Accéder à l'interface dédiée à la gestion des formations de la liste des Ressources
L'interface de gestion des formations dans les Ressources est accessible en cliquant successivement sur les boutons :
Menu principal
Liste des ressources
Formations
Les administrateurs paramètrent l'accès des utilisateurs à ces fonctionnalités dans le menu Profils de groupes d'utilisateurs (ou Groupes d'utilisateurs), dans le bloc Droits sur les ressources :
Menu Liste des ressources
Menu Formations
(Cliquez ici pour plus d'informations à ce sujet)
Modifier une formation
Sélectionnez la formation à modifier dans le tableau : une fenêtre s'ouvre à droite pour afficher les informations de la formation
Cliquez sur le bouton vert Editer en haut à droite pour accéder à la fenêtre Créer ou éditer une formation pour modifier la formation
Les informations associées à la formation sont expliquées dans la partie Créer une formation ci-dessous
Créer une formation
Cliquez sur le bouton Ajouter pour accéder à la fenêtre Créer ou éditer une formation
de votre nouvelle formation
Formation
Renseignez obligatoirement le champ Formation : c'est le nom de la formation
Renseignez éventuellement le Code formation pour identifier les formations de façon unique et permanente, sans doublon
Sélectionner une photo pour associer un visuel à la formation, à partir des pictogrammes enregistrés dans la base documentaire (vous pouvez enrichir cette base avec vos propres pictogrammes)
Vous pouvez renseigner une catégorie et une sous-catégorie pour associer la formation à une thématique et une sous-thématique
Chacun de ces 2 champs est une liste auto-administrée (gérée comme les dommages d'un risque, par exemple)
Détails
Renseignez les informations utiles pour décrire la formation :
Observations
Objectifs
Programme
Prérequis
Contrôle des connaissances
Durée de validité avant recyclage
Par défaut, une formation est Sans limite de validité
Sinon, cliquez sur le bouton Avec limite de validité, et précisez la Durée de validité de la formation en :
Cliquant sur une case à cocher jour, mois ou années
Saisissant un nombre (de jours / mois / années)
Cliquez sur Paramétrage personnalisé si vous souhaitez modifier les durées de la période de validité pour chaque la couleur dans laquelle s'affichera la date de fin de validité dans le tableau de pilotage
Suivi médical
Si vous êtes en train de créer la formation, cliquez sur le bouton Sauvegarder pour accéder aux champs du bloc Suivi médical et suivants, après avoir renseigné les champs obligatoires des premiers blocs
Si vous disposez du module AT/MP pour gérer les visites médicales de vos employés, alors le logiciel PREVISOFT peut vous informer des validités des formations et des visites médicales associées
Par défaut, la formation ne nécessite pas un suivi médical
Si la formation nécessite un suivi médical :
Cliquez sur le bouton Avec suivi médical
Cliquez sur le bouton vert Ajouter un suivi médical
Sélectionnez un type de visite médicale dans le menu déroulant, issu du menu Types de visites médicales de la liste des ressources
Organisme de formation
Chaque formation est associée à un ou plusieurs organismes de formation (sélectionnés ainsi comme étant aptes à la délivrer) pour permettre aux utilisateurs d'en sélectionner dans le menu Gestion des sessions de formation du module FORMATION
Cliquez sur le bouton vert Ajouter en bas du bloc pour ajouter un organisme de formation
Un organisme de formation comporte 5 champs :
Raison sociale : sélectionnez obligatoirement une raison sociale dans la liste des entreprises extérieures définies comme étant des "Organismes de formation" dans le bloc Activité extérieure de l'entreprise extérieure dans la liste des ressources
Coût de la formation par stagiaire : renseignez éventuellement ce montant qui préremplira le champ Coût de la formation externe par stagiaire dans le bloc Formateur du menu Gestion des sessions de formation
Durée de la formation totale (Heures) : renseignez éventuellement une valeur
Commentaire : renseignez éventuellement une information
Programme de la formation : sélectionnez éventuellement le fichier PDF du programme de la formation, qui sera accessible dans la colonne Lien vers le programme de formation du tableau de pilotage des menus Suivi des formations par stagiaire et Suivi des formations par mutation
