Als zelfstandige of bedrijf heb je de keuze tussen financiƫle leasing, operationele leasing, huren of kopen van een auto. Welke optie het meest voordelig is, hangt af van je situatie: of je het voertuig op de balans wilt, hoe lang je het wilt gebruiken en welke fiscale voordelen je wil benutten. In dit artikel vind je een overzicht van de verschillen en de boekhoudkundige verwerking van elke optie in Accountable.
ā
Dit artikel biedt algemene informatie en is geen persoonlijk fiscaal advies. Vraag het bij twijfel aan je belastingcoach.
ā
1. Financiƫle leasing, operationele leasing, huren of kopen: de verschillen
Kenmerken: | Financiƫle leasing | Operationele leasing | (Financiƫle) Renting | Kopen |
Duur: | Meestal lange termijn | Meestal korte termijn | Meestal korte termijn | Lange termijn |
Eigendom: | Leasemaatschappij, economisch | Leasemaatschappij, juridisch & economisch | Leasemaatschappij, juridisch & economisch | De koper |
Kosten onderhoud, verzekering, belastingen, enz.: | Van de leasingnemer (lessee) | Van de leasingnemer (lessee) | De huurder | De eigenaar |
Amortisatie: | ā | ā | ā | ā |
Aankoopoptie: | Ja | Naargelang contract | Naargelang contract | / |
Categorie in Accountable | Contract Financiƫle leasing & Maandelijkse factuur financiƫle leasing | Operationele leasing | Autohuur of financiƫle renting | Aankoop van een auto |
ā
2. Leasing
Er zijn twee soorten leasing:
Financiƫle leasing
Operationele leasing
Het belangrijkste verschil tussen financiƫle en operationele leasing ligt in het eigendom van het goed.
ā
2.1 Financiƫle leasing
Financiƫle leasing is een financieringsoplossing (een soort krediet) waarbij een leasemaatschappij een goed aankoopt en beschikbaar stelt aan een leasingnemer, meestal een bedrijf of zelfstandige. De leasemaatschappij blijft de juridische eigenaar, maar niet de economische.
ā
Bij financiƫle leasing wordt het goed beschouwd als een actief op de balans van de leasingnemer, wat het mogelijk maakt om afschrijvingsregels toe te passen, bijvoorbeeld over een periode van vijf jaar, alsof de leasingnemer de eigenaar is. De betalingen van de leasingnemer verminderen de schuld die aan het goed verbonden is, waarbij elke leasefactuur een onderscheid maakt tussen kapitaal en rente. Die scheiding zorgt voor een duidelijk beheer van activa en afschrijvingen op de balans.
ā
Financiƫle leasing omvat doorgaans een koopoptie aan het einde van het contract, vaak ter hoogte van 15% van de investeringswaarde van het goed.
ā
Betreffende btw: bij financiƫle leasing wordt de btw gespreid over de looptijd van het leasecontract, in tegenstelling tot een directe aankoop waarbij de btw meestal in ƩƩn keer wordt betaald. De btw wordt verdeeld over de maandelijkse facturen, wat de initiƫle financiƫle last verlicht en een gedeeltelijke terugvordering mogelijk maakt via de btw-aangifte.
š” FinanciĆ«le leasing biedt interessante financiĆ«le en boekhoudkundige flexibiliteit voor zelfstandigen en bedrijven. Het stelt je in staat om gebruik te maken van een actief zonder een grote initiĆ«le investering, met de mogelijkheid om het actief op termijn aan te kopen.
šØ In Accountable wordt financiĆ«le leasing in 2 (of soms 3) stappen geregistreerd:
1. Het initiƫle leasingcontract moet worden toegevoegd onder de categorie Voertuig > Auto > Contract Financiƫle leasing, om de totale waarde van de auto (alleen het bedrag exclusief btw) af te schrijven.
2. Elke maandelijkse factuur moet worden geregistreerd onder "Voertuig > Auto > Maandelijkse factuur financiƫle leasing". Alleen het btw-gedeelte is gedeeltelijk aftrekbaar.
ā
Als je factuur rente op de financiƫle leasing bevat, moet dit worden ingevoerd in de categorie Rente en bankkosten. Hetzelfde geldt als de factuur een verzekering bevat -> categorie: Voertuig > Auto > Verzekering. En ook voor onderhoud -> categorie: Voertuig > Auto > Onderhoud en herstellingen.
š” Om dit te doen, moet je klikken op "splits uitgave" zodat je de bedragen in de juiste categorieĆ«n kunt invoeren. Voor elke categorie moet je een apart item in de uitgave aanmaken.
3. Aankoopoptie: Als je besluit de aankoopoptie te kiezen, moet de uiteindelijke factuur worden geregistreerd onder Aankoop van auto.
Vergeet niet het voertuig te koppelen aan elk van deze uitgaven en het percentage professioneel gebruik te selecteren.
š” Als je een bedrijfswagen hebt, vergeet dan niet de categorie Voertuig > Bedrijfswagens > Contract FinanciĆ«le leasing of Maandelijkse factuur financiĆ«le leasing te selecteren.
