2 interfaces sont dédiées à la gestion des sessions de formation pour chaque stagiaire :
L'interface de Suivi des formations par stagiaire : la liste des sessions de formation s'affiche pour chaque stagiaire en sélectionnant les entités "porteuses" des sessions de formation (cf. ci-dessous)
L'interface de Suivi des formations par mutation : la liste des sessions de formation s'affiche pour chaque stagiaire en sélectionnant les entités dans lesquelles sont mutés les stagiaires : chaque entité correspondant à une mutation active de votre personnel affiche la liste des sessions de formation déjà enregistrées dans tout l'arbre des entités de PREVISOFT pour ce personnel / stagiaire (sans doublon)
Liste des fonctionnalités présentées dans ce guide
Accéder à l'interface de suivi des formations par stagiaire
L'interface de suivi des formations par stagiaire est accessible en cliquant successivement sur les boutons :
Menu principal
Modules
Formation
Suivi des formations par stagiaire
Les administrateurs paramètrent l'accès des utilisateurs à ces fonctionnalités dans le menu Profils de groupes d'utilisateurs (ou Groupes d'utilisateurs), dans le bloc Droits sur les entités :
Module Formation
Suivi des formations par stagiaire
Accéder à la session d'une formation d'un stagiaire à mettre à jour
Dans le menu Suivi des formations par stagiaire, sélectionnez des entités pour afficher la liste des sessions de formation des stagiaires
Sélectionnez la session de formation d'un stagiaire que vous voulez gérer : une fenêtre s'ouvre à droite pour afficher les informations de la session de formation pour ce stagiaire
Cliquez sur le bouton vert Editer en haut à droite
Vous entrez dans la fenêtre Editer le suivi des formations
Nota : vous pouvez également accéder à la session de formation d'un stagiaire en cliquant sur le lien bleu hypertexte Lien vers Detail dans menu "Suivi par stagiaire" du stagiaire dans la fenêtre Editer une session de formation ou dans la fenêtre d'affichage des informations de la session dans le menu Gestion des sessions de formation
Mettre à jour la session d'une formation d'un stagiaire
Vous entrez dans la fenêtre Editer le suivi des formations
Porteur de la session
Vous retrouvez les informations relatives au porteur de la formation (votre employeur), renseignées dans le menu Gestion des sessions de formation :
Entité déclarante
Entité de rattachement
Ces informations ne sont pas modifiables
Formation de la session
Vous retrouvez les informations relatives à la session de formation sélectionnée pour ce stagiaire dans le menu Gestion des sessions de formation :
Stagiaire - Prénom
Stagiaire - Nom
Formation
Numéro de session de formation
Code formation
Statut en cours
Catégorie
Sous-catégorie
Début de la formation
Fin de la formation
Ces informations ne sont pas modifiables
Formateur
Vous retrouvez les informations relatives au formateur sélectionné pour cette session de formation dans le menu Gestion des sessions de formation (organisme de formation ou formateur interne)
Validation de la formation du stagiaire
Si le statut de la session de formation est réalisée, alors vous pouvez sélectionner :
Formation non validée :
> Renseignez obligatoirement le motif de la non validation à partir de la liste auto-administrée
> Renseigner éventuellement un Commentaire sur la validité de la formation
Formation validée :
> Modifiez éventuellement la Date de fin de validité de la formationpréremplie automatiquement
> Renseignez éventuellement un Commentaire sur la validité de la formation, qui s'affichera dans le passeport professionnel
IMPORTANT : une session de formation doit être validée pour s'afficher dans le menu de suivi des autorisations / habilitations
Coût de la formation
Le champ Coût de la formation pour le stagiaire est renseigné via les champs suivants dans le menu Gestion des sessions de formation :
Coût de la formation interne par stagiaire
Coût de la formation externe par stagiaire
Cliquez sur le bouton vert Ajouter un coût annexe de formation pour préciser les dépenses et recettes affectées à cette session de formation pour ce stagiaire :
Affectation du montant : modifiable (liste auto-administrée) pour préciser le poste concerné (frais de transport / restauration / hébergement, aide OPCO, ...)
