Zorg ervoor dat je bent ingelogd op het webportaal van Signhost en navigeer naar Nieuwe transactie in het menu.

In drie stappen kun je eenvoudig een transactie aanmaken en je ondertekenverzoek naar alle ondertekenaars versturen.

Druk op Verzenden en je tekenverzoek is onderweg!

Voer het e-mailadres van de ondertekenaar. Selecteer desgewenst extra identificaties voor de ondertekenaar door de schakelaar voor Identifications required op Yes te zetten.

Als je extra authenticatie- of verificatieopties wilt toevoegen voor een ondertekenaar, zorg er dan voor dat de schakelaar voor Identificaties vereist op Ja staat. Er kan meer informatie vereist zijn afhankelijk van de identificaties die je hebt geselecteerd. De verificatiemethodes zijn per ondertekenaar aan te passen en meerdere methodes voor één ondertekenaar instellen.

Voor elke ondertekenaar zijn er extra opties beschikbaar na het openen van het paneel Advanced options. Als je de geavanceerde opties niet aanpast, worden de standaardinstellingen zoals opgeslagen op de instellingenpagina gebruikt.

Ondertekenmodus: kies of je een ondertekenverzoek via automatische e-mail wilt verzenden (ondertekenen op uitnodiging) of een ondertekenlink wilt maken die rechtstreeks vanuit het webportaal kan worden geopend of door jou kan worden gedeeld (ondertekenen op locatie).

Taal: Je kunt de taal van het ondertekenverzoek instellen met de taalselectie.

Aangepaste vervaldatum: Geef elke ondertekenaar een andere vervaldatum voor de transactie. Deze ondertekenaar-specifieke vervaldatum wordt in de automatische e-mail aan de ondertekenaar meegedeeld als ondertekenen op uitnodiging wordt gekozen.

Herinneringsinterval: Stel het aantal dagen in waarna een herinnering wordt verzonden naar de ondertekenaar als deze nog niet heeft ondertekend.

Referentie ondertekenaar: Voeg een referentie toe voor elke ondertekenaar, bijvoorbeeld 'koper' en 'verkoper'. Deze referentie wordt opgeslagen in de transactiegegevens en kan indien nodig ook worden geëxporteerd.

Wil je meer ondertekenaars toevoegen? Selecteer de knop Add signer en vul de bovenstaande informatie voor de andere ondertekenaar(s) in.

Wordt het ondertekeningsverzoek naar meerdere ondertekenaars verzonden? Je kunt ervoor kiezen om de schakelaar Op volgorde versturen om te zetten naar Ja. Hierdoor wordt de ondertekenuitnodiging eerst naar de eerste ondertekenaar gestuurd. Pas nadat de eerste ondertekenaar heeft getekend, wordt de uitnodiging naar de tweede ondertekenaar gestuurd.

Je kunt de volgorde van toegevoegde ondertekenaars wijzigen door links voor het e-mailadres van de ondertekenaar te klikken en te slepen.

In deze stap kun je de documenten uploaden die je wilt laten ondertekenen. Je kunt documenten uploaden door in het blauwe vak te klikken of door de bestanden naar het vak te slepen.

Houd er rekening mee dat we alleen PDF-bestanden accepteren. Lees meer over onze vereisten voor PDF-documenten in dit artikel.

Document verwijderen: Nadat je de documenten hebt geüpload, kun je ze verwijderen door op het kruissymbool rechts van het geüploade document te klikken.

Document viewer: Klik op het icoontje voor het document om het document in te zien.

Locatie van de handtekening bepalen: Klik op het pen icoontje om de locatie van de handtekening te bepalen via de drag-and-drop methode.

Fillable document: De checkbox dient alleen te worden aangevinkt wanneer het document vooraf invulbaar is gemaakt.

Je kunt hier ook onze waarmerkfunctionaliteit in- en uitschakelen. Zet de schakelaar voor Documenten verzegelen op Ja als je dit voor de geüploade documenten wilt activeren. Voor meer informatie over waarmerken kun je hier ons FAQ-artikel lezen. Let op, het waarmerken van documenten kost extra credits.

Als je de transactie als Ondertekenen op uitnodiging verstuurt, wordt er een e-mail naar de ondertekenaars gestuurd. Je kunt het onderwerp van het tekenverzoek bewerken. Als je het onderwerp hier niet invult, wordt er een standaardonderwerp gegeven.

Vervolgens kun je een gepersonaliseerd e-mailbericht instellen. Dit bericht wordt verzonden in de e-mail met het ondertekeningsverzoek. Als je het veld leeg laat, wordt het bericht gekopieerd vanuit de standaardinstellingen. Is het berichtveld ook leeg in de instellingen? Dan wordt onze standaardtekst gebruikt.

De geldigheid van de transactie begint te tellen zodra je de transactie aanmaakt. De geldigheidsperiode kan worden verlengd tot maximaal 90 dagen en moet minimaal 1 dag zijn. Wil je de standaard geldigheidsperiode wijzigen? Dat kan via de standaardinstellingen.

De Referentie kan worden gebruikt om je transactie gemakkelijk te herkennen. Gebruik hier bijvoorbeeld een personeelsnummer bij een arbeidsovereenkomst of een adres bij een koopakte. De referentie is alleen zichtbaar voor jou als verzender en niet voor de ondertekenaar(s).