So kannst du deinen Kunden wichtige Informationen direkt mitteilen, zum Beispiel:
„Bitte komme ungeschminkt zum Termin.“
„Bei uns ist keine EC-Kartenzahlung möglich.“
„Bei mehr als 10 Minuten Verspätung kann die Behandlung leider nicht stattfinden.“
Was sind automatische Nachrichten?
Beautinda verschickt automatisch Nachrichten an deine Kunden, zum Beispiel bei einer Terminbuchung, Terminerinnerung, Stornierung oder Feedback-Anfrage.
Mit dem Feature Automatische Nachrichten kannst du diesen Nachrichten eigene Texte hinzufügen.
Wichtig: Du schreibst die Nachrichten nicht komplett neu. Alle wichtigen Informationen wie Datum, Uhrzeit, Service, Preis sowie Links zum Verschieben oder Stornieren bleiben automatisch enthalten. Dein eigener Text wird zusätzlich eingefügt und erscheint gut sichtbar in einem eigenen Kasten mit der Überschrift „Wichtige Hinweise“.
Wo finde ich die Automatischen Nachrichten?
Du findest die Funktion hier:
Menü → Planung → Automatische Nachrichten
Das Feature ist Teil des PRO-Abos.
Für welche Nachrichten kann ich eigene Texte hinterlegen?
Du kannst für folgende E-Mails jeweils einen eigenen Text speichern:
Bestätigung, wenn ein Termin gebucht oder bestätigt wird
Bestätigung der Anfrage, wenn eine Terminanfrage eingeht
Anfrage abgelehnt
Alternativtermine, wenn du andere Termine vorschlägst
Erinnerung
Verschoben
Storniert
No-Show, wenn ein Kunde nicht erschienen ist
Feedback-Anfrage
Für E-Mails kannst du jeweils bis zu 500 Zeichen hinterlegen.
Zusätzlich kannst du eigene Zusätze für diese SMS hinterlegen:
Erinnerungs-SMS
Feedback-SMS
Der SMS-Zusatz wird am Ende der jeweiligen SMS eingefügt.
Wie funktioniert das?
Öffne eine Nachricht, schreibe deinen Text und speichere ihn.
Rechts siehst du eine Vorschau der Nachricht. Die festen Bestandteile der Nachricht sind grau mit Schloss-Symbol markiert. Dein eigener Text ist farbig hervorgehoben.
Nachrichten, bei denen bereits ein eigener Text gespeichert ist, erkennst du in der Übersicht am grünen Hinweis „Aktiv“.
Mit „Zurücksetzen“ entfernst du deinen eigenen Text wieder. Danach wird wieder die normale Standard-Nachricht ohne zusätzlichen Hinweis verschickt.
Dein gespeicherter Text gilt sofort – auch für Termine, die bereits gebucht wurden. Der Text gilt immer für den gesamten Salon und damit für das ganze Team.
Hinweise für einzelne Services hinterlegen
Manche Hinweise passen nur zu bestimmten Behandlungen, zum Beispiel:
„Bitte 24 Stunden vorher kein Peeling verwenden.“
Solche Hinweise solltest du direkt am jeweiligen Service hinterlegen:
Menü → Unternehmen → Leistungen → Service öffnen → Hinweis für Kunden
Der Hinweis für Kunden kann bis zu 200 Zeichen lang sein.
Dieser Service-Hinweis erscheint automatisch in der Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mail, aber nur dann, wenn der Kunde genau diesen Service gebucht hat.
Wichtig bei SMS: Die Länge kann Kosten beeinflussen
Eine SMS umfasst 160 Zeichen.
Die Erinnerungs-SMS enthält bereits wichtige Informationen wie deinen Salonnamen, Datum, Uhrzeit und Adresse. Dein eigener Zusatz kommt zusätzlich dazu.
Wird die SMS dadurch länger als 160 Zeichen, können pro Erinnerung zwei SMS statt einer SMS berechnet werden.
Der Editor zeigt dir beim Tippen live an:
wie viele Zeichen noch frei sind
wie lang die SMS wird
welche Kosten entstehen können
Emojis werden beim Versand automatisch entfernt.
Häufige Fragen
Warum sehe ich das Feature nicht?
Die Funktion Automatische Nachrichten ist Teil des PRO-Abos. Ohne aktives PRO-Abo siehst du die Übersicht mit Schloss-Symbolen.
Warum kommt meine Erinnerungs-SMS nicht an?
Der SMS-Zusatz wird nur verschickt, wenn SMS-Erinnerungen aktiviert sind.
Prüfe dazu:
Menü → Planung → Benachrichtigungen → SMS-Haken setzen
Wichtig: SMS-Erinnerungen benötigen ein PRO-Abo und eingerichtete Online-Zahlungen.
Ich habe einen manuellen Termin angelegt, aber der Kunde bekam keine E-Mail. Warum?
Prüfe bitte drei Punkte:
War beim Anlegen des Termins der Haken „Kunde benachrichtigen“ gesetzt?
Ist am Termin ein Kundenkontakt mit E-Mail-Adresse verknüpft?
Liegt der Termin in der Zukunft?
Für bereits vergangene Termine werden keine Nachrichten verschickt.
Der Kunde hat selbst storniert. Warum bekam er keine E-Mail mit meinem Storno-Text?
Wenn der Kunde selbst storniert, wird er nicht zusätzlich benachrichtigt, da er die Stornierung selbst ausgelöst hat.
Dein Storno-Text erscheint, wenn du selbst einen Termin absagst oder einen manuellen Termin löschst.
Warum bekam der Kunde keine No-Show-E-Mail?
Die No-Show-Nachricht wird nur verschickt, wenn bei „Kunde ist nicht erschienen“ eine Rückerstattung erfolgt ist.
Erscheint mein Service-Hinweis auch bei alten Terminen?
Ja. Der Hinweis wird beim Versand jeder E-Mail aktuell vom Service gelesen.
Wenn du den Hinweis heute ergänzt, erscheint er auch in der Erinnerung für einen Termin, der bereits vorher gebucht wurde.
Kann ich Formatierungen oder Links verwenden?
Nein. Es ist bewusst einfacher Text.
Zeilenumbrüche funktionieren. Formatierungen und Links sind nicht möglich. Das schützt die Zustellbarkeit deiner E-Mails.