Oft kann es praktisch sein, mehreren Patienten gleichzeitig eine E-Mail oder SMS zu senden. Egal ob es sich dabei um eine wichtige Information für Deine Patienten (zB eine neue Adresse der Praxis nach einem Umzug) oder einen Newsletter handelt – in appointmed gibt es die richtigen Tools dafür.
ℹ️ Info: Du kannst das Senden von Massen E-Mails natürlich auch mit dem Patientenfilter kombinieren und zB nur Patienten adressieren, die einen/keinen zukünftigen Termin bei Dir haben oder offene Leistungen in der Patientenakte haben. |
In diesem Artikel findest Du:
1. E-Mail an mehrere Empfänger (Massen E-Mail) senden
Zum Versand einer Massen E-Mail oder eines Newsletters öffnest Du zunächst die Patientenliste und markierst alle Patienten, denen Du eine Nachricht schicken möchtest. Mit einem Klick auf die Checkbox, links oben in der Patientenliste markierst Du gleichzeitig alle Patienten auf dieser Seite.
⚠️ Wichtig: Wenn Du mehr als 50 Patienten in Deiner Kartei hast und die Patientenliste somit aus mehreren Seiten besteht, musst Du das Senden der Nachricht für jede Seite wiederholen. Eine Auswahl aller Patienten im System ist derzeit leider nicht möglich. |
Wähle dann im Aktionsmenü "E-Mail senden" aus. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Du nun den Betreff und den Text Deiner Nachricht an die ausgewählten Patienten eintragen kannst. Bestätige Deine Eingabe mit einem Klick auf "Absenden" und die Nachrichten werden gesendet.
Deine Patienten erhalten eine E-Mail mit Deiner Nachricht entsprechend dieser Vorlage. Zur Kontrolle findest Du die gesendeten Nachrichten auch im Notification Center.
2. SMS an mehrere Empfänger (Massen SMS) senden
Zum Versand einer Massen SMS öffnest Du zunächst die Patientenliste und markierst alle Patienten, denen Du eine Nachricht schicken möchtest. Mit einem Klick auf die Checkbox, links oben in der Patientenliste markierst Du gleichzeitig alle Patienten auf dieser Seite.
⚠️ Wichtig: Wenn Du mehr als 50 Patienten in Deiner Kartei hast und die Patientenliste somit aus mehreren Seiten besteht, musst Du das Senden der Nachricht für jede Seite wiederholen. Eine Auswahl aller Patienten im System ist derzeit leider nicht möglich. |
Wähle dann im Aktionsmenü "SMS senden" aus. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Du nun die Nachricht die ausgewählten Patienten eintragen kannst. Bestätige Deine Eingabe mit einem Klick auf "Absenden" und die Nachrichten werden gesendet.
Ein Zähler rechts unten im Eingabefeld informiert Dich immer über die Anzahl der insgesamt zu sendenden SMS. Zur Kontrolle findest Du die gesendeten Nachrichten auch im Notification Center.
Variablen für Vor- und Nachname
Trage im Textfeld die Variablen %VN% oder %NN% gefolgt von einem Leerzeichen, um diese in den gesendeten Nachrichten automatisch gegen den Vor- und Nachnamen des jeweiligen Empfängers zu ersetzen.
Im Beispiel aus dem Screenshot würden mit einem Klick auf "Senden" 4 SMS Nachrichten mit dem folgenden Text gesendet werden.
Hallo Greta, wir sind umgezogen! Ab Oktober findest Du...
Hallo Hannah, wir sind umgezogen! Ab Oktober findest Du...
Hallo Regina, wir sind umgezogen! Ab Oktober findest Du...
Hallo Jonas, wir sind umgezogen! Ab Oktober findest Du...
3. Patientendaten zur Verwendung in externen Programmen exportieren
⚠️ Wichtig: Diese Funktion steht nur einem Praxis Manager zur Verfügung. |
Wenn Du Massen E-Mails oder Newsletter nicht direkt über appointmed versenden möchtest, kannst Du die Liste aller Patienten inklusive der E-Mail Adressen auch als CSV-Datei exportieren und in externe Programme (zB Mailchimp) importieren.
Klicke auf auf "Patienten exportieren" in der Seitenleiste der Patientenliste und bestätige im nächsten Fenster den Export der Patientendaten in Form einer .csv Datei. In diesem Artikel findest Du mehr Informationen über den Inhalt der Datei.
Diese Datei kann dann zB in Microsoft Excel oder Apple Numbers geöffnet oder in Marketing Programme zum Newsletter Versand importiert werden.
ℹ️ Info: Bitte beachte, dass der Export der Daten – je nach Anzahl der Patienten – bis zu einigen Minuten dauern kann. Schließe das Browser-Fenster in dieser Zeit nicht. |