Cliquez sur le bouton gris Sauvegarder en bas du bloc pour valider l'ajout de l'organisme de formation
Utilisez le bouton 3 points à droite de la ligne de l'organisme de formation pour :
Enlever un organisme de formation de la liste associée à la formation
Modifier un organisme de formation de la liste de votre formation (et valider vos modifications en cliquant sur le bouton gris Sauvegarder en bas du bloc)
Formation interne
Si une session de formation est réalisée en interne, dans le menu Gestion des sessions de formation l'utilisateur pourra sélectionner un employé de votre liste du personnel
Vous pouvez également renseignez les champs suivants :
Formation à suivre pour les formateurs internes : sélectionnez éventuellement une formation dans la liste des formations, pour indiquer quelle formation doit suivre un formateur interne avant de pouvoir délivrer cette formation
Nota : l'employé de votre liste du personnel pourra être sélectionné si ce champ est vide
Coût de la formation par stagiaire : renseignez éventuellement ce montant qui préremplira le champ Coût de la formation interne par stagiaire dans le bloc Formateur du menu Gestion des sessions de formation
Durée de la formation totale (Heures) : renseignez éventuellement une valeur
Commentaire : renseignez éventuellement une information
Programme de la formation : sélectionnez éventuellement le fichier PDF du programme de la formation, qui sera accessible dans la colonne Lien vers le programme de formation du tableau de pilotage des menus Suivi des formations par stagiaire et Suivi des formations par mutation
Evaluations de la formation
Par défaut, PREVISOFT ne propose pas de système de cotation, pour vous permettre de définir :
votre propre système d'évaluation à chaud de la formation
votre propre système d'évaluation à froid de la formation
Pour ajouter un système d'évaluation (à chaud et/ou à froid) :
Cliquez sur un bouton vert Ajouter un nouveau système de cotation de la liste autoadministrée de votre choix (toutes les listes autoadministrées donnent accès à tous les systèmes de cotation créés pour les évaluations à chaud et/ou à froid)
Si votre nouveau système de cotation est :
une formule mathématique (système de cotation non matriciel) : suivez les instructions dans notre article Ajouter / Modifier un système de cotation non matriciel (formule mathématique) pour évaluer les impacts environnementaux de votre analyse environnementale qui décrit un processus similaire
un système de cotation matriciel : suivez les instructions dans notre article Ajouter / Modifier un système de cotation matriciel pour évaluer les impacts environnementaux de votre analyse environnementale qui décrit un processus similaire
Si nécessaire, consultez des informations complémentaires dans le Glossaire (cotation, critères, facteurs)
=> vous avez ajouté un système de cotation dans la liste auto-administrée du système d'évaluation (à chaud et/ou à froid)
Les listes auto-administrées permettent de :
Associer au type d'évaluation de votre choix (à chaud / à froid) un des systèmes de cotation disponibles, en sélectionnant un système dans la liste
Modifier chaque système de cotation, en cliquant sur le bouton gris Editer le système de cotation
Supprimer un système de cotation s'il n'est pas associé à un type de plan d'action, en cliquant sur le bouton rouge Supprimer
Habilitation ou autorisation associée
Le logiciel PREVISOFT permet d'associer à chaque formation :
Une autorisation de conduite
Une habilitation électrique
Une habilitation ATEX
La digitalisation de ces habilitations / autorisations permet aux utilisateurs, dans le menu Suivi des habilitations et autorisations par stagiaire, de :
suivre les habilitations / autorisations valides
générer des éditables spécifiques
Sélectionnez une habilitation ou une autorisation parmi les 3 possibilités à l’aide du menu déroulant, avant de confirmer définitivement votre choix (ou d'annuler)
Une fois votre habilitation / autorisation confirmée :
Vous ne pouvez plus modifier votre choix
Vous pouvez renseigner ses caractéristiques dans le bloc Détails de l'habilitation / autorisation, accessible
Détails de l'habilitation / autorisation
Ce bloc permet de renseigner les caractéristiques d'une habilitation / autorisation associée à une formation :
Engins concernés par l'autorisation de conduite (nacelle, chariot,...)
