Accéder à l'interface dédiée à la gestion des analyses des aspects environnementaux et leurs impacts
L'interface de gestion des analyses des aspects environnementaux et leurs impacts est accessible en cliquant successivement sur les boutons :
Menu principal
Modules
Analyse environnementale
Analyse des aspects et impacts environnementaux
Les administrateurs paramètrent l'accès des utilisateurs à ces fonctionnalités dans le menu Profils de groupes d'utilisateurs (ou Groupes d'utilisateurs), dans le bloc Droits sur les entités :
Module Analyse environnementale
Menu Analyse des aspects et impacts environnementaux
Modifier / renseigner l'analyse d'un aspect environnemental et son impact
Recherchez et éditer l'analyse d'un aspect environnemental et son impact de votre choix
(=> Cliquez ici pour découvrir comment Afficher les informations dans la table à partir de votre sélection dans l'arbre des entités et Modifier / éditer une information de la table)
Les informations associées à l'analyse d'un aspect environnemental et son impact sont décrites dans la partie Créer ou éditer une analyse d'un aspect environnemental et son impact ci-dessous
Créer ou éditer une analyse d'un aspect environnemental et son impact
Cliquez sur le bouton vert Ajouter pour accéder à la fenêtre Renseigner l'analyse d'un aspect environnemental et son impact de votre nouvelle analyse
Lieu de l'analyse
Si vous êtes en train de créer l'analyse :
Sélectionnez obligatoirement une entité de rattachement (associée à une entité déclarante) dans l'arbre des entités, qui sera rattachée à cette nouvelle analyse
Cliquez sur le bouton vert Enregistrez le lieu de l'analyse
Le lieu de l'analyse est enregistré, et le formulaire s'ouvre pour accéder aux champs du bloc suivant
Si vous éditez une analyse déjà sauvegardée, le lieu de l'analyse ne peut plus être modifié
Aspect environnemental
Si vous êtes en train de créer l'analyse, sélectionnez obligatoirement un aspect environnemental dans la liste déroulante des aspects environnementaux préenregistrés dans la liste de Ressources de PREVISOFT
La liste affiche la désignation des aspects (avec le type entre parenthèses)
Cliquez sur le bouton Enregistrer le choix de l'aspect environnemental et confirmez votre choix d'aspect environnemental en cliquant sur le bouton Confirmer pour enregistrer cette nouvelle analyse environnementale et accéder aux autres informations associées
Nota : si vous éditez une analyse déjà sauvegardée :
l'aspect ne peut plus être modifié
La désignation de l'aspect environnemental s'affiche, non modifiable (renseignée dans le menu Aspects et impacts environnementaux de la Liste des ressources)
Le type de l'aspect environnemental s'affiche, non modifiable (renseigné dans le menu Aspects et impacts environnementaux de la Liste des ressources)
La photo de l'aspect environnemental s'affiche, non modifiable (renseignée dans le menu Aspects et impacts environnementaux de la Liste des ressources)
Impact environnemental
Sélectionnez obligatoirement un impact environnemental dans la liste déroulante des impacts environnementaux associés à l'aspect sélectionné, préenregistrés dans la liste de Ressources de PREVISOFT.
Renseignez la Description de l'impact environnemental causé par l'aspect environnemental
Le commentaire sur l'impact environnemental s'affiche, non modifiable (renseigné dans le menu Aspects et impacts environnementaux de la Liste des ressources)
Le Pictogramme de danger de l'impact environnemental s'affiche, non modifiable (renseigné dans le menu Aspects et impacts environnementaux de la Liste des ressources)
Accidentologie - Scénarios d'accidents environnementaux potentiels
Un tableau récapitule les éventuels accidents environnementaux en lien avec cette analyse, qui ont été liés à cette analyse dans le menu Analyse des accidents environnementaux :
Date
Désignation de l'accident environnemental
Résumé
Renseignez éventuellement un Scénario d’accident environnemental potentiel qui vous identifiez au regard des accidents éventuellement survenus
Informations générales
Vous pouvez modifier l'index de l'analyse (défini automatiquement à la création de l'évaluation).
Nota : le choix d'un index déjà utilisé par une autre analyse d'un aspect et son impact dans la même entité de rattachement affiche le message "Cet index existe déjà pour cette entité de rattachement"
Sélectionnez éventuellement une Activité dans votre liste auto-administrée (gérée comme les dommages d'un risque, par exemple) pour préciser l'activité de votre organisation à considérer pour l'analyse environnementale
Par exemple :
Entretien des espaces verts
Nettoyage des véhicules
Déplacements du personnel sur site
Chauffage / Climatisation
...
