Dieser SOP-Artikel dient dazu, den Prozess der Produktvalidierung bei CopeCart klar zu beschreiben. Er ist erforderlich, um sicherzustellen, dass nur zulässige Produkte auf CopeCart verkauft werden und dass alle gesetzlichen und internen Richtlinien eingehalten werden.
Inhalt:
Zweck und Grundsatz der Produktvalidierung
Um sicherzustellen, dass keine unzulässigen Produkte auf CopeCart verkauft werden, wird jedes neu hinzugefügte oder geänderte Produkt überprüft. Dabei wird insbesondere auf die Einhaltung der CopeCart-Richtlinien und gesetzliche Bestimmungen geachtet. Besonders kritisch sind Produkte wie Drogen, pornografische Inhalte, Waffen, Nahrungsergänzungsmittel, Pillen, Pulver, Säfte, Öle und andere risikobehaftete Produkte.
Produkte, die wir genauer Betrachten müssen, sind Produkte die Inhaltsstoffe haben, die wir nicht kontrollieren können. Da CopeCart der Reseller ist und dafür haftbar ist, was verkauft wird, muss darauf geachtet werden dass nichts verkauft wird was eingenommen werden kann oder auch auf die Haut aufgetragen.
Alle Produkttypen von CopeCart und die genauen Definitionen dazu findest du hier
Richtlinien zur Produktprüfung
Qualitätskontrolle vor der Produktzulassung
Zur Qualitätssicherung und zur Einhaltung eines bestimmten Standards werden alle Produkte sorgfältig auf die folgenden Kriterien geprüft:
Produkttyp: Der Typ des Produkts (z. B. digitales Produkt, Dienstleistung mit digitalen Inhalten, physisches Produkt) muss für den Kunden klar ersichtlich sein. Der Produkttyp sollte alle notwendigen Informationen bieten, um Missverständnisse auszuschließen. Mehr zum Thema
Produktbeschreibung: Die Produktbeschreibung muss umfassend und verständlich erklären, was der Kunde erwirbt. Hierzu gehören alle wesentlichen Informationen zu Eigenschaften, Nutzen und dem konkreten Inhalt des Produkts.
Preis: Der Preis muss transparent und klar auf der Checkout-Seite angezeigt werden. z. B. ein E-Book über 99 € sollte eine detaillierte und wertvolle inhaltliche Begründung vorhanden sein, die den Preis rechtfertigt.
Seminare: Angebote für Seminare müssen Datum, Uhrzeit und Ort der Veranstaltung auf der Checkout-Seite anzeigen.
Verkaufs-URL: Es darf nicht die CopeCart-Checkout-URL verwendet werden. Stattdessen sollte die URL auf eine Landingpage, einen Social-Media-Kanal oder eine ähnliche Seite verweisen, auf der das Produkt vom Vendor präsentiert wird.
Inhaltsbeschreibung und ethische Standards: Die Beschreibung des Inhalts muss seriös und frei von problematischen Darstellungen oder Inhalten sein.
Es dürfen keine Inhalte enthalten sein, die pornografische, rassistische oder andere nicht vertretbare Inhalte darstellen.
Weitere Hinweise findest du unter Prüfkriterien für spezifische Produktkategorien
Anwendbare Produktstatus und deren Bedeutung
Ein Produkt kann den Status „need_review“, „approved“, „approved_changed“, „denied“ oder „denied_changed“ erhalten.
Für VIPs besteht außerdem die Möglichkeit, das Produkt zur Überarbeitung an den Vendor zurückzugeben.
Die Prüf- und Freigabekriterien sind im Einzelnen wie folgt:
need_review:
Produkte im Status „need_review“ erfordern eine zusätzliche Überprüfung, bevor sie endgültig genehmigt oder abgelehnt werden können.
Das Produkt mit dem Status need_review kann bestellt und gekauft werden.
approved:
Der Status approved bedeutet, dass das Produkt gültig ist. Es widerspricht keiner Vorschrift oder Gesetzgebung. Das Produkt kann bestellt und gekauft werden.
