Wir wissen, dass unser Bewerbungssystem anfangs kompliziert erscheinen kann - nach kurzer Eingewöhnung ist einfach zu verstehen. Tatsächlich haben wir eine benutzerfreundliche technische Infrastruktur geschaffen. Du kannst all Deine Freiwilligenprogramme in wenigen einfachen Schritten auf unserer Plattform hinzufügen und in kürzester Zeit neue Bewerbungen erhalten.
Folge diesen Schritten, um mehr zu erfahren:
Nachdem Du Deine Organisation erfolgreich auf unserer Plattform registriert hast, kannst Du damit beginnen, Dein eigenes soziales Projekt zu erstellen.
Sobald Du alle erforderlichen Informationen ausgefüllt hast, kannst Du damit fortfahren, Dein erstes Freiwilligenprogramm hinzuzufügen.
Bevor Dein Freiwilligenprogramm auf unserer Plattform veröffentlicht wird, musst Du die Veröffentlichung dafür beantragen. Unsere Community-Manager werden Dein Freiwilligenprogramm überprüfen und dir ggf. Feedback zur Verfügung stellen.
Sobald Dein Freiwilligenprogramm genehmigt wurde, wird es auf unserer Plattform veröffentlicht. Die Freiwilligen können es dann sehen und sich darauf bewerben.
1. Erhalten einer neuen Bewerbung
Du kannst Bewerbungen im Tab "Bewerbungen" Deines Kontos überprüfen. Alle Bewerbungen enthalten folgende Details.
Persönliche Informationen (Foto, Name, Alter, Geschlecht, Nationalität usw.)
Nachrichtenfunktion zur Kommunikation mit den Freiwilligen
Übersicht über die gewünschte Dauer und die geschätzten Programmgebühren
Bereich zum Hochladen von Dokumenten, wie Bewerbungsformularen oder Lebensläufen, für Dich und die Freiwilligen
Du erhälst automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn Du Bewerbungen erhälst.
Wenn Du den Freiwilligen Fragen stellen möchtest oder Informationen fehlen, kannst Du leicht über die private Nachrichtenfunktion in der Bewerbungsübersicht Kontakt mit den Freiwilligen aufnehmen. Klicke dazu einfach auf "Freiwilligen kontaktieren", um Deine Nachricht zu senden. Falls Dokumente austauschen werden müssen, kannst Du die Upload-Funktion in der Bewerbungsübersicht nutzen.
2. Ein Angebot für den Freiwilligen machen
Basierend auf den Freiwilligendetails, die Du in der Bewerbungsübersicht sehen kannst, kannst Du entscheiden, ob Du die Freiwilligen in Dein Programm aufnehmen möchtest. Dazu sendest du den Freiwilligen ein Angebot.
Ein Angebot senden = Die Bewerbung annehmen.
Das Angebot enthält alle relevanten Informationen über die Freiwilligenarbeit. Es gibt die Dauer, die Gebühren und die Zahlungsdetails an.
Falls sich Details ändern, kannst Du jederzeit ein neues Angebot senden, solange der Freiwillige die Anzahlung noch nicht bezahlt hat.
Hier ist ein Beispiel: Der Freiwillige muss sein/ihr Startdatum ändern. Du kannst in der Bewerbungsübersicht auf "Angebot ändern" klicken und das neue Datum einfügen. Falls erforderlich, kannst Du auch die Programmgebühren anpassen.
Best Practice: Das Angebot läuft nicht automatisch ab. Wir werden die Freiwilligen daran erinnern, ihre erhaltenen Angebote zu überprüfen - Du kannst ihnen auch gerne eine Nachricht schicken und sie in ihrem Vorhaben bestärken! Damit die Freiwilligen entscheiden können, ob sie das Angebot annehmen, solltest Du das Angebot mindestens 10 Tage lang offen lassen. Wenn Du keine Rückmeldung von den Freiwilligen erhälst, kannst Du das Angebot widerrufen, indem Du dem Freiwilligen einen Grund nennst. Du kannst sie darin z.B. auffordern, sich erneut zu bewerben, wenn sie weiterhin an Deinem Projekt teilnehmen möchten!
3/4. Erhalt der Anzahlung
Um den Platz im Programm offiziell zu reservieren, müssen die Freiwilligen die Anzahlung bezahlen.
Sobald die Anzahlung bezahlt ist, muss der Freiwillige die ausstehenden Restgebühren bezahlen. Die Zahlung der Restgebühren wird nicht von Volunteer World abgewickelt, sondern Du kannst sie nach Deinen Wünschen und Deinen bevorzugten Zahlungsmethoden arrangieren.
Herzlich willkommen, Freiwilliger!
Nachdem die Anzahlung bezahlt wurde, kannst Du alle externen Links und direkten Kontaktinformationen, wie E-Mail-Adressen, mit dem Freiwilligen teilen. Auf diese Weise kannst Du Deine bevorzugte Kommunikationsmethode wählen, um alle notwendigen Details zu besprechen.
Jetzt, da alles offiziell ist, kannst Du Unterkünfte, Flugdetails usw. mit dem Freiwilligen arrangieren.