Montant : renseigner une valeur
Sélectionner Dépense ou Recette (pour obtenir un coût positif ou négatif)
Commentaire : modifiable
Cliquez sur le bouton gris Sauvegarder pour enregistrer cette nouvelle ligne
Le champ Coût total de la formation pour le stagiaire additionne le Coût de la formation pour le stagiaire et tous les coûts annexes
Suivi médical pour la formation
Si :
Vous disposez du module AT/MP dans votre licence PREVISOFT, et donc du menu Gestion des visites médicales
ET
La formation concernée est assujettie à un contrôle médical spécifique dans le menu Formations de la Liste des Ressources
Alors s'affiche le récapitulatif des :
Visites médicales en cours de validité pour cette formation
Visites médicales manquantes pour cette formation
Détail de l'attestation
Renseignez les informations affichées dans l’attestation de formation :
Sélectionnez le signataire de l’attestation
Renseignez le lieu de l’émission de l’attestation (Fait à)
Renseignez la date de l’émission de l’attestation (Le)
Vous pouvez ensuite Générer le PDF d'une attestation de formation
Bloc Evaluation à chaud
Bloc Evaluation à froid
Bloc Historique des évaluations
Ces blocs vous permettent d’évaluer la session de formation à chaud et à froid, avec les systèmes d’évaluation définis dans la fiche de la formation dans la liste des RESSOURCES
L'historique des évaluations à froid vous permet d'évaluer cette formation à moyen et à long terme
Enregistrez les modifications avec le bouton Sauvegarder en haut à droite
Renouvellement automatique des formations
Une formation est renouvelée automatiquement par la réalisation ultérieure d'une formation de même type de cet employé
Une formation renouvelée affiche sa Date de fin de validité de la formation en gris dans le tableau de pilotage (comme l'explique la partie du guide ci-dessous Couleurs de la date de fin de validité de la formation dans le tableau de pilotage)
Recycler une ou plusieurs formations pour créer automatiquement une ou plusieurs formations (recyclage des formations)
Le bouton Recyclage de la table de pilotage permet de recycler rapidement une sélection de formations (ajout d'une ou plusieurs formations de même type)
Pour afficher le bouton Recyclage :
Cochez la case à gauche des formations à renouveler dans le tableau de pilotage
La sélection doit concerner la même formation !!
Cliquez sur le bouton gris Recyclage
Sélectionnez obligatoirement dans l'arbre des entités :
une entité déclarante
OU
une entité de rattachement enfant d'une entité déclarante
Renseignez éventuellement les champs de la nouvelle session qui sera créée avec la même formation :
Numéro de session de formation
Numéro de session de formation
Début de la formation
Fin de la formation
Commentaire sur la session de formation
Cliquez sur le bouton vert Renouveler pour ajouter ces nouvelles formations dans votre organisation
(ou cliquez sur le bouton gris Annuler pour revenir au tableau de pilotage)
Retrouvez ces nouvelles formations dans votre tableau de pilotage avec les éventuelles couleurs expliquées dans la partie du guide ci-dessous : Couleurs de la date de fin de validité de la formation dans le tableau de pilotage
Couleurs de la date de fin de validité de la formation dans le tableau de pilotage
Nota : certaines couleurs peuvent être recalculées la nuit, les modifications apportées peuvent donc n'être visibles que le lendemain.
Signification des couleurs de la colonne Date de fin de validité de la formation :
Verte -> Jaune -> Orange :
La date de fin de validité de la formation est de plus en plus proche (en fonction de votre paramétrage de la formation dans la liste des Ressources)
Rouge :
La date de fin de validité est dépassée
Noir :
La formation n'a pas encore eu lieu
(le Statut en cours de la session n'est pas Réalisée ni Non réalisée)
Gris :
La formation a été renouvelée
Blanc :
La formation est SANS limite de validité
ET
Elle n'a PAS renouvelé une précédente formation
ET
Elle a eu lieu (la date Fin de la formation est renseignée)
Générer le PDF d'une attestation de formation
Après avoir complété les renseignements de l'attestation dans le bloc Détail de l'attestation du formulaire, vous pouvez générer le PDF d'une attestation de une ou plusieurs formations dans le tableau de pilotage :
Cliquez sur la case à gauche des sessions de formation par stagiaire concernées
Cliquez sur le bouton bleu 3 points en haut à droite
Cliquez sur le bouton Visualiser les attestations de formation
Traitement par lot du suivi de formation par stagiaire
Recherchez et sélectionnez dans votre tableau de pilotage les suivis de formation par stagiaire de votre choix
Le bouton Traitement par lot permet de mettre à jour une sélection de suivis de formation de votre table.
Cliquez sur le bouton Traitement par lot de la sélection de suivis de formation :
Si vous choisissez Formation non validée :
Cochez la case Modifier le motif de non validation pour sélectionner un motif dans la liste auto-administrée qui s'affiche alors
Cochez la case Modifier le commentaire de validité de la formation pour renseigner un commentaire dans la zone de saisie qui s'affiche alors
Si vous choisissez Formation validée :
Cochez la case Modifier le commentaire de validité de la formation pour renseigner un commentaire dans la zone de saisie qui s'affiche alors
Cochez la case Modifier le signataire de l'attestation pour sélectionner un employé dans la liste du personnel de Ressources qui s'affiche alors
Cochez la case Modifier le lieu de l'attestation pour renseigner un lieu dans la zone de saisie qui s'affiche alors
Cochez la case Modifier la date de l'attestation pour modifier éventuellement la date préremplie qui s'affiche alors
Cliquez sur :
> le bouton vert Traiter les éléments sélectionnés pour mettre à jour ces informations dans les suivis de formation sélectionnés
> le bouton gris Annuler pour revenir à la table
IMPORTANT : un message d'erreur s'affiche si toutes les sessions de formation sélectionnées n'ont pas le statut "Réalisée"
Guides associés :