Ein Zahlungsbeleg (oder Quittung) ist die Bestätigung einer Barzahlung. Er kann auf verschiedene Arten erstellt werden.
In diesem Artikel findest Du:
1. Beleg erstellen und Leistungen manuell hinzufügen
Klicke im Hauptmenü auf "Neu > Beleg" um das Fenster zum Erstellen eines neuen Belegs zu öffnen.
Patient auswählen (optional)
Wähle zunächst den Patienten aus, für den Du die Rechnung erstellen möchtest.
Mitarbeiter (= Aussteller des Belegs)
Sobald Du den Patienten ausgewählt hast, wird automatisch der Mitarbeiter ausgewählt, der ihm zuletzt einen Beleg ausgestellt hat. Diese Auswahl kannst Du jederzeit ändern. Als Praxis Manager kannst Du hier zB auch einen Beleg für einen selbstständigen Mitarbeiter erstellen.
Zahlungsmethode
Als Zahlungsmethode für einen Beleg stehen "Bar", "Bankomatkarte" (= EC-Karte) oder "Kreditkarte" zur Auswahl.
Absenderadresse
Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Du mehr als eine Adresse in den Geschäftseinstellungen der Praxis angegeben hast. Wähle aus der Liste die Adresse aus, die als Absender auf dem Beleg erscheinen soll.
Leistungen hinzufügen
Trage Titel, Menge, Brutto Preis und Steueranteil der Leistung ein, für die Du eine Zahlung entgegennimmst. Mit einem Klick auf "Weiteren Eintrag hinzufügen" lassen sich beliebig viele, weitere Leistungen zur Liste hinzufügen.
ℹ️ Info: Wenn Du eine Leistung das erste Mal verwendest, wird sie Dir beim nächsten Aufrufen des Leistungsfensters vorgeschlagen, sobald Du die ersten Buchstaben der Produkt- und Leistungsbeschreibung eingibst. Eine Übersicht über alle vorgeschlagenen Leistungen findest Du in den Praxiseinstellungen unter "Behandlungen & Leistungen". |
Leistungen zur Patientenakte hinzufügen
Wenn Du einen Patienten für den Beleg auswählst, wird das Häkchen bei "Neue Leistung(en) auch zur Patientenakte hinzufügen" automatisch gesetzt. Das bedeutet, dass die Leistungen des Belegs als unverrechnete Leistungen in die Leistungsübersicht der Patientenakte gespeichert werden. Von dort aus können sie dann zB auf eine Sammelrechnung hinzugefügt werden.
Entferne das Häkchen einfach, wenn Du das nicht möchtest und die Leistungen ausschließlich auf dem Beleg verwendet werden sollen.
Beleg erstellen
Klicke abschließend auf "Beleg erstellen" um den Beleg anzulegen und automatisch in einem neuen Fenster zu öffnen.
ℹ️ Info: Sollte sich der Beleg nicht automatisch öffnen findest Du Informationen zur Lösung des Problems weiter unten in diesem Artikel. |
2. Beleg aus einem Termin im Kalender erstellen
Ein Beleg lässt sich auch direkt aus einem Termin im Kalender erstellen. Klicke dazu in der Termindetail Ansicht auf "Leistungen buchen" und wähle im Menü "Beleg erstellen" aus.
Es öffnet sich das Fenster zum Erstellen eines neuen Belegs, in dem der Mitarbeiter (= Aussteller des Belegs) und der Patient auf Basis der Daten des Termins bereits vorausgefüllt sind. Mitarbeiter, Zahlungsmethode und Rechnungsadresse lassen sich gleich wie im Beispiel oben anpassen.
ℹ️ Info: Wenn die Behandlungsart des Termins bereits mit einer Leistung verknüpft ist, wird Dir diese Leistung direkt vorgeschlagen und Du musst sie nur noch bestätigen. Weitere Infos dazu findest Du im Artikel "Behandlungen mit Leistungen verknüpfen". |
Füge bei Bedarf weitere Leistungen hinzu und klicke abschließend auf "Beleg erstellen" um den Beleg anzulegen und automatisch in einem neuen Fenster zu öffnen.
3. Beleg aus Leistungen in der Patientenakte erstellen
Öffne die Akte des Patienten, für den Du einen Beleg erstellen möchtest und wechsle dort in die Leistungsübersicht. Wähle alle Leistungen aus, für die Du einen Zahlungsbeleg erstellen möchtest und klicke anschließend auf "Beleg erstellen".
Es öffnet sich das Fenster zum Erstellen eines neuen Belegs, in dem der Mitarbeiter (= Aussteller des Belegs) und der Patient bereits vorausgefüllt sind. Mitarbeiter, Zahlungsmethode und Rechnungsadresse lassen sich gleich wie im Beispiel oben anpassen.
Füge bei Bedarf weitere Leistungen hinzu und klicke abschließend auf "Beleg erstellen" um den Beleg anzulegen und automatisch in einem neuen Fenster zu öffnen.
4. Beleg aus einer bezahlten Rechnung erstellen
Wenn Du zu einer Rechnung eine Zahlung mit der Zahlungsart "Bar" (oder Bankomatkarte/EC-Karte, Kreditkarte) hinzufügst, öffnet sich ein weiteres Fenster zur Erstellung eines Zahlungsbelegs.
Die Leistungen der Rechnung sind bereits ausgefüllt. Zahlungsart und Rechnungsadresse, die auf den Zahlungsbeleg gedruckt werden, lassen sich noch anpassen. Klicke auf "Beleg erstellen" um den Beleg anzulegen und automatisch in einem neuen Fenster zu öffnen.
⚠️ Wichtig: Lies bitte den folgenden Artikel, wenn Du eine Barzahlung für eine Sammelrechnung entgegennimmst, auf der die Leistungen bereits zu einem früheren Zeitpunkt bezahlt wurden: "Zahlung zu einer Sammelrechnung mit bereits bezahlten Leistungen hinzufügen". Ansonsten kann es möglicherweise zu Doppelbuchungen in der Registrierkasse kommen. |
5. Hilfe, ein neu erstellter Beleg öffnet sich nicht automatisch
Sollte sich ein neu erstellter Beleg nicht automatisch in einem neuen Fenster öffnen, sind in Deinem Browser sehr wahrscheinlich Pop-Ups blockiert. Klicke in diesem Fall auf das Pop-Up Symbol am Ende der Adresszeile im Browser und erlaube Pop-Ups für die Domain app.appointmed.com.
Einstellungen zum Erlauben von Pop-Ups in Google Chrome
Diese Einstellung brauchst Du nur einmal zu treffen. Alle zukünftigen Belege öffnen sich dann – so wie es sein soll – in einem neuen Fenster (oder Browser Tab).
6. Testbeleg erstellen
Wenn Du Belege zu Übungszwecken anlegen möchtest, dann wähle im Fenster zum Erstellen eines neuen Belegs die Option "als Testbeleg buchen" aus.
So erkennt das System, dass es sich um einen Testbeleg handelt und berücksichtigt die Leistungen bzw. die Summe des Belegs nicht bei der Berechnung von Umsätzen.
Testbelege sind in der Liste aller Belege zusätzlich durch das Label "Testbeleg" hinter dem Namen des Patienten gekennzeichnet.