Das Produkt wird zugelassen, wenn es folgende Anforderungen erfüllt:
Vollständige und verständliche Produktbeschreibung
Produktbild/Produktbilder, das/die das Angebot visuell unterstützt
Eine funktionierende URL für Zahlungsabwicklungen (insbesondere für PayPal-Zahlungen)
Produkttyp (z. B. digitales Produkt oder Dienstleistung) ist korrekt und eindeutig definiert
approved_changed:
Die Produkte mit dem Status approved_changed sind schon einmal approved worden und es wurde nochmal etwas geändert. Diese müssen nur nochmals doublegecheckt werden.
Wichtig!
Wenn ein Produkt den Status approved_changed hat, bitte nicht sofort sperren.
Zuerst den Vendor informieren.
Danach telefonisch kontaktieren (falls keine Rückmeldung).
Reagiert der Vendor nicht, kann das Produkt abgelehnt werden.
denied:
Der Status bedeutet, dass das Produkt vom Administrator abgelehnt wird, da es gegen Regeln und/oder Gesetze verstößt (dies passiert beispielsweise, wenn ein Produkt einen unangemessenen Inhalt enthält)
Produkte, die gegen gesetzliche Vorgaben oder CopeCarts Richtlinien verstoßen
Produkte, die von inaktiven, gekündigten oder abgestuften Vendoren stammen
Angebote, die gefälschte, unseriöse oder minderwertige Inhalte enthalten
denied_changed:
Produkte, die ursprünglich abgelehnt („denied“) wurden, weil sie die Anforderungen von CopeCart nicht vollständig erfüllt haben. Der Vendor hat nach der Ablehnung bereits Änderungen oder Korrekturen vorgenommen und das Produkt erneut eingereicht. Jetzt ist eine erneute Prüfung erforderlich, um sicherzustellen, dass die überarbeiteten Inhalte die CopeCart-Richtlinien erfüllen und das Produkt gegebenenfalls freigegeben werden kann.
Produkte mit dem Status denied oder denied_changed können nicht bestellt und gekauft werden.
Bitte beachten, dass der Produktstatus übergehend ist. Dies bedeutet, dass ein tatsächlicher Produktstatus jederzeit auf einen anderen Status übergegangen werden kann.
Der Status denied kann an approved upgedatet werden und umgekehrt.
Die Status need_review, approved_changed und denied_changed sind Systemstatus. Sie können nicht vom Agent festgelegt werden, sondern auf den Status approved oder denied übergegangen werden.
Warnung: Wenn ein Vendor die Zahlungsdetails ändert, einen Partner und/oder Joint-Venture-Partner hinzufügt/entfernt, Addons/Order Bumps hinzufügt/entfernt usw., gibt es keine Statusänderung.
Übersicht der Produktseite im Adminkonto
Beim Erstellen wird ein Produkt automatisch in einer CopeCart Admin Produktliste mit dem Standardstatus need_review angezeigt.
Die Produktseite enthält die Liste aller Produkte, die genehmigt, abgelehnt, oder überprüft werden sollen. Die Produkte werden mit den folgenden Parametern aufgelistet:
Produktname Der Produktname, wie er im System angezeigt wird.
Checkout-Status Zeigt an, ob das Produkt aktiv auf dem Marktplatz zum Verkauf steht.
Produktart beschreibt, welchen Produkttyp der Vendor ausgewählt hat.
Letzte Änderungen Ein Datum, an dem angezeigt wird, wann die letzten Änderungen an einem Produkt vorgenommen wurden.
Erstellt Ein Datum, an dem das Produkt im System erstellt wurde.
Vendor Der Vendorname, wie er im System angezeigt wird.
E-Mail Die E-Mail-Addresse des Vendors, wie sie im System angezeigt wird.
Status Zeigt an, ob ein Produkt überprüft werden muss, abgelehnt oder genehmigt wurde.
Standardmäßig haben alle Produkte vor erster Überprüfung den Status need_review.
Alle genehmigten Produkte besitzen den approved Status.
Alle abgelehnten Produkte besitzen den denied Status.
Die abgelehnten/genehmigten Produkte, deren Namen, Bilder oder Beschreibungen geändert wurden, haben entweder den Status approved_changed oder denied_changed.
Status geändert von Wird verwendet, um anzuzeigen, dass der Status eines Produkts von einer bestimmten Person geändert wurde.
