Als zelfstandige kun je beroepskosten aftrekken van je belastbaar inkomen, waardoor je minder belastingen betaalt op het einde van het jaar. Hier vind je een handig overzicht van de belangrijkste aftrekbare kosten.
Een beroepskost, of aftrekbare uitgave, is een uitgave die fiscaal aftrekbaar is. Je kunt deze kosten fiscaal aftrekken als je ze tijdens het jaar hebt gemaakt om belastbare beroepsinkomsten te verkrijgen. Elke uitgave moet noodzakelijk zijn om jouw bedrijf te runnen.
Dit artikel biedt algemene informatie en is geen persoonlijk fiscaal advies. Vraag het bij twijfel aan je belastingcoach.
Dit artikel behandelt de voorwaarden voor aftrekbaarheid, de belangrijkste categorieën van aftrekbare kosten en het forfaitaire alternatief als je weinig kosten maakt.
Kosten voor inkomstenbelasting
Elk jaar tellen je aftrekbare beroepskosten mee via je personenbelasting. Het totale bedrag van je uitgaven wordt afgetrokken van je omzet, wat je netto beroepsinkomen oplevert. Dit is het bedrag waarop je belastingen betaalt: hoe hoger dit bedrag, hoe meer belastingen je op het einde van het jaar moet betalen.
Btw-kosten
Op de meeste goederen en diensten die je aankoopt, betaal je btw. Als je zelf btw verschuldigd bent, kun je die in veel gevallen terugvorderen van de btw-administratie (de overheid). Er zijn wel enkele strikte voorwaarden waarop je moet letten:
De factuur moet 100% correct zijn
De factuur bewijst hoeveel btw je hebt betaald. Je kunt de btw alleen terugvorderen als de factuur volledig correct is. Er kan van alles misgaan: het btw-percentage moet juist zijn en alle vereiste informatie moet erop staan, zoals je btw-nummer en een omschrijving van de goederen of diensten. Op dat laatste punt is de fiscus wat soepeler geworden. Toch blijft het heel belangrijk dat je de facturen die je ontvangt zorgvuldig controleert en laat aanpassen als dat nodig is. Dat voorkomt veel discussie met de btw-inspecteur.
Voorbeeld: een leverancier rekent 21% btw aan, terwijl dat eigenlijk maar 6% zou moeten zijn. Je betaalt toch 21% en probeert dat bedrag terug te vorderen via de btw-aangifte. Je krijgt echter maar 6% terug, want ten onrechte in rekening gebrachte btw is niet aftrekbaar, ook al heb je 21% betaald. Je moet dus zelf controleren of de btw op de factuur klopt. Is dat niet het geval? Vraag je leverancier dan om een gecorrigeerde factuur.
Wat zijn de voorwaarden voor aftrekbare beroepskosten?
Elke uitgave moet aan vier voorwaarden voldoen:
De uitgave is werkgerelateerd. Je mag geen privé-uitgaven inboeken.
De uitgave levert je belastbare inkomsten op en houdt jouw bedrijf draaiende. Denk bijvoorbeeld aan kantooruitrusting, machines of zakendiners.
De uitgave moet betaald zijn in hetzelfde jaar waarin je ze wilt aftrekken van je belastingen.
Van elke uitgave heb je een bewijs nodig: een factuur, kwitantie, onkostenrekening of btw-bon.
Welke uitgaven kun je aftrekken?
100% aftrekbare kosten:
Er zijn veel kosten die je beroepsmatig maakt die je volledig kunt aftrekken van je belastingen als je een apart kantoor buiten huis hebt, zoals:
Rente op jouw lening, inclusief je autolening
Kantooruitrusting, materialen, machines en kleding
Alle kosten in verband met jouw ruimte: verwarming, elektriciteit, telefoon en internet
Sociale bijdragen elk kwartaal
Aanvullend privépensioen voor zelfstandigen (PSPS) (PLCI in het Frans en VAPZ in het Nederlands)
Beroepsverzekeringen
Boekhoudkosten en boekhoudprogramma's zoals Accountable zijn 100% aftrekbaar.
Grote investeringen om af te schrijven:
Grotere, duurdere investeringen hebben een langere levensduur. Denk aan een kantoor, een auto, een machine of een laptop. Je schrijft deze investeringen jaarlijks af: het zijn geen eenmalige beroepskosten. Zo kun je de kosten van een laptop spreiden over drie jaar en die van een auto over vijf jaar.
Sommige kosten zijn gedeeltelijk aftrekbaar:
Er zijn tal van gemengde beroepskosten, bijvoorbeeld wanneer je jouw kantoor in je privéwoning hebt. De kosten die je kunt inbrengen zijn gerelateerd aan de oppervlakte van de kantoorruimte die je gebruikt ten opzichte van de totale woning. Dat geldt voor internet, telefoon, verwarming, elektriciteit, enzovoort.
Een kantoor binnenshuis heeft ook voordelen: je kunt je Spotify-uitgaven gedeeltelijk aftrekken. Als je klanten bij je thuis ontvangt, kun je bovendien koffie, thee of zelfs bloemen aftrekken.
Andere kosten:
Restaurantkosten: 69%
Autokosten: hangt af van het type auto dat je rijdt
Relatiegeschenken: 50%
Niet aftrekbaar: verkeersboetes en niet-specifieke kleding
Maak je niet veel kosten?
Dan kun je kiezen voor forfaitaire beroepskosten. Deze kosten worden bepaald als een percentage van je omzet. Hoe hoger je omzet, hoe lager het percentage. Het grote voordeel is dat je geen aankoopbewijzen hoeft bij te houden en er nooit discussie is met de fiscus over dit onderwerp. Veel vrije beroepen kiezen echter voor de klassieke beroepskosten, omdat die bedragen meestal hoger uitvallen.
🎥 Wil je meer weten? Neem deel aan onze volgende webinar "Welke kosten worden het vaakst afgetrokken? Een helder overzicht", live gepresenteerd door een van onze belastingcoaches die al je vragen beantwoordt!
Vind je in dit artikel de kosten niet die je wilde aftrekken? Gebruik onze zoektool voor aftrekbare kosten om meer kosten te ontdekken die je kunt aftrekken.
Belangrijkste punten
Elke beroepskost moet werkgerelateerd zijn, belastbare inkomsten opleveren, betaald zijn in het betreffende jaar en gestaafd worden door een bewijsstuk.
Veel kosten zijn 100% aftrekbaar als je een apart kantoor buiten je woning hebt, inclusief boekhoudprogramma's zoals Accountable.
Grote investeringen (auto, laptop, kantoor) worden over meerdere jaren afgeschreven in plaats van in één keer afgetrokken.
Sommige kosten zijn slechts gedeeltelijk aftrekbaar: restaurantkosten aan 69%, relatiegeschenken aan 50% en thuiskantoorkosten naar rato van de oppervlakte.
Als je weinig kosten maakt, kunnen forfaitaire beroepskosten een eenvoudiger alternatief zijn.
Heb je nog vragen? Chat met ons of stuur een e-mail naar support@accountable.eu, we helpen je graag verder.