Créer et gérer une archive d'un rapport d'Analyse Environnementale (AE)
2 interfaces permettent de créer une archive d'un rapport d'Analyse Environnementale (AE):
Le menu Rapports d’analyse environnementale : pour archiver dans PREVISOFT le PDF de votre rapport d'Analyse Environnementale (AE) généré par PREVISOFT
Le menu Archivage des Rapport d'analyse environnementale : pour archiver dans PREVISOFT le PDF de votre rapport d'analyse environnementale de votre choix
Quelle que soit sa méthode de création, l'archive d'un rapport d'analyse environnementale est gérée dans le formulaire associé au menu Archivage des Rapports d'analyse environnementale
(=> cf. ci-dessous)
Accéder à l'interface d'archivage des rapports d'analyse environnementale
L'interface d'archivage des rapports d'analyse environnementale est accessible en cliquant successivement sur les boutons :
Menu principal
Modules
Analyse environnementale
Archivage des Rapports d'analyse environnementale
Les administrateurs paramètrent l'accès des utilisateurs à ces fonctionnalités dans le menu Profils de groupe d'utilisateurs (ou Groupes d'utilisateurs), dans le bloc Droits sur les entités :
Module Analyse environnementale
Menu Archivage des Rapports d'analyse environnementale
Archiver dans PREVISOFT le PDF d'un rapport d'analyse environnementale de votre choix
Pour ajouter en archive le PDF d'un rapport d'analyse environnementale de votre choix :
Cliquez sur le bouton vert Ajouter en haut à gauche
Sélectionnez l'entité de rattachement de votre archive dans l'arbre des entités (bloc Entité d'archivage)
Utilisez le bouton Cliquez ici pour sélectionner un fichier pour :
Utilisez le bouton Glisser / Déposer vos fichiers à droite pour sélectionner / importer votre PDF
OU
Sélectionner un PDF déjà rattachés à cette entité dans la liste des PDF s'affichant à gauche
Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder en bas de l'écran
Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder en haut à droite de l'écran pour sauvegarder le formulaire, et afficher l'interface de gestion de votre archive
(=> cf. article ci-dessous)
Gérer l'archive d'un rapport d'analyse environnementale
Sélectionnez l'archive de rapport d'analyse environnementale à gérer :
Dans l'arbre des entités, sélectionnez les entités contenant des archives de rapports d'analyse environnementale déjà enregistrées dans PREVISOFT : la liste des archives s'affiche
Dans le tableau de pilotage, sélectionnez l'archive que vous souhaitez gérer en cliquant sur une ligne de la table : une fenêtre s'ouvre à droite pour afficher les informations de l'archive
Cliquez sur le bouton vert Editer en haut à droite : la fenêtre Renseigner une archive d'un rapport d'analyse environnementale s'affiche pour vous permettre de gérer l'archive de ce rapport
Entité d'archivage
Ce bloc affiche les informations non modifiables suivantes :
Entité de rattachement de votre archive
Informations générales
Ce bloc affiche les informations non modifiables suivantes :
Date de création de l’archive (automatique)
Responsable de l'archive (mail) (automatique : mail de l'utilisateur)
Rapport d'analyse environnementale archivé : cliquez sur le bouton en forme d'œil à droite du texte "Voir le rapport d'analyse environnementale archivé" pour ouvrir le PDF
Validation de l’archive
Pour ajouter des signataires de la validation de l'archive :
Cliquez sur le bouton vert Ajouter un signataire
Cliquez sur le bouton Signataire pour sélectionner la personne de votre choix dans la liste du personnel de Ressources
Sélectionnez le rôle du signataire dans la liste auto-administrée (si nécessaire : créez-le ou renommez le rôle enregistré dans la liste)
Sélectionnez le type de visa dans la liste auto-administrée (si nécessaire : créez-le ou renommez le rôle enregistré dans la liste)
Validez votre signataire avec le bouton gris Sauvegarder
Pour modifier un signataire de la validation de l'archive :
Cliquez sur les 3 points à droite de la ligne du signataire
Cliquez sur Editer
Pour enlever un signataire de la validation de l'archive :
Cliquez sur les 3 points à droite de la ligne du signataire
Cliquez sur Supprimer
Renseignez la Date de validation
Renseignez le Commentaire sur la validation de l'archive
Dépôt du rapport d'analyse environnementale signé
Ce bloc vous permet d'enregistrer le PDF du "Rapport d'analyse environnementale signé", c'est à dire la version PDF finalisée de votre rapport d'Analyse Environnementale : document imprimé, signé, avec le tampon de votre société, ...
Pour ajouter le PDF de votre "Rapport d'analyse environnementale signé" :
Utilisez le bouton Cliquez ici pour sélectionner un fichier pour :
Utilisez le bouton Glisser / Déposer vos fichiers à droite pour sélectionner / importer votre PDF
OU
Sélectionner un PDF déjà rattachés à cette entité dans la liste des PDF s'affichant à gauche
Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder en bas de l'écran
Cliquez sur la croix à droite du bouton en forme d'œil pour supprimer le PDF, ajouter un nouveau PDF
Renseignez le Commentaire sur le dépôt
L'ajout du "Rapport d'analyse environnementale signé" affiche les informations non modifiables suivantes :
Date de dépôt (automatique)
Responsable du dépôt (mail) (automatique : mail de l'utilisateur)
Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder en haut à droite de l'écran pour sauvegarder le formulaire
Générer le PDF du rapport d'analyse environnementale avec un rapport d'historique
Cliquez successivement :
Sur une ligne du tableau de pilotage pour afficher la fenêtre de prévisualisation de l'archive d'un rapport d'analyse environnementale (Detail)
Sur le bouton bleu 3 points situé en haut à droite de la prévisualisation
Sur le lien Rapport d'analyse environnementale avec rapport d'historique
Le rapport d'analyse environnementale archivé s'affiche, avec l'ajout d'une première page précisant les informations suivantes :
Date de création de l’archive
Date de validation
Commentaire sur la validation de l'archive
Signataires de la validation de l'archive