Renseignez éventuellement une Phase de travail de l'activité de votre organisation à considérer pour l'analyse environnementale
Sélectionnez éventuellement une Condition d'exploitation dans votre liste auto-administrée (gérée comme les dommages d'un risque, par exemple) pour préciser la condition d'exploitation de votre organisation à considérer pour l'analyse environnementale.
Par exemple :
1. Mode normal
2. Mode transitoire
3. Mode dégradé
4. Mode accidentel
5. Situation d'urgence
Renseignez éventuellement :
la Description du flux associé à l'aspect environnemental pour expliquer les effets de l'impact environnemental généré par l'aspect
une valeur de la Quantification du flux, en veillant bien à Sélectionner une unité
Sélectionnez éventuellement une Méthode de mesure du flux dans votre liste auto-administrée (gérée comme les dommages d'un risque, par exemple)
Par exemple :
Echantillonnage
Pesée
...
Sélectionnez éventuellement une Méthode de mesure du flux dans votre liste auto-administrée (gérée comme les dommages d'un risque, par exemple)
Par exemple :
Annuel
En continu
Quotidien
...
Cotation brute paramétrée
Ce bloc s'affiche si l'aspect environnemental est associé à un système de cotation matriciel avec cotation brute
Il permet de définir la cotation brute de votre analyse environnementale qui est utilisée dans l'étape "Cotation" du bloc "Suivi de la démarche" :
Sélectionnez la valeur de chacun des critères
Le score de la cotation brute s'affiche conformément à votre matrice de cotation brute
IMPORTANT !!
Si vous modifiez la cotation brute paramétrée, alors dans le Suivi de la démarche :
Les scores des cotations existantes ne sont pas modifiés
L'ajout d'une cotation utilise la cotation brute paramétrée modifiée
Moyens de maîtrise existants
Sélectionnez un ou plusieurs Moyens de maîtrise existants pertinents dans la liste des moyens de maîtrise préenregistrées pour cet impact de cet aspect (renseigné dans le menu Aspects et impacts environnementaux de la Liste des ressources)
Si nécessaire, saisissez le libellé des Moyens de maîtrise particuliers, pour afficher dans l'analyse environnementale :
Les moyens de maîtrise existants spécifiques à cette analyse environnementale
Les moyens de maîtrise existants non répertoriés dans la liste des mesures de prévention préenregistrées pour cet impact de cet aspect dans la liste de Ressources de PREVISOFT
Suivi de la démarche
Ce tableau récapitulatif affiche toutes les étapes de votre démarche d'analyse environnementale, de la plus récente à la plus ancienne (lecture de haut en bas) :
Les cotations réalisées :
> la cotation la plus ancienne est appelée cotation initiale
> la cotation la plus récente est appelée cotation résiduelle
Les plans d'action associés
Les revues renseignées
Les point de conformité réglementaire renseignés
Les préconisations renseignées
Liste des fonctionnalités du bloc Suivi de la démarche :
Suivi de la démarche : Ajouter une étape
Pour ajouter une étape :
Cliquez sur le bouton vert Ajouter situé sous le tableau de suivi de la démarche
Cliquez sur le sélecteur Sélectionner le type d'étape à ajouter
Cliquez sur le type l'étape à ajouter
Renseignez les informations disponibles qui s'affichent sous le tableau
Cliquer sur le bouton vert Sauvegarder pour ajouter cette étape dans le suivi (ou Annuler)
Suivi de la démarche : Supprimer une étape
Pour supprimer une étape :
Cliquez sur le bouton 3 points à droite de l'étape
Cliquer sur Supprimer et confirmez la suppression
(ATTENTION : toute suppression est définitive !!)
Suivi de la démarche : Editer / Modifier une étape
Pour éditer / modifier une étape :
Cliquez sur le bouton 3 points à droite de l'étape
Cliquer sur Editer
Renseignez les informations disponibles de l'étape qui s'affichent sous le tableau
Cliquer sur le bouton vert Sauvegarder pour enregistrer les modifications de cette étape dans le suivi (ou Annuler)
Suivi de la démarche : Filtrer l'affichage des étapes
Vous pouvez choisir d'affichage une ou plusieurs étapes :
Cliquez sur le sélecteur Etape à filtrer au dessus du tableau de suivi de la démarche
Sélectionnez un ou plusieurs types d'étape :
Conformité réglementaire
Cotation
Plan d'action
Préconisation
Revue
Cliquez à l'extérieur du sélecteur pour afficher le tableau avec les étapes sélectionnées
Cliquez sur la croix à droite de chaque filtre pour désactiver le filtre
Exemple d'affichage uniquement des plans d'action et des préconisations :
Suivi de la démarche : Etape "Cotation"
Ce bloc permet d'ajouter une cotation à votre analyse environnementale
Le système de cotation proposé est celui préenregistré pour cet aspect environnemental dans la liste de Ressources de PREVISOFT.
Cliquez éventuellement sur le bouton en forme d'œil pour consulter le Guide d'utilisation du système de cotation préenregistré pour cet aspect environnemental dans la liste de Ressources de PREVISOFT (non modifiable) pour vous aider à ajouter une cotation
Le système de cotation préenregistré pour cet aspect environnemental dans la liste de Ressources de PREVISOFT vous permet de sélectionner les valeurs des critères définis
Si l'aspect environnemental est associé à un système de cotation matriciel avec cotation brute, alors :
La valeur de chacun des critères de la cotation brute paramétrée s'affiche (non modifiable)
Sélectionnez la valeur de chacun des critères restant
Le score de la cotation s'affiche conformément à votre matrice de cotation finale
La sélection des valeurs des critères est obligatoire pour sauvegarder votre cotation
Saisissez une date de cotation
Elle est obligatoire pour sauvegarder votre cotation
Renseignez éventuellement un Commentaire sur la cotation
La photo de la situation permet d’associer un visuel à la cotation de l'analyse environnementale, à partir des photos déjà enregistrées dans la base documentaire dans cette entité de rattachement (vous pouvez enrichir cette base avec vos propres photos)
(=> Cliquez ici pour plus d'informations à ce sujet).
Si vous êtes en train d'ajouter la première cotation dans l'entité déclarante (cotation initiale):
Renseignez obligatoirement une Valeur du seuil AES (Aspect Environnemental Significatif)
Renseignez éventuellement un Commentaire sur le seuil AES
Ensuite, pour chaque cotation résiduelle, la Valeur du seuil AES et le Commentaire du seuil AES seront préremplis avec les valeurs de la dernière cotation réalisée, et restent modifiables
2 résultats sont possibles :
Score de la cotation >= Valeur du seuil AES
Aspect Environnemental Significatif (AES) de l'analyse = Oui
Score de la cotation < Valeur du seuil AES
Aspect Environnemental Significatif (AES) de l'analyse = Non
Cliquez sur le bouton gris Valider pour ajouter cette cotation dans le suivi de votre démarche d'analyse environnementale (ou Annuler)
IMPORTANT 1
Si vous éditez une cotation déjà existante pour la modifier :
Le score de la cotation n'est PAS modifiable
Les autres informations sont modifiables
IMPORTANT 2
Si vous modifiez le système de cotation :
Les scores des cotations existantes ne sont pas modifiés
L'ajout d'une cotation utilise le système modifié
L'ajout d'une cotation utilise la cotation brute paramétrée modifiée si l'aspect environnemental est associé à un système de cotation matriciel avec cotation brute
Suivi de la démarche : Etape "Plan d'action"
Vous pouvez ajouter un plan d'action directement dans votre suivi de la démarche, et renseignez les informations les plus utilisées :
Date de création du plan d'action
Index du plan d'action
Circonstances qui ont conduit à la création du plan d'action (Rappel du contexte)
Tâches à réaliser (Mesures de prévention particulières)
Tâches à réaliser (issues d'Aspects et impacts environnementaux de RESSOURCES)
Responsable / Pilote du plan d'action
Echéance
Date de réalisation
Progression de l'avancement (%)
Avancement de la réalisation du plan d'action
Coût du projet
Cliquez sur le bouton gris Valider pour ajouter ce plan d'action cotation dans le suivi de votre démarche d'analyse environnementale (ou Annuler)
Remarque : cliquez sur le lien Editer le plan d’action complet dans une nouvelle fenêtre pour accéder au formulaire des Plans d'action des analyses des aspects et impacts environnementaux et des accidents environnementaux du module ANALYSE ENVIRONNEMENTALE
Suivi de la démarche : Etape "Revue"
Renseignez obligatoirement une date
Renseignez éventuellement un commentaire sur la revue
Sélectionnez éventuellement un responsable de la revue :
Responsable interne : sélectionner un employé dans la liste du personnel de Ressources
Responsable externe : sélectionner une Raison sociale (Entreprise extérieure) et le contact correspondant au Responsable externe
Cliquez sur le bouton gris Sauvegarder (ou Annuler)
Suivi de la démarche : Etape "Conformité réglementaire"
Précisez éventuellement les Exigences réglementaires associées à l'analyse environnementale