āElke maandelijkse factuur moet worden geboekt onder Voertuig > Bedrijfsvoertuigen > Maandelijkse factuur financiĆ«le leasing, maar alleen voor het bedrag dat overeenkomt met de kapitaalaflossing. Enkel het btw-gedeelte is gedeeltelijk aftrekbaar.
Als je factuur rente op de financiƫle leasing bevat, moet dit worden ingevoerd in de categorie Rente en bankkosten. Hetzelfde geldt als de factuur een verzekering bevat -> categorie: Voertuig > Bedrijfsvoertuigen > Verzekering. En ook voor onderhoud -> categorie: Voertuig > Bedrijfsvoertuigen > Onderhoud en herstellingen.
š” Om dit te doen, moet je klikken op "splits uitgave" zodat je de bedragen in de juiste categorieĆ«n kunt invoeren. Voor elke categorie moet je een apart item in de uitgave aanmaken.
šØ Voor een bedrijfsvoertuig is het niet nodig om het voertuig in het systeem te registreren!
ā
2.2 Operationele leasing
Bij een operationeel leasingcontract behoudt de leasemaatschappij het juridisch en economisch eigendom van het voertuig en beheert de aanschaf, verzekering, belastingen, onderhoud en reparaties. Al deze kosten zijn inbegrepen in de maandelijkse factuur en kunnen tijdens de contractonderhandelingen worden aangepast. In tegenstelling tot financiƫle leasing wordt dit type contract niet als een investering voor de leasingnemer beschouwd en kan het voertuig niet op de balans worden afgeschreven. Betalingen worden geboekt als bedrijfskosten. Bepaalde opties, zoals verzekering, onderhoud en reparaties, zijn verplicht, maar je kunt extra diensten toevoegen, zoals een vervangwagen, pechhulp, winterbanden of een tankkaart.
ā
Bij operationele leasing wordt je maandelijkse factuur berekend op basis van de gekozen opties, de contractduur en de overeengekomen kilometerstand. Gedurende het contract houdt de leasemaatschappij je op de hoogte van de staat van het voertuig en het noodzakelijke onderhoud, zodat je de variabele kosten kunt opvolgen en onverwachte uitgaven kunt vermijden.
ā
Betreffende btw: bij operationele leasing wordt de btw gespreid over de leaseperiode. De btw-bedragen zijn opgenomen in de maandelijkse betalingen, waardoor je deze niet vooraf hoeft te financieren. Deze btw kan worden teruggevorderd via de btw-aangifte.
š” Operationele leasing is bijzonder geschikt wanneer:
je wilt voorkomen dat het goed op de balans drukt.
je de leasebetalingen als operationele kosten wilt registreren in de resultatenrekening.
de intentie om het goed aan het einde van het contract te kopen secundair is.
šØ De maandelijkse operationele leasefactuur dient te worden toegevoegd in het tabblad "Uitgaven" onder de categorie "Voertuig > Auto > Operationele leasing".
Als de factuur een verzekering omvat -> categorie: Voertuig > Auto > Verzekering. En voor onderhoud -> categorie: Voertuig > Auto > Onderhoud en herstellingen.
š” Om dit te doen, klik je op "splits uitgave" zodat je de bedragen kunt toewijzen aan de juiste categorieĆ«n. Voor elke categorie moet je een afzonderlijk item aanmaken binnen de uitgave.
Vergeet niet het voertuig te koppelen aan elk van deze uitgaven en het percentage professioneel gebruik te selecteren.
š” Heb je een bedrijfswagen? Selecteer dan de categorie Voertuig > Bedrijfswagens > Operationele leasing.
Bevat de factuur een verzekering? Gebruik dan de categorie Voertuig > Bedrijfswagens > Verzekering. Voor onderhoud gebruik je de categorie Voertuig > Bedrijfswagens > Onderhoud en herstellingen.
š” Klik op "splits uitgave" om de bedragen toe te wijzen aan de juiste categorieĆ«n. Maak voor elke categorie een afzonderlijk item aan binnen de uitgave.
šØ Voor een bedrijfswagen hoeft het voertuig niet in het systeem te worden geregistreerd.
ā
3. Financiƫle renting (huur)
FinanciĆ«le renting is een vorm van huur waarbij je geen eigendom van het voertuig verwerft. Het gaat dus niet om een investering voor je bedrijf, waardoor het voertuig niet op de balans hoeft te worden opgenomen en het schuldniveau van het bedrijf niet wordt beĆÆnvloed. De leasemaatschappij behoudt zowel het juridische als het economische eigendom van het voertuig.
ā
Wanneer je bedrijf kiest voor huren, sluit het een huurovereenkomst voor een bedrijfsauto met een leasemaatschappij, waarbij de contractduur, het maximale aantal kilometers en de kosten vooraf worden vastgesteld.
ā
De huurbetalingen worden onmiddellijk als operationele kosten verwerkt, zonder mogelijkheid tot afschrijving. De huurkosten worden direct afgetrokken.
