Nach diesem Artikel weißt du, wie du:
deine Termine, Gruppenaktivitäten und Workshops anzeigst und filterst,
Verfügbarkeiten hinzufügst, bearbeitest oder löschst,
die Farbcodes und visuellen Hinweise im Kalender verstehst,
wiederkehrende oder geteilte Verfügbarkeiten für Lehrkräfte und Einrichtungen verwaltest.
Melde dich dazu in deinem bsport Back Office an und klicke im linken Menü auf den Tab Wochenplan.
Seitenübersicht und Hauptfunktionen
Die Wochenplan-Seite ist dein studioweiter Kalender, mit dem du Ressourcen und Aktivitäten in Echtzeit verwaltest.
Damit kannst du:
Aktivitäten und Termine anzeigen – in Tages-, Wochen- oder Monatsansicht
Verfügbarkeiten von Lehrkräften und Einrichtungen verwalten
Sehen, wer welchen Kurs wo unterrichtet
Nach Lehrkraft, Einrichtung oder Aktivität filtern
Terminüberschneidungen erkennen
Wiederkehrende Termine erstellen
Buchungen und unbezahlte Termine einsehen
Kurz gesagt: Auf der Wochenplan-Seite kannst du:
Verfügbarkeiten planen
deinen kompletten Aktivitätsplan visualisieren
deine Ressourcen kontrollieren
die Zeitplanung für Lehrkräfte und Einrichtungen optimieren
Die Wochenplan-Seite enthält mehrere Elemente, die dir die Navigation und Planung erleichtern:
Element | Beschreibung |
Datumsauswahl | Hier wählst du die anzuzeigende Woche aus. Klicke auf einen Wochentag, um ihn anzuzeigen, und nutze die Pfeile, um zwischen den Wochen zu wechseln. |
Heute-Button | Bringt dich sofort zum aktuellen Datum im Kalender zurück. |
Zoom In / Zoom Out | Nutze die Buttons + und –, um die vertikale Zoomstufe des Kalenders anzupassen. Beim Hineinzoomen siehst du mehr Details pro Stunde; beim Herauszoomen erhältst du einen Überblick über den ganzen Tag oder die Woche. |
Ansichtsmodus (Tag / Woche / Monat) | Wechsle je nach Bedarf zwischen verschiedenen Kalenderansichten. Die Wochenansicht wird am häufigsten für das operative Management genutzt. |
Gruppieren nach | Damit organisierst du den Kalender nach Lehrkraft, Einrichtung oder Aktivität. Das ist hilfreich, wenn du die Verfügbarkeit mehrerer Ressourcen nebeneinander vergleichen möchtest. |
Filter | Damit kannst du Verfügbarkeiten von Lehrkräften und Einrichtungen ein- oder ausblenden und den Fokus auf eine bestimmte Aktivität legen |
Die Farbcodes verstehen
Der Kalender nutzt verschiedene Farben und Muster, damit du Informationen auf einen Blick erkennst:
Gelbe Markierung zeigt den aktuellen Tag an:
Durchgehende Farben zeigen verfügbare Zeitfenster an, in denen Lehrkraft, Einrichtung oder Aktivität frei buchbar sind.
💡 Bitte beachte, dass Verfügbarkeiten, die nur für bestimmte Einrichtungen hinzugefügt wurden, mit einem dunklen linken Rand angezeigt werden:
💡 Bitte beachte: Die Farben für Lehrkräfte und Einrichtungen sind standardmäßig auf Grün gesetzt. So passt du sie an:
Öffne im linken Menü den Tab Termin
Wähle einen beliebigen Termin aus
Wechsle zur Kalender-Ansicht
Klicke im Filterbereich auf den Namen einer Lehrkraft oder Einrichtung
Wähle die gewünschte Farbe aus der Farbauswahl
Roter Punkt erscheint bei Aktivitäten, die gebucht, aber noch nicht bezahlt wurden.
Gestreifte Muster zeigen an, dass eine Lehrkraft oder Einrichtung wegen einer bestehenden Session oder eines Termins nicht verfügbar ist.
💡 Bitte beachte: Gestreifte Blöcke können länger als die eigentliche Aktivität erscheinen, da sie die konfigurierten Verfügbarkeitspuffer-Zeiten einschließen. Bei einem Termin mit 20-minütigem Puffer wird die Lehrkraft zum Beispiel von 20 Minuten vor bis 20 Minuten nach der geplanten Zeit als nicht verfügbar (gestreift) angezeigt.
Wenn du auf eine Aktivität klickst, öffnen sich die Details (Anzahl der Teilnehmenden und verknüpfte Ressourcen):
Eine Verfügbarkeit hinzufügen
Wofür sind Verfügbarkeiten da? Indem du Verfügbarkeiten hinzufügst, ermöglichst du es Mitgliedern, Termine in den Zeitfenstern zu buchen, die ihnen am besten passen – abhängig von der Verfügbarkeit von Lehrkraft und Einrichtung.
So fügst du eine neue Verfügbarkeit hinzu:
Klicke auf der Seite Wochenplan in das gewünschte Zeitfenster und ziehe den Cursor darüber.
Wähle Verfügbarkeit hinzufügen.
Ein Fenster öffnet sich: Wähle die Einrichtung(en) und/oder Lehrkraft/Lehrkräfte aus
Klicke auf Speichern.
Die neue Verfügbarkeit erscheint in deinem Kalender:
💡 Bitte beachte:
Verfügbarkeiten werden in 30-Minuten-Schritten erstellt (z. B. 30 Minuten, 1 Stunde, 1,5 Stunden, 2 Stunden usw.).
Es ist nicht möglich, eine Verfügbarkeit für mehrere Tage gleichzeitig hinzuzufügen. Um eine Lehrkraft jeden Tag der Woche verfügbar zu machen, erstelle für jeden Tag ein eigenes Zeitfenster.
Verfügbarkeiten können nicht direkt bearbeitet werden. Um eine bestehende Verfügbarkeit zu ändern, musst du sie entfernen und eine neue erstellen.
Du kannst wiederkehrende