Gehen wir von folgendem Szenario aus:
Ein Patient hat mehrere Termine bei Dir, die er jeweils bar bezahlt.
Du stellst ihm dafür jedes Mal einen Zahlungsbeleg aus.
Die jeweilige Leistung wird in der Patientenakte gespeichert und scheint dort in der Leistungsübersicht als unverrechnete Leistung auf.
Am Ende möchte der Patient eine Sammelrechnung über alle Termine erhalten.
In den folgenden Abschnitten wird erklärt, wie Du Schritt für Schritt einzelne Zahlungsbelege und am Ende der gesamten Behandlung eine Sammelrechnung erstellst.
So geht's!
1️⃣ Nimm am Ende des Termins die Zahlung für die erbrachte Leistung in Bar entgegen
Es gibt mehrere Arten, einen Zahlungsbeleg zu erstellen. Beispielsweise direkt über den Termin im Kalender, indem Du in den Termindetails auf "Leistung buchen" und wähle im Menü "Beleg erstellen" aus.
Es öffnet sich das Fenster zum Erstellen eines neuen Belegs, in dem der Mitarbeiter (= Aussteller des Belegs) und der Patient auf Basis der Daten des Termins bereits vorausgefüllt sind.
ℹ️ Info: Wenn die Behandlungsart des Termins bereits mit einer Leistung verknüpft ist, wird Dir diese Leistung direkt vorgeschlagen und Du musst sie nur noch bestätigen. Weitere Infos dazu findest Du im Artikel "Behandlungen mit Leistungen verknüpfen". |
Stelle sicher, dass das Häkchen bei "Neue Leistung(en) auch zur Patientenakte hinzufügen" gesetzt ist, da die Leistungen sonst nicht beim Patienten hinterlegt werden und auch nicht für die Erstellung einer Sammelrechnung zur Verfügung stehen. Klicke abschließend auf "Beleg erstellen" um den Beleg anzulegen und automatisch in einem neuen Fenster zu öffnen.
Wiederhole diesen Vorgang am Ende jedes Termins des Patienten.
2️⃣ Erstelle eine Sammelrechnung aus den hinterlegten Leistungen in der Patientenakt
Die in Schritt 1 verrechneten Leistungen befinden sich alle in der Leistungsübersicht der Patientenakte und tragen das Datum, an dem sie hinzugefügt wurden. Sie sind nicht als "bezahlt" gekennzeichnet, da sie sich noch nicht auf einer Rechnung befinden.
Wähle alle Leistungen aus, die Du auf der Sammelrechnung zusammenfassen möchtest und klicke anschließend auf "Rechnung erstellen" um das Rechnungsfenster für weitere Einstellungen zu öffnen.
Wenn in Deiner Praxis mehrere Therapeuten arbeiten, kannst Du hier den Mitarbeiter (= Rechnungsleger) auswählen. Standardmäßig wird immer der Mitarbeiter vorausgewählt, der diesem Patienten zuletzt eine Rechnung ausgestellt hat. Diese Auswahl kannst Du jederzeit ändern. Als Praxis Manager kannst Du hier zB auch eine Rechnung für einen selbstständigen Mitarbeiter erstellen.
Klicke auf "Weiter" um den Rechnungs-Editor zu öffnen.
ℹ️ Info: Detaillierte Informationen zum Erstellen von Sammelrechnungen und dem Bearbeiten des Rechnungsentwurfs findest Du im Artikel "Sammelrechnung aus bestehenden Leistungen erstellen". |
3️⃣ Rechnung legen und Zahlung hinzufügen
Klicke im Rechnungs-Editor auf "Rechnung legen" um die Rechnung abzuschließen. Sie erhält dann eine fortlaufende Rechnungsnummer und lässt sich nicht weiter bearbeiten.
Klicke anschließend in der Rechnungsansicht auf "Zahlung hinzufügen" und füge eine Zahlung über den gesamten Betrag der Rechnung hinzu. Wähle "Bar" als Zahlungsart aus und bestätige Deine Eingabe mit einem Klick auf "Speichern".
Im letzten Schritt klickst Du im Fenster zur automatischen Erstellung eines Zahlungsbelegs für Barzahlungen auf "Keinen Beleg erstellen".
Auf diese Weise ist die Rechnung als "bezahlt" gekennzeichnet und es wurde kein erneuter Zahlungseingang in der Registrierkasse erstellt. Das ist besonders wichtig, da Du sonst doppelte Umsätze in der Registrierkasse generierst.