ā
Afhankelijk van de contractvoorwaarden kan er een mogelijkheid zijn om het voertuig aan het einde van het huurcontract te kopen, meestal via een koopoptie vastgesteld op minimaal 16%.
ā
Betreffende btw: het principe is vergelijkbaar met dat van leasing. De btw wordt gespreid over de maandelijkse betalingen en kan gedeeltelijk worden teruggevorderd via de btw-aangifte. De mogelijkheid om btw af te trekken is wel beperkt, omdat het voertuig als gemengd gebruik wordt beschouwd.
š” Huren onderscheidt zich doordat het niet als investering wordt beschouwd en het gehuurde voertuig niet als actief op de balans wordt opgenomen. De kosten worden direct geboekt. Bovendien is de huurperiode korter dan die van leasing, waardoor de totale kosten van het voertuig sneller worden afgetrokken.
šØ De factuur van huren moet worden toegevoegd in het uitgave-tabblad in de categorie "Voertuig > Auto > Autohuur of FinanciĆ«le renting".
Als de factuur een verzekering omvat -> categorie: Voertuig > Auto > Verzekering. En voor onderhoud -> categorie: Voertuig > Auto > Onderhoud en herstellingen.
š” Om dit te doen, klik je op "splits uitgave" zodat je de bedragen kunt toewijzen aan de juiste categorieĆ«n. Voor elke categorie moet je een afzonderlijk item aanmaken binnen de uitgave.
Vergeet niet het voertuig te koppelen aan elk van deze uitgaven en het percentage professioneel gebruik te selecteren.
š” Als je een bedrijfswagen hebt, vergeet dan niet de categorie Voertuig > Bedrijfswagens > Huur bedrijfswagen of financiĆ«le renting te selecteren.
Als de factuur een verzekering omvat -> categorie: Voertuig > Bedrijfswagens > Verzekering. En voor onderhoud -> categorie: Voertuig > Bedrijfswagens > Onderhoud en herstellingen.
š” Om dit te doen, klik je op "splits uitgave" zodat je de bedragen kunt toewijzen aan de juiste categorieĆ«n. Voor elke categorie moet je een afzonderlijk item aanmaken binnen de uitgave.
šØ Voor een bedrijfswagen is het niet nodig het voertuig in het systeem te registreren!
šØ Bij financiĆ«le renting ontvang je doorgaans een eerste factuur met een hoger bedrag. Ook deze factuur moet worden geregistreerd onder de categorie Voertuig > Auto > Autohuur of financiĆ«le renting.
ā
4. Een voertuig kopen
De aanschaf van een voertuig voor professioneel gebruik wordt beschouwd als een investering en is onderworpen aan afschrijvingen over de economische levensduur. De fiscale normen vereisen dat de afschrijvingsperiode niet korter is dan vijf jaar voor een nieuw voertuig en drie jaar voor een tweedehands voertuig.
ā
Betreffende btw: een deel kan worden teruggevorderd via de periodieke btw-aangifte, en de rest wordt samen met het voertuig afgeschreven. Bij doorverkoop is elke winst onderhevig aan belasting, terwijl een verlies kan worden afgetrokken.
š” Voor voertuigen bedraagt de btw-aftrek doorgaans het wettelijke forfait van 35% en kan oplopen tot 50%.
Voordelen van het kopen van een voertuig:
š” Kopen is vaak voordeliger omdat je zelf je garage, verzekeraar en andere dienstverleners kiest. Je vermijdt de extra kosten die vaak in lease- of huurcontracten zijn inbegrepen, zoals brandstof- en belastingkosten, wat aanzienlijke besparingen oplevert.
šØ Voeg de aankoopfactuur van je voertuig toe onder de categorie Voertuig > Auto > Aankoop van een auto.
Vergeet niet het voertuig te koppelen aan de aankoopfactuur en andere gerelateerde uitgaven, en selecteer het percentage professioneel gebruik.
š” Heb je een bedrijfswagen? Selecteer dan de categorie Voertuig > Bedrijfswagens > Aankoop van een bedrijfswagen.
šØ Voor een bedrijfswagen is het niet nodig het voertuig in het systeem te registreren.
ā
Belangrijkste punten
Bij financiƫle leasing staat het voertuig op je balans en pas je afschrijvingen toe; er is doorgaans een koopoptie van 15% aan het einde van het contract.
Bij operationele leasing blijft het voertuig eigendom van de leasemaatschappij; je boekt de betalingen als bedrijfskosten, zonder afschrijving.
Financiƫle renting lijkt op operationele leasing maar heeft doorgaans een kortere looptijd; ook hier geen balansopname of afschrijving.
Kopen geeft je de meeste vrijheid en is vaak het voordeligst op lange termijn; het voertuig wordt afgeschreven over minimaal vijf jaar (nieuw) of drie jaar (tweedehands).
Stel in Accountable altijd het correcte percentage professioneel gebruik in en koppel het voertuig aan elke gerelateerde uitgave.
Heb je nog vragen? Chat met ons of stuur een e-mail naar support@accountable.eu, we helpen je graag verder.