Niveaux d'habilitation électrique (B0, B0V, B0L,...)
Niveaux d'habilitation ATEX (ATEX 0, ATEX 2E+2M,...)
ATTENTION !!!
Le bloc Détails de l'habilitation / autorisation doit être renseigné pour visualiser et/ou imprimer une autorisation ou une habilitation dans le menu Suivi des habilitations et autorisations par stagiaire
Gérer les caractéristiques d'une autorisation de conduite
Cliquez sur le bouton vert Ajouter en bas du bloc pour ajouter une caractéristique à l'autorisation de conduite associée à la formation
Cette caractéristique comporte 3 champs interdépendants :
Type d'engin : liste auto-administrée (gérée comme les dommages d'un risque, par exemple)
Catégorie d'engin et Définition de la catégorie : liste auto-administrée (gérée comme les dommages d'un risque, par exemple) combinant les 2 champs, et dont le contenu dépend de la valeur sélectionnée pour le champ Type d'engin
Cliquez sur le bouton gris Sauvegarder en bas du bloc pour valider l'ajout de cette caractéristique à l'autorisation de conduite associée à la formation
Utilisez le bouton 3 points à droite de la ligne de la caractéristique pour :
Enlever une caractéristique de l'autorisation de conduite
Modifier une caractéristique de l'autorisation de conduite (et valider vos modifications en cliquant sur le bouton gris Sauvegarder en bas du bloc)
Gérer les caractéristiques d'une habilitation électrique
Cliquez sur le bouton vert Ajouter en bas du bloc pour ajouter une caractéristique à l'habilitation électrique associée à la formation
Cette caractéristique comporte 5 champs :
Habilitations et Symbole d'habilitation : cliquez sur le symbole de votre choix dans le tableau des habilitations électriques
Domaine de tension et Détail sur le domaine de tension (Volts) : sélectionnez un Domaine de tension parmi les 4 possibilités à l’aide du menu déroulant
Indications supplémentaires : renseignez éventuellement des informations
Cliquez sur le bouton gris Sauvegarder en bas du bloc pour valider l'ajout de cette caractéristique à l'habilitation électrique associée à la formation
Utilisez le bouton 3 points à droite de la ligne de la caractéristique pour :
Enlever une caractéristique de l'habilitation électrique
Modifier une caractéristique de l'habilitation électrique (et valider vos modifications en cliquant sur le bouton gris Sauvegarder en bas du bloc)
Gérer les caractéristiques d'une habilitation ATEX
Cliquez sur le bouton vert Ajouter en bas du bloc pour ajouter une caractéristique à l'habilitation ATEX associée à la formation
Cette caractéristique comporte 4 champs :
Niveau, Symbole d'habilitation et Définition : cliquez sur le symbole de votre choix dans le tableau des habilitations ATEX
Indications supplémentaires : renseignez éventuellement des informations
Cliquez sur le bouton gris Sauvegarder en bas du bloc pour valider l'ajout de cette caractéristique à l'habilitation ATEX associée à la formation
Utilisez le bouton 3 points à droite de la ligne de la caractéristique pour :
Enlever une caractéristique de l'habilitation ATEX
Modifier une caractéristique de l'habilitation ATEX (et valider vos modifications en cliquant sur le bouton gris Sauvegarder en bas du bloc)
Sauvegardez votre travail en cliquant sur le bouton vert Sauvegarder en haut à droite
Guides associés :