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Kunde ist nicht erschienen

Wie du eine Buchung als No-Show markierst, was danach passiert und wie du eine Ausfallrechnung stellst und nachverfolgst.

🟢 Das Wichtigste zuerst

Wenn ein Kunde nicht zum Termin erscheint, markierst du ihn in Beautinda als No-Show:

  1. Buchung anklicken

  2. „Kunde ist nicht erschienen" wählen

  3. Entscheiden, ob du eine geleistete Zahlung erstattest, teilweise erstattest oder einbehältst

Die Buchung wird gekennzeichnet und automatisch in deiner Steuerübersicht berücksichtigt.

Du willst eine Ausfallrechnung an den Kunden schicken? Siehe Abschnitt „Ausfallrechnung & Inkasso" weiter unten.

Ein Kunde ist ohne Absage nicht zum Termin erschienen? Hier erfährst du, wie du den No-Show in Beautinda meldest und wie du mit Ausfallkosten umgehen kannst.

So meldest du einen No-Show

  1. Klicke auf die relevante Buchung

  2. Suche die Option „Kunde ist nicht erschienen" und klicke darauf

  3. Du wirst gefragt, ob du bereits bezahltes Geld zurückerstatten möchtest – ganz oder teilweise. So kannst du zum Beispiel eine Ausfallgebühr einbehalten und den Rest erstatten

  4. Klicke auf den finalen Button „Kunde ist nicht erschienen"

👉 Wie die Teilerstattung bei online bezahlten Terminen genau funktioniert: Zahlungen teilweise erstatten (Teilerstattung)

Was passiert, nachdem ein No-Show gemeldet wurde?

Nachdem du einen No-Show gemeldet hast, wird die Buchung als solche gekennzeichnet und in deiner Steuerübersicht berücksichtigt.

Ausfallrechnung & Inkasso – Schritt-für-Schritt

Wenn ein Kunde ohne rechtzeitige Stornierung nicht erscheint, hast du grundsätzlich einen Anspruch auf Ausfallentschädigung – vorausgesetzt, deine AGB und Stornofristen waren bei der Buchung klar kommuniziert.

⚠️ Eine wichtige Ausnahme: der Widerruf. Hat deine Kundin die Buchung fristgerecht widerrufen, greifen deine Stornobedingungen nicht — ein wirksamer gesetzlicher Widerruf gilt unabhängig von deiner Stornofrist, und dann gibt es keine Ausfallgebühr. Prüfe das, bevor du eine Rechnung stellst.
👉 Kundin hat storniert, obwohl meine Stornofrist abgelaufen war

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Stufe 1: Erinnerung mit klarer Kommunikation

  1. Schicke dem Kunden binnen 2-3 Tagen eine freundliche, aber bestimmte Nachricht – per E-Mail oder WhatsApp

  2. Erkläre: Termin nicht wahrgenommen, nicht rechtzeitig storniert, daher entstandene Ausfallkosten

  3. Biete eine kulante Lösung an: z. B. neuer Termin mit Anzahlung, oder Ausgleich der Ausfallpauschale (in der Regel 50-100 % des Behandlungspreises, je nach AGB)

Vorlage:
​„Hallo [Name], leider haben wir dich heute nicht in unserem Salon gesehen – schade! Da der Termin nicht rechtzeitig storniert wurde, müssen wir gemäß unseren AGB eine Ausfallpauschale von [Betrag] € in Rechnung stellen. Wir würden dir aber gerne entgegenkommen: Bei Buchung eines neuen Termins innerhalb der nächsten 14 Tage verrechnen wir 50 %. Was passt dir besser?"

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Stufe 2: Formelle Ausfallrechnung

Reagiert der Kunde nicht: Erstelle eine formelle Rechnung mit:

  • Name und vollständige Anschrift des Kunden (aus der Kundenkartei)

  • Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Behandlungsdatum

  • Position „Ausfallpauschale gemäß AGB" + Betrag

  • Zahlungsfrist (typisch: 14 Tage)

  • Hinweis auf deine AGB (Link oder Verweis)

💡 Für den Einzug kannst du einen Zahllink erstellen und mitschicken — das kann die Zahlungsquote gegenüber einer reinen Überweisungsaufforderung erhöhen. 👉 Zahllinks erstellen, teilen und stornieren

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Stufe 3: Mahnung

Nach Ablauf der Zahlungsfrist:

  • 1. Mahnung: 14 Tage nach Rechnung, freundlicher Ton

  • 2. Mahnung: weitere 14 Tage später, mit Hinweis auf rechtliche Schritte und Mahngebühr (5-10 €)

  • 3. Mahnung: letzte Frist von 7 Tagen, Androhung Inkasso

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Stufe 4: Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren

Wenn auch nach der 3. Mahnung keine Zahlung erfolgt:

  • Inkasso-Büro beauftragen (z. B. EOS, Coface, regionales Inkasso) – meist erfolgsabhängige Vergütung (15-30 % der Forderung)

  • Alternative: Gerichtliches Mahnverfahren über das Mahngericht – Gebühr ab 32 €, schnellster Weg zum Vollstreckungstitel

  • Bei mehrfachen No-Shows desselben Kunden: Kunden sperren oder auf eine interne Blacklist setzen

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Realitätscheck

Inkasso bei einer Ausfallrechnung von 30-80 € lohnt sich wirtschaftlich oft nicht – die Gebühren übersteigen den möglichen Ertrag. Sinnvoller in den meisten Fällen:

  • 1-2 freundliche, aber konsequente Erinnerungen schicken

  • Bei Erfolglosigkeit: Aufwand abschreiben, Kunden auf Blacklist setzen, Anzahlung für alle zukünftigen Buchungen aktivieren

  • Erst bei hochpreisigen Behandlungen (200 €+) lohnt sich das formelle Verfahren wirklich

No-Shows vorbeugen statt nachträglich verwalten

No-Shows kosten dich Zeit und Umsatz. Beautinda bietet dir mehrere Funktionen, mit denen du sie vermeiden kannst, bevor sie passieren:

  • Anzahlung bei der Online-Buchung – kann die Verbindlichkeit deutlich erhöhen

  • Strenge Stornoregeln für hochpreisige Services

  • Barzahlung deaktivieren – nur verbindliche Zahlungsmethoden

  • Adressdaten abfragen – ermöglicht Rechnungsstellung im Falle eines No-Shows

👉 Komplette Anleitung: Absicherung vor No-Shows, kurzfristigen Absagen & Fake-Buchungen

💬 Du kommst nicht weiter? Schreibe uns im Chat – alternativ erreichst du uns unter service@beautinda.de.

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