Le module ÉVALUATION DES RISQUES vous permet :
d’élaborer un Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) clair et complet, facile à mettre à jour, au service de votre Politique Santé et Sécurité au Travail
de réaliser toutes les évaluations des risques professionnels de votre organisation
de gérer les plans d'action associés
d'exploiter les indicateurs de suivi et de performance de votre démarche de prévention
d'éditer des fiches de sécurité au poste
Retrouvez dans la présentation du module ÉVALUATION DES RISQUES les explications sur ces fonctionnalités
Réalisez toutes les évaluations des risques professionnels de votre organisation dans le menu Grille d'évaluation des risques
Personnalisez et générez au format PDF votre Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) dans le menu Edition du Document Unique
Créez et gérer les versions archivées de Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) dans le menu Archivage des Documents Uniques
Ce guide détaille les fonctionnalités de ce menu Archivage des Documents Uniques
Exploitez facilement les indicateurs de suivi et de performance de votre démarche de prévention des risques professionnels dans les menus :
Synthèse DU
Pour générer une fiche de sécurité au poste PDF dans le menu Fiche de sécurité au poste, configurez au moins un éditable de type Fiche de sécurité au poste dans le menu Editables paramétrables de PARAMETRES
Liste des fonctionnalités présentées dans ce guide
Créer et gérer une archive d'un Document Unique (DU)
2 interfaces permettent de créer une archive d'un Document Unique (DU) :
Le menu Edition du Document Unique : pour archiver dans PREVISOFT le PDF de votre Document Unique généré par PREVISOFT
Le menu Archivage des Documents Uniques : pour archiver dans PREVISOFT le PDF de votre Document Unique de votre choix
Quelle que soit sa méthode de création, l'archive d'un Document unique (DU) est gérée dans le formulaire associé au menu Archivage des Documents uniques
(cf. ci-dessous)
Accéder à l'interface d'archivage des Documents uniques
L'interface d'archivage des Documents uniques est accessible en ouvrant le menu à l'aide du bouton à trois traits situé en haut à gauche de l'écran, puis en cliquant successivement sur les boutons :
Modules
Evaluation des risques
Archivage des Documents Uniques
Les administrateurs paramètrent l'accès des utilisateurs à ces fonctionnalités dans le menu Profils de groupe d'utilisateurs (ou Groupes d'utilisateurs), dans le bloc Droits sur les entités :
Module Evaluation des risques
Menu Archivage des Documents Uniques
Archiver dans PREVISOFT le PDF d'un Document Unique (DU) de votre choix
Pour ajouter en archive le PDF d'un Document Unique (DU) de votre choix :
Cliquez sur le bouton vert Nouvel élément situé en haut à gauche du tableau de pilotage pour ouvrir le formulaire
Sélectionnez l'entité de rattachement de votre archive dans l'arbre des entités (bloc Entité d'archivage)
Utilisez le bouton Glissez/déposez un fichier ou cliquez ici pour le sélectionner pour :
Utilisez le bouton Glisser / Déposer vos fichiers à droite pour sélectionner / importer votre PDF
OU
Sélectionner un PDF déjà rattachés à cette entité dans la liste des PDF s'affichant à gauche
Enregistrez le formulaire pour afficher les champs pour gérer l'archive du Document Unique (DU)
Gérer l'archive d'un Document Unique (DU)
Si vous venez pas de créer l'archive, sélectionnez l'archive de Document Unique à gérer :
Recherchez et éditer l'élément de votre choix
(=> Cliquez ici pour découvrir comment Afficher les informations dans la table à partir de votre sélection dans l'arbre des entités et Modifier / éditer une information de la table)
Cliquez sur sa ligne dans le tableau de pilotage pour ouvrir le formulaire
Entité d'archivage
Ce bloc affiche les informations non modifiables suivantes :