Letzter Ablehnungsgrund Bezieht sich auf den spezifischen Grund, warum ein Produkt zuletzt abgelehnt wurde (zB. unzureichende Produktbeschreibung)
Produkte ID Eindeutige Nummernfolge, die einem Produkt zugeordnet ist.
Prüfkriterien für spezifische Produktkategorien
Um die Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei CopeCart zu gewährleisten, gelten für bestimmte Produkttypen spezielle Prüf- und Freigabekriterien.
Diese Anforderungen unterstützen die klare Kommunikation zwischen Vendoren und Kunden und schützen alle Parteien vor möglichen rechtlichen und praktischen Risiken.
Produkte zur Einnahme oder äußerlichen Anwendung: Da CopeCart als Reseller haftbar ist, sind Produkte, die zur Einnahme bestimmt sind (z. B. Nahrungsergänzungsmittel) oder äußerlich aufgetragen werden (z. B. Hautpflegeprodukte), auf der Plattform ausgeschlossen. Diese Einschränkung minimiert das Risiko gesundheitlicher Haftungsfragen.
Digitale Produkte und Dienstleistungen: Digitale Produkte und Dienstleistungen müssen alle relevanten Details zur Nutzung und zum Umfang der Inhalte umfassen. So ist sichergestellt, dass Kunden genau wissen, welche Inhalte sie erhalten und dass der Produkttyp klar gekennzeichnet ist.
zB. 1:1 Coachings und Mentoring, 1x1 Meetings per Zoom, Skype oder andere Plattformen, ein Webinar, das live abgehalten wird und keine Fragerunde beinhaltet, zählen somit grundsätzlich zu den Dienstleistungen mit digitalem Inhalt.
Bildungsangebote und Seminare: Seminare und Schulungen müssen Veranstaltungsort und -zeit auf der Checkout-Seite klar angeben.
CopeTicket: Eindeutigkeit des Produkts
Ist klar erkennbar, dass es sich um ein Ticket für eine Veranstaltung handelt?
Ist die Veranstaltung eindeutig beschrieben?
Veranstaltungsdetails
Sind alle wichtigen Informationen zur Veranstaltung im Produkt angegeben (z. B. Zugangsbeschränkungen, Teilnahmebedingungen)?
SAAS-Produkte: Software as a Service (SAAS) dürfen nur von Unternehmen aus Deutschland verkauft werden, da sonst Quellsteuer von CopeCart gezahlt werden muss.
Keine Erfolgsversprechen oder Prozentangaben sind zulässig, ebenso keine exakten Gewinnversprechen (z. B. „sechsstelliger Verdienst“)
In der Produktbeschreibung sind weder ein Impressum noch eine Datenschutzerklärung des Vendors vorhanden.
ALLE VERKAUFSBUTTONS müssen zu CopeCart und nicht auf eine andere Verkaufsseite weiterleiten.
Weitere Beispiele strittiger Fälle sowie zusätzliche Kommentare sind in der Liste beschrieben.
Dieser strukturierte Umgang mit besonderen Produkttypen stärkt das Vertrauen von Kunden und Vendoren in CopeCart und stellt die konsequente Einhaltung unserer Qualitäts- und Sicherheitsstandards sicher.
Täglicher Ablauf der Produktvalidierung
Die Produktvalidierung findet täglich statt und nimmt je nach Produktvolumen mindestens eine Stunde in Anspruch.
Ablauf im Überblick:
Alle aktiven Produkte bei CopeCart werden automatisch per E-Mail an unser Intercom-Postfach "Product Validation" weitergeleitet.
Diese E-Mail enthält eine kurze Beschreibung mit Produktstatus, zusätzlichen Informationen und einem Produktlink.
Die Produkte werden gemäß definierten Regeln automatisch an das Phone Team verteilt. Am Wochenende gehen die Produkte an das gesamte Team, das im Intercom aktiv ist.
VIP-Produkte (werden vom VIP Team bearbeitet) sind zusätzlich als "VIP Vermarkt" gekennzeichnet und erfordern besondere Aufmerksamkeit.
Schritte der Bearbeitung:
Öffne die E-Mail mit dem Produktlink zur Prüfung.
