Afin de garantir un service sûr et équitable à tous les membres de notre plateforme, il est important que tu respectes quelques règles de communication de base.

1. Principaux à faire et à ne pas faire pour les organisations

✅ À faire

Sois clair, direct et respectueux.
Respecte les différences culturelles dans la communication.
Fournis des informations alternatives (avis publics, détails du programme) au lieu de données personnelles.
Tiens à jour l’avancement des candidatures, surtout après les appels ou l’échange de documents.
Réponds rapidement aux messages des volontaires, idéalement dans un délai de 48 heures. Plus d’une semaine est considérée comme trop long.
Agis rapidement si une candidature stagne, y compris en la refusant si nécessaire.

❌ À ne pas faire

Ne partage pas de coordonnées avant que le dépôt du volontaire n’ait été payé.
N’organise pas de réservations en dehors de Volunteer World.
N’envoie pas de messages offensants et ne révèle pas de données personnelles inutiles.
Ne contourne pas Volunteer World à aucune étape du processus de réservation ou de paiement.

2. Partage des coordonnées et conduite des entretiens

Obligatoire : le partage de coordonnées et le fait de sortir la communication de la plateforme Volunteer World sont strictement interdits. Dans des cas exceptionnels, une autorisation explicite de notre équipe doit être donnée.

Une autorisation est requise avant tout échange de coordonnées.
Ce n’est qu’une fois que Volunteer World a donné son accord que tu peux procéder à des appels, entretiens ou autres formes de communication directe.
Il n’y a aucune exception, sauf si une autorisation générale a été explicitement accordée par Volunteer World selon des règles strictes — dans ce cas, l’équipe expliquera clairement ce qui est autorisé.

Après avoir reçu l’autorisation :

Informe ton administrateur Volunteer World afin que l’interaction soit documentée.
Tiens à jour l’avancement de la candidature.
Si la candidature stagne, agis rapidement, y compris en la refusant si nécessaire.

Avantages pour les organisations :

Protège la vie privée et la sécurité des volontaires.
Garantit la conformité avec les règles de la plateforme et les lois sur la protection des données.
Maintient la confiance et la transparence pour une coopération à long terme.

3. Gestion des documents avant l’acompte

Les documents (CV, lettres de motivation, pièces justificatives) peuvent contenir des données de contact sensibles.
Mets à jour rapidement le statut de la candidature après avoir examiné les documents.
Poursuis toujours le processus de candidature et de réservation via Volunteer World.
Refuse les candidatures bloquées lorsque des données de contact ont été partagées mais qu’aucune progression n’est réalisée.

Conseil : inclure autant d’informations que possible dans les descriptions du programme — cela réduit les appels inutiles, renforce la confiance et augmente les conversions.

4. Confidentialité et protection des données

Protège les données personnelles des volontaires et obtiens leur consentement explicite avant tout partage.
Respecte les lois régionales sur la protection des données, y compris le RGPD.
Fournis des ressources alternatives plutôt que des informations personnelles.
Ne partage pas les adresses exactes avant le paiement de l’acompte — elles sont communiquées rapidement après la réservation.

⚠️ Alerte :
Si un volontaire est invité à contacter ton organisation en dehors de Volunteer World (par exemple via un site web direct ou les réseaux sociaux) pour une réservation ou un paiement, cela sera immédiatement signalé et examiné.

5. Conformité et surveillance

Volunteer World effectue des audits réguliers pour garantir le respect des conditions générales.
Les violations, comme le fait de contourner Volunteer World ou d’organiser des paiements externes, peuvent entraîner une exclusion permanente.
Les organisations doivent :
- Documenter toutes les communications.
- Mettre à jour les candidatures après les appels ou l’examen des documents.
- Refuser les candidatures bloquées lorsque cela est nécessaire.
Toute la communication doit rester sur Volunteer World afin de protéger la couverture des volontaires dans le cadre de la garantie de remboursement et de l’option flexible.

6. Remarques finales

En respectant ces règles, ton organisation contribue à créer une expérience de volontariat sûre, équitable et transparente.

Volunteer World est là pour accompagner ses partenaires — pour toute question ou demande de guidance, contacte-nous par e-mail ou via le chat en direct.

Travailler ensemble permet de garantir :

Une expérience sûre et bien accompagnée pour les volontaires.
Un lien de confiance solide entre ton organisation et Volunteer World.
Un traitement des candidatures efficace et conforme.

💡 Conseil : documente toutes les interactions et communique via Volunteer World pour une sécurité maximale et une couverture optimale de la plateforme.

7. Visibilité et promotion pour les organisations partenaires

Volunteer World a pour objectif de présenter tous ses projets sociaux de la meilleure manière possible. Pour cela, nous avons développé une plateforme simple d’utilisation qui permet de rendre les programmes facilement visibles pour les volontaires.

Lorsque les organisations partenaires respectent les règles de communication et de conformité de Volunteer World :

Tes programmes sont pleinement mis en avant sur notre plateforme, garantissant aux volontaires des informations claires et fiables.
Nous pouvons promouvoir tes programmes sur les réseaux sociaux de Volunteer World, qui touchent chaque mois des millions de personnes.
Une conformité correcte et une communication transparente renforcent la confiance, améliorant les candidatures de volontaires et les partenariats à long terme.

Le respect des règles ne protège pas seulement les volontaires, il permet aussi à ton programme de gagner en visibilité et en crédibilité.

📧 Contacte-nous à tout moment — nous serons ravis de t’aider !

À faire et à ne pas faire en matière de communication