation (votre employeur), renseignées dans le menu Nouvelles sessions de formation :
Entité déclarante
Entité de rattachement
Ces informations ne sont pas modifiables
Formation de la session
Vous retrouvez les informations relatives à la formation sélectionnée pour cette session dans le menu Nouvelles sessions de formation :
Formation
Code formation
Catégorie
Sous-catégorie
Ces informations ne sont pas modifiables
Session de formation
Vous retrouvez les informations relatives à la session de la formation, renseignées dans le menu Nouvelles sessions de formation
Le champ Numéro de session de formation est modifiable
Le champ Habilitation / Autorisation associée n'est pas modifiable
En bas du bloc, le tableau Suivi de la session de formation en bas du bloc permet de modifier les champs suivants :
Statut en cours (programmée, annulée, réalisée)
Début de la formation
Fin de la formation
Commentaire sur la session de formation
Pour ajouter une ligne dans le tableau de suivi :
Cliquez sur le bouton vert Mettre à jour le suivi de la session de formation
Renseignez les informations
Cliquez sur le bouton gris Sauvegarder
ATTENTION : vous ne pouvez pas modifier le statut d'une session "réalisée" !!!
Le champ Date de fin de validité de la formation est calculé automatiquement (non modifiable)
Stagiaires
Pour ajouter des stagiaires participant à la session de formation :
Cliquez sur le bouton vert Ajouter un ou plusieurs stagiaires
Cliquez sur le bouton Sélectionner un ou plusieurs stagiaires pour sélectionner les employés dans la :
Liste du personnel entière
OU dans l'une des 3 listes d’employés plus restrictives éventuellement disponibles :
Personnel affecté à l'entité déclarante ou à l'un de ses enfants
Personnel affecté à l'entité ou à un de ses enfants
Personnel affecté à l'entité strictement
ATTENTION : Certains de ces choix peuvent ne pas être possibles selon des éventuelles restrictions décidées par les administrateurs sur vos droits d'utilisateurs dans le module FORMATION
Validez votre sélection avec le bouton gris Sauvegarder
Pour enlever un stagiaire de la session :
Cliquez sur les 3 points à droite de la ligne du stagiaire
Cliquez sur Supprimer
Le lien bleu hypertexte Lien vers Detail dans menu "Suivi par stagiaire" (à droite) ouvre une nouvelle fenêtre dans le menu Gestion des formations par stagiaire directement sur la session de formation de ce stagiaire (si l'utilisateur à le droit d'accès à ce menu)
Ce lien bleu hypertexte Lien vers Detail dans menu "Suivi par stagiaire" est également disponible dans la fenêtre d'affichage des informations de la session dans la table
Formateur
Choisissez :
un organisme de formation dans la liste déroulante des entreprises extérieures enregistrées pour cette formation dans RESSOURCES, puis un contact
OU
un formateur interne dans la liste du personnel
Le coût de la formation par stagiaire se préremplit, et reste modifiable
Renseignez éventuellement un commentaire
Coût de la session de formation
Le coût de la session de formation se renseignera automatiquement, une fois que la session de formation aura été réalisée, et que vous aurez indiqué les éléments liés aux différents frais et remboursements dans le menu "Suivi des formations par stagiaire".
Détail de la convocation
Déterminer les informations qui apparaîtront dans la convocation, si vous souhaitez en transmettre une aux participants :
Signataire : sélectionnez un salarié dans la base du personnel
Fait à : saisissez un lieu
Le : sélectionner une date
Afin d’enregistrer l’ensemble des informations relatives à cette session de formation, pensez bien à cliquer sur le bouton vert "Sauvegarder" en haut à droite de la page.
Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder en haut à droite de votre écran.
Visualiser la feuille d'émargement
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