Sélectionnez éventuellement le Statut de la conformité réglementaire à l'analyse dans la liste déroulante :
Non applicable
Non conforme
Conforme
Renseignez éventuellement un Commentaire sur la conformité réglementaire
de l'analyse environnementale
Renseignez éventuellement une Date d'enregistrement de ce commentaire sur la conformité réglementaire de l'analyse environnementale
Sélectionnez un employé dans la liste du Personnel de la Liste des ressources pour désigner un Responsable du point de conformité réglementaire
Cliquez sur le bouton gris Sauvegarder (ou Annuler)
Suivi de la démarche : Etape "Préconisation"
Renseignez obligatoirement la Date d'enregistrement de la préconisation
Renseignez éventuellement :
la Recommandations
Le Commentaire sur la recommandation
Un Statut de la recommandation dans votre liste auto-administrée (gérée comme les dommages d'un risque, par exemple)
Un Responsable de la recommandation :
Responsable interne : sélectionnez un employé dans la liste du Personnel de la Liste des ressources
Responsable externe : sélectionnez une Raison sociale dans la liste des Entreprises extérieures de Ressources et le contact correspondant
Cliquez sur le bouton gris Sauvegarder (ou Annuler)
Remarque : créez un plan d'action à partir de votre préconisation :
Cliquez sur le bouton 3 points à droite de l'étape
Cliquez sur Transformer en plan d'action
Renseignez les informations du plan d'action et sauvegarder :
Le plan d'action affiche la mention Issu de la préconisation du JJ/MM/AAAA
Le champ Transformé en plan d'action de votre préconisation affiche la valeur Oui
Suivi de la démarche : Etape "Remontée terrain"
Toutes les remontées terrain rattachées à l'analyse environnementale (dans le menu Traitement des remontées terrain du module REMONTEES TERRAIN) s'affichent dans le suivi de la démarche :
Date
Description
Type
Priorisation
Responsable
Photos : cliquez sur le lien Afficher la photo pour l'afficher
Commentaire sur le lien
Responsable du lien
Editer la remontée terrain : cliquez sur ce lien pour accéder à la fiche
Enfin, enregistrez les modifications de votre analyse environnementale avec le bouton Sauvegarder en haut à droite
ATTENTION !!!
Si vous venez de créer l'analyse environnementale et que vous souhaitez l'afficher dans la table de pilotage, sélectionnez bien l'entité dans laquelle vous l'avez créé (dans l'arbre des entités à gauche de votre écran)
(=> Cliquez ici pour découvrir comment Afficher les informations dans la table à partir de votre sélection dans l'arbre des entités et Modifier / éditer une information de la table)
Traitement par lot : ajouter une revue (en une fois) sur une sélection d'analyses environnementales de votre tableau de pilotage
Recherchez et sélectionnez les analyses environnementales de votre choix dans votre tableau de pilotage
Cliquez sur le bouton Traitement par lot
Renseignez obligatoirement une date de revue
Renseignez éventuellement un commentaire sur la revue
Sélectionnez éventuellement un responsable de la revue :
> Responsable interne : sélectionner un employé dans la liste du personnel de Ressources
> Responsable externe : sélectionner une Raison sociale (Entreprise extérieure) et le contact correspondant au Responsable externe
Cliquez sur :
> le bouton vert Traiter les éléments sélectionnés pour ajouter cette nouvelle revue aux évaluations des risques sélectionnées
> le bouton gris Annuler pour revenir à la table
Dupliquer des analyses environnementales / Dupliquer le rapport d'analyse environnementale d'un site sur un autre site
Pour dupliquer une ou plusieurs analyses environnementales :
Cochez la case à gauche de chaque élément à dupliquer
Cliquez sur le bouton Dupliquer qui s'affiche au-dessus du tableau de pilotage
Sélectionnez une ou plusieurs entités de rattachement des futurs éléments dupliqués
Cochez éventuellement les cases :
Dupliquer les plans d'action
Dupliquer les document attachés
Cliquez sur le bouton vert Dupliquer pour confirmer (Ou Annuler)
Pour dupliquer le rapport d'analyse environnementale d'un site sur un autre site, répéter cette opération en sélectionnant toutes les analyses, entité par entité