Zorg ervoor dat je bent ingelogd op het webportaal van Signhost en navigeer naar New transaction in het menu.

In drie stappen kun je een transactie aanmaken en je ondertekenverzoek naar alle ondertekenaars versturen.

Druk op Send en je tekenverzoek is onderweg!

Voer het e-mailadres van de ondertekenaar in het veld onder Signer details in. Selecteer desgewenst extra identificaties voor de ondertekenaar door de schakelaar voor Identifications required op Yes te zetten.

Als je extra authenticatie- of verificatieopties wilt toevoegen voor een ondertekenaar, zorg er dan voor dat de schakelaar voor Identifications required op Yes staat. Er kan meer informatie vereist zijn afhankelijk van de identificaties die je hebt geselecteerd.

Door meer dan één authenticatie- of verificatiemethode te selecteren, voeg je alle geselecteerde identificaties toe aan de ondertekenaar, zoals te zien in het onderstaande voorbeeld:

Voor elke ondertekenaar zijn er extra opties beschikbaar na het openen van het paneel Advanced options. Als je de geavanceerde opties niet aanpast, worden de standaardinstellingen zoals opgeslagen op de instellingenpagina gebruikt.

Signing mode: kies of je een ondertekenverzoek via automatische e-mail wilt verzenden (ondertekenen op uitnodiging) of een ondertekenlink wilt maken die rechtstreeks vanuit het webportaal kan worden geopend of door jou kan worden gedeeld (ondertekenen op locatie).

Language: Je kunt de taal van het ondertekenverzoek instellen met de taalselectie.

Custom expiration date: Geef elke ondertekenaar een andere vervaldatum voor de transactie. Deze ondertekenaar-specifieke vervaldatum wordt in de automatische e-mail aan de ondertekenaar meegedeeld als ondertekenen op uitnodiging wordt gekozen.

Reminder interval: Stel het aantal dagen in waarna een herinnering wordt verzonden naar de ondertekenaar als deze nog niet heeft ondertekend.

Signer reference: Voeg een referentie toe voor elke ondertekenaar, bijvoorbeeld 'koper' en 'verkoper'. Deze referentie wordt opgeslagen in de transactiegegevens en kan indien nodig ook worden geëxporteerd.

Wil je meer ondertekenaars toevoegen? Selecteer de knop Add signer en vul de bovenstaande informatie voor de andere ondertekenaar(s) in.

Wordt het ondertekeningsverzoek naar meerdere ondertekenaars verzonden? Je kunt ervoor kiezen om de schakelaar Send in order om te zetten naar Yes. Hierdoor wordt de ondertekenuitnodiging eerst naar de eerste ondertekenaar gestuurd. Pas nadat de eerste ondertekenaar heeft getekend, wordt de uitnodiging naar de tweede ondertekenaar gestuurd.

Je kunt de volgorde van toegevoegde ondertekenaars wijzigen door links voor het e-mailadres van de ondertekenaar te klikken en te slepen.

In deze stap kun je de documenten uploaden die je wilt laten ondertekenen. Je kunt documenten uploaden door in het blauwe vak te klikken of door de bestanden naar het vak te slepen.

Houd er rekening mee dat we alleen PDF-bestanden accepteren. Lees meer over onze vereisten voor PDF-documenten in dit artikel.

Nadat je de documenten hebt geüpload, kun je ze verwijderen door op het kruissymbool rechts van het geüploade document te klikken.

Je kunt hier ook onze waarmerkfunctionaliteit in- en uitschakelen. Zet de schakelaar voor Seal documents op Yes als je dit voor de geüploade documenten wilt activeren. Voor meer informatie over waarmerken kun je hier ons FAQ-artikel lezen. Let op, waarmerken kost credits.

In een later stadium zullen we de documentviewer releasen om de positie van de handtekening te bepalen en invulbare documenten te uploaden.

Als je de transactie als Ondertekenen op uitnodiging verstuurt, wordt er een e-mail naar de ondertekenaars gestuurd. Je kunt het onderwerp van het tekenverzoek bewerken. Als je het onderwerp hier niet invult, wordt er een standaardonderwerp gegeven.

Vervolgens kun je een gepersonaliseerd e-mailbericht instellen. Dit bericht wordt verzonden in de e-mail met het ondertekeningsverzoek. Als je het veld leeg laat, wordt het bericht gekopieerd vanuit de standaardinstellingen. Is het berichtveld ook leeg in de instellingen? Dan wordt onze standaardtekst gebruikt.

De geldigheid van de transactie begint te tellen zodra je de transactie aanmaakt. De geldigheidsperiode kan worden verlengd tot maximaal 90 dagen en moet minimaal 1 dag zijn. Wil je de standaard geldigheidsperiode wijzigen? Dat kan via de standaardinstellingen.

De Referentie kan worden gebruikt om je transactie gemakkelijk te herkennen. Gebruik hier bijvoorbeeld een personeelsnummer bij een arbeidsovereenkomst of een adres bij een koopakte. De referentie is alleen zichtbaar voor jou als verzender en niet voor de ondertekenaar(s).