2. Klicke auf den Link, um zum Produkt zu gelangen.
3. Prüfe die Produkte der Reihe nach sorgfältig und bearbeite sie entsprechend.
4. Prüfe Kriterien und entscheide
Überprüfe die Produkte anhand der folgenden Kriterien und genehmige (approve) oder lehne (deny) sie ab.
Falls beim Klicken auf X ein Error erscheint, dann muss ein Jira-Task für IT-Team angelegt werden, mit einer Bitte das Produkt zu denien.
5. Gebe das Produkt frei
Wenn alles in Ordnung ist, kann das Produkt freigegeben werden. Alle bearbeiteten Produkte sollten (sowohl genehmigte als auch abgelehnte) als "bearbeitet" markiert werden. Bitte eine Notiz im Intercom hinterlassen.
6. Unklarheiten klären
Wenn etwas auffällt oder unklar ist, soll das Produkt vom Produktvalidierunsverantwortlichen geprüft werden. Du kannst das Produkt im Teams-Channel "Produktvalidierung" gerne posten.
In diesem Fall bitte die E-Mail auf "on hold" setzen.
Bei Bedarf kann man den Vendor direkt kontaktieren, um weitere Details oder Klärungen einzuholen. Nachdem die Nachricht versendet wurde, wird das Ticket für 2 Tage auf „Snooze“ gesetzt. Sollte innerhalb dieser Frist keine Rückmeldung erfolgen, wird das Produkt als denied markiert, bis der Vendor die notwendigen Korrekturen vorgenommen hat.
7. Falls das Produkt abgelehnt werden soll, bitte dies direkt im System vermerken und eine Notiz im Intercom hinterlassen.
Im Admin kannst du auch das Produkt direkt bestätigen oder ablehnen
Wie kann man ein Bündel bearbeiten?
Wie kann man ein Bündel bearbeiten?
Das Bündel ist ein Sonderangebot, das zu einem Sonderpreis verkauft und das aus mehreren ausgewählten Produkten zusammengestellt wird.Beachte bitte, dass es möglich ist nur das bereits erstellte Produkte hinzuzufügen. Es ist möglich 1 Bundle pro 12 Produkte im Shop zu konfigurieren.
Bündel nach dem Produktnamen oder der Produkt ID im entsprechenden Tab finden und den Status von ihm prüfen.
Falls wir in dem Fall need_review Status haben, dann benötigt man die angegebenen Preise und Product IDs nachzuprüfen.
Wie man ein Bündel erstellen kann, wirst du hier finden: ein Bündel erstellen.
Bitte beachte, es ist nötig, damit die Produkte, die im Bündel hinzugefügt wurden, auch von uns freigeschaltet wurden.
Falls wir in dem Fall andere Status von Produkten haben, bitte checkt aus welchem Grund wurde das Produkt denied oder noch in Prüfung steht.
Wenn nötig, bitte den Vendor kontaktieren und dbgl. klären.
Erst dann wenn alle Produkte vom Bündel approved sind, dann kann auch Bündel genehmigt werden.
Hochgeladene Dateien
Hochgeladene Dateien
Produkte die ein Fullfillment durch CopeCart haben (Dateien werden bei CopeCart hochgeladen und nach Kauf versendet) müssen von CopeCart geprüft werden. Die Produkte müssen geprüft werden ob sie gegen die Regeln von CopeCart verstoßen.
E-Books müssen überprüft werden ob sich dort pornografische, gewaltverherrlichende, etc. Inhalte befinden.
Zum Prüfen der Produkte muss die Produktübersicht im Admin UI geöffnet werden und das Produkt heruntergeladen werden:
Wenn alles in Ordnung ist, kann das Produkt freigegeben werden. Wenn etwas auffällt oder unklar ist, soll das Produkt vom Produktvalidierunsverantwortlichen geprüft werden.
Nächste Schritte nach Produktablehnung
Nächste Schritte nach Produktablehnung
Falls das Produkt einen oder mehrere Mängel aufweist, die nicht unseren Anforderungen entsprechen, wird es für eine Ablehnung (deny) markiert.
Dazu muss man den Produktstatus im System auf „denied“ setzen und in diesem Schritt den passenden Grund für die Ablehnung wählen, der den Vendor über die Art des Problems informiert (z. B. „Produktbild unzureichend“, „falscher Produkttyp“, „Testprodukt und andere Gründe“).
Nach Auswahl des Ablehnungsgrunds erhält der Vendor automatisch eine Nachricht, die ihn über die Ablehnung informiert.
Der Ablehnungsgrund wird in der Nachricht aufgeführt, sodass der Vendor direkt sieht, warum das Produkt abgelehnt wurde.
Spezifisches Feedback bei mehreren Gründen
Falls mehrere Gründe vorliegen oder die Ablehnung eine detailliertere Erläuterung benötigt, verwenden wir in dem Fall "Selbsterstellte Nachricht nutzen". So kann der Vendor genau nachvollziehen, was verbessert oder geändert werden muss.
Beispiel: Wenn der Grund „unzureichende Produktbeschreibung“ oder "falscher Produkttyp" gewählt wurde, könnten zusätzliche Hinweise sein: „Bitte präzisieren, ob im Angebot 1:1 Meetings vorgesehen sind und welche spezifischen Inhalte der Kunde erhält.“ Das ist super wichtig, damit der Vendor genau versteht, welche Erwartungen wir an das Produkt haben.
Nach der Ablehnung haben die Vendoren nun die Möglichkeit, die erforderlichen Änderungen vorzunehmen und das Produkt zur erneuten Prüfung einzureichen.
Bei einer erneuten Einreichung wird das Produkt nochmals nach den festgelegten Kriterien geprüft. Sollte das Produkt nun den Anforderungen entsprechen, kann es freigegeben und auf „approved“ gesetzt werden. Bei weiteren Mängeln wird der Prozess der Ablehnung wiederholt, einschließlich einer erneuten Rückmeldung an den Vendor.
Verantwortlichkeiten und Eskalationsprozess
Die sorgfältige Prüfung und Einhaltung der Produktstandards bei besonderen Produkttypen erfordert klare Zuständigkeiten und einen strukturierten Eskalationsprozess, um zeitnah auf Unstimmigkeiten oder Fragen reagieren zu können.
Verantwortlichkeiten: Das Team für Produktprüfung ist für die Einhaltung der Qualitäts- und Sicherheitsrichtlinien bei allen Produktkategorien verantwortlich. Hierbei ist eine detaillierte Dokumentation der Überprüfungsschritte und -ergebnisse erforderlich, damit der Status und der Bewertungsprozess jedes Produkts nachvollziehbar sind. Besondere Produkte wie Zertifikate, Heilpraktiken, Hostings oder Domain (weitere Beispiele in der Liste) werden mit erhöhter Sorgfalt geprüft, um sicherzustellen, dass die spezifischen Anforderungen erfüllt sind.
Eskalationsprozess: Falls ein Produkt eine besondere (auch rechtliche) Prüfung oder Rücksprache mit dem Vendor erfordert (z. B. bei Produkten, wo du unsicher bis), wird es an die zuständige Person (Teams Channel "Produktvalidierung) eskaliert.
Folgend prüft diese Person die Erfüllung aller Compliance- und Sicherheitsanforderungen und entscheidet über die Freigabe oder Ablehnung. Produkte, die sensible Inhalte aufweisen oder unvollständig dokumentiert sind, werden zunächst zur Überarbeitung an den Vendor zurückgegeben, wobei dieser eine Frist (in der Regel 48 St (Werktags)) zur Korrektur erhält. Falls keine Anpassung innerhalb der gesetzten Frist erfolgt, wird das Produkt abgelehnt.
VIP-Vendoren: Für VIP-Vendoren besteht ein direkter Kommunikationskanal in Slack zur schnelleren Abstimmung bei Fragen zur Produktqualität oder rechtlichen Anforderungen. Bei Eskalationen werden diese Fälle bevorzugt behandelt, um Verzögerungen im Verkaufsprozess zu vermeiden. Die Anforderungen sind jedoch identisch mit denen anderer Anbieter, um Konsistenz und Fairness im Prüfprozess sicherzustellen.
Durch diesen klaren Eskalations- und Verantwortlichkeitsprozess stellen wir sicher, dass alle Produkte den hohen Qualitäts- und Sicherheitsstandards von CopeCart entsprechen und dass Vendoren wie Kunden zuverlässig betreut werden.