Accéder à l'interface dédiée au suivi des habilitations et autorisations par stagiaire
L'interface de suivi des habilitations et autorisations par stagiaire est accessible en ouvrant le menu à l'aide du bouton à trois traits situé en haut à gauche de l'écran, puis en cliquant successivement sur les boutons :
Modules
Formation
Suivi des habilitations et autorisations par stagiaire
Les administrateurs paramètrent l'accès des utilisateurs à ces fonctionnalités dans le menu Profils de groupes d'utilisateurs (ou Groupes d'utilisateurs), dans le bloc Droits sur les entités :
Module Formation
Menu Suivi des habilitations et autorisations par stagiaire
Suivre les habilitations et autorisations par stagiaire
Dans l'arbre des entités, en sélectionnant une entité liée à la mutation active d'un employé, tous les employés ayant suivi au moins une session de formation associée à une autorisation de conduite, une habilitation électrique ou une habilitation ATEX apparaissent, quelle que soit l’entité à laquelle chaque session de formation est rattachée
IMPORTANT 1
Les employés doivent être rattachés à une ou plusieurs entités actives pour pouvoir s'afficher, c'est-à-dire qu'ils doivent avoir une mutation renseignée :
Sans Date de fin de mutation
OU
Avec Date du jour ≤ Date de fin de mutation
Dans l'exemple ci-dessous, les mutations entourées en vert permettent à un utilisateur, le 5 septembre 2024, d'afficher les résultats de cet employé :
La gestion des mutations / affectations du personnel est réalisée dans les menus :
Personnel \ Personnel de la liste des Ressources
Personnel \ Mutations du personnel de la liste des Ressources
IMPORTANT 2
Pour faire apparaître initialement la ligne “Habilitation / Autorisation”, les sessions de formation associées aux habilitations / autorisations doivent avoir été :
réalisées dans le menu Formation \ Gestion des sessions de formation
validées dans les menus :
Formation \ Suivi des formations par stagiaire du module FORMATION
Formation \ Suivi des formations par mutation du module FORMATION
Si ce point n’est plus respecté par la suite (par exemple : session désactivée ou supprimée), la ligne ne disparaît pas : elle reste affichée avec l’historique des habilitations / autorisations déjà acquises, tant que la condition concernant la mutation est remplie (Point IMPORTANT 1 ci-dessus)
IMPORTANT 3
Les habilitations et les autorisations doivent être associées à des formations dans le menu Formations de la liste des Ressources.
Le bloc Détails de l'habilitation / autorisation de chacune de ces formation doit être renseigné pour visualiser et/ou imprimer une autorisation ou une habilitation.
Remarque
Les informations contenues dans les habilitations et les autorisations sont désormais mises à jour instantanément (en plus de la nuit par un robot), ce qui n'oblige plus à attendre le lendemain.
La mise à jour des informations relatives aux formations est maintenant immédiatement visible dans les habilitations et les autorisations.
Personnaliser les informations à imprimer dans l'autorisation / habilitation
Editez le formulaire de l'autorisation / habilitation pour personnaliser les informations
Titulaire de l’habilitation - autorisation
Les champs non modifiables s'affichent :
Nom
Prénom
Matricule
Habilitation / Autorisation
Renseignez éventuellement le Titre de l'autorisation qui s'affichera en première page de votre autorisation de conduite
Autorisation de conduite
Ce bloc s'affiche si vous avez sélectionné un employé ayant suivi au moins une formation associée à une autorisation de conduite
Personnalisez les informations de chaque formation affichable dans l'autorisation de conduite de cet employé :
Cliquez sur le bouton 3 points à droite de la ligne
Cliquez sur le bouton Editer
Si vous sélectionnez Engin autorisé librement désigné :
Renseignez le champ Engin autorisé
Si vous sélectionnez Engin autorisé issu du module GESTION DES EQUIPEMENTS :
Cliquez sur le bouton Désignation
Sélectionnez un équipement renseigné dans le menu Types d'équipements de la liste des Ressources
Cliquez sur le bouton gris Sauvegarder en bas du bloc
Par exemple :
Habilitation électrique
Ce bloc s'affiche si vous avez sélectionné un employé ayant suivi au moins une formation associée à une habilitation électrique
Personnalisez les informations de chaque formation affichable dans l'habilitation électrique de cet employé :
Cliquez sur le bouton 3 points à droite de la ligne
Cliquez sur le bouton Editer
Sélectionnez un élément dans la liste auto-administrée Ouvrage concerné (gérée comme les dommages d'un risque par exemple)
Renseignez éventuellement le champ Commentaire
Cliquez sur le bouton gris Sauvegarder en bas du bloc
Par exemple :
Habilitation ATEX
Ce bloc s'affiche si vous avez sélectionné un employé ayant suivi au moins une formation associée à une habilitation ATEX
Personnalisez les informations de chaque formation affichable dans l'habilitation ATEX de cet employé :
Cliquez sur le bouton 3 points à droite de la ligne
Cliquez sur le bouton Editer
Sélectionnez un élément dans la liste auto-administrée Ouvrage concerné (gérée comme les dommages d'un risque par exemple)
Renseignez éventuellement le champ Commentaire
Cliquez sur le bouton gris Sauvegarder en bas du bloc
Par exemple :
Suivi médical
Ce bloc non modifiable affiche :
Les éventuelles visites médicales obligatoires valides
Les éventuelles visites médicales obligatoires manquantes
Le code couleur de la validité des visites médicales :
Vert : il n'y a pas de visite médicale obligatoire manquante
Rouge : il y a au moins une visite médicale obligatoire manquante
Par exemple :
Mutations
Ce bloc non modifiable affiche les mutations de l'employé sélectionné, c'est à dire ses affectations dans les entités de rattachement de l'arborescence
Par exemple :
Vous pouvez renseigner plusieurs mutations / affectations à un salarié dans le menu Personnel de la liste des Ressources
Visualiser et/ou imprimer une autorisation ou une habilitation
Pour visualiser et/ou imprimer une autorisation ou une habilitation pour l’un de vos salariés :
Cliquez sur la ligne de l'employé associé à son autorisation / habilitation
Cliquez sur le bouton bleu en haut à droite de votre écran, qui affichera le libellé en fonction de l'autorisation / habilitation concernée :
Visualiser l’autorisation de conduite
Visualiser l’habilitation électrique
Visualiser l’habilitation ATEX
Choisissez une date de délivrance
Cliquez sur une entité déclarante :
C'est entité désignée pour délivrer le document
Sélectionnez une ou plusieurs formations valides, qui s'affichent dans les conditions suivantes :
la formation a au moins une information renseignée dans le bloc Détails de l'habilitation / autorisation dans le menu Formations de la liste des Ressources
la date de fin de validité de la session de formation n'est pas dépassée
la session de formation du stagiaire est active
1 seul cas est proposé en cas de doublons (actifs / inactifs)
Sélectionnez un signataire dans la liste du personnel
Cliquez sur le bouton vert Imprimer en bas à droite.
Le PDF de votre autorisation de conduite / habilitation électrique / habilitation ATEX est généré, avec l’ensemble des informations personnalisées
Sur les autorisations de conduite, le Titre de l'autorisation saisie dans le bloc Titulaire de l’habilitation - autorisation s'affiche en première page, entre les libellés Autorisation de conduite et Délivrée par :
Vous pouvez imprimer votre document et la faire signer à votre employé.
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