Entité de rattachement de votre archive
Informations générales
Ce bloc affiche les informations non modifiables suivantes :
Date de création de l’archive (automatique)
Responsable de l'archive (mail) (automatique : mail de l'utilisateur)
Document Unique archivé : cliquez sur le bouton en forme d'œil à droite du texte "Voir le Document Unique archivé" pour ouvrir le PDF
Validation de l’archive
Pour ajouter des signataires de la validation de l'archive :
Cliquez sur le bouton vert Ajouter
Cliquez sur le bouton Signataire pour sélectionner la personne de votre choix dans la liste du personnel de Ressources
Sélectionnez obligatoirement le rôle du signataire dans la liste auto-administrée (si nécessaire : créez-le ou renommez le rôle enregistré dans la liste)
Sélectionnez éventuellement le type de visa dans la liste auto-administrée (si nécessaire : créez-le ou renommez le type de visa enregistré dans la liste)
Validez votre signataire avec le bouton gris Sauvegarder
Pour modifier un signataire de la validation de l'archive :
Cliquez sur les 3 points situé à droite de la ligne du signataire
Cliquez sur Editer
Pour enlever un signataire de la validation de l'archive :
Cliquez sur les 3 points situé à droite de la ligne du signataire
Cliquez sur Supprimer
Renseignez la Date de validation
Renseignez le Commentaire sur la validation de l'archive
Dépôt du Document Unique signé
Ce bloc vous permet d'enregistrer le PDF du "Document Unique signé", c'est à dire la version PDF finalisée de votre Document Unique : document imprimé, signé, avec le tampon de votre société, ...
Pour ajouter le PDF de votre "Document Unique signé" :
Utilisez le bouton Glissez/déposez un fichier ou cliquez ici pour le sélectionner pour :
Utilisez le bouton Glisser / Déposer vos fichiers à droite pour sélectionner / importer votre PDF
OU
Sélectionner un PDF déjà rattachés à cette entité dans la liste des PDF s'affichant à gauche
Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder en bas de l'écran
Cliquez sur le bouton rouge poubelle situé dans le coin haut à gauche pour supprimer le PDF, et ajoutez un nouveau PDF
Renseignez le Commentaire sur le dépôt
L'ajout du "Document Unique signé" affiche les informations non modifiables suivantes :
Date de dépôt (automatique)
Responsable du dépôt (mail) (automatique : mail de l'utilisateur)
Enregistrer le formulaire
Tant qu’un champ obligatoire (signalé par une pastille rouge) reste non renseigné :
Le numéro du bloc est affiché dans un rond rouge dans le fil d’Ariane situé à gauche du formulaire
Le formulaire ne peut pas être enregistré
Si tous les champs obligatoires (signalés par une pastille rouge) sont renseignés :
Cliquez sur le bouton vert Enregistrer situé en haut à droite du formulaire pour :
Enregistrer les informations tout en restant dans le formulaire
Cliquez sur le bouton vert Enregistrer et fermer situé au-dessus du bouton gris Annuler en haut à droite pour :
Enregistrer les informations
Fermer le formulaire et revenir au tableau de pilotage
Vous retrouvez la ligne que vous venez de traiter, qui s’affiche alors en bleu dans le tableau de pilotage
Générer le PDF du Document Unique (DU) avec un rapport d'historique
Cliquez sur le bouton Imprimer situé en haut à droite du formulaire pour afficher la liste des éditables que vous avez paramétrée, puis cliquez sur un éditable pour le générer
Cliquez sur le bouton Imprimer situé à droite d'une ligne de la table (tableau de pilotage) pour afficher la liste des éditables que vous avez paramétrée (la ligne d'affiche alors en bleu), puis cliquez sur un éditable pour le générer
Le Document Unique archivé s'affiche, avec l'ajout d'une première page précisant les informations suivantes :
Date de création de l’archive
Date de validation
Commentaire sur la validation de l'archive
Signataires de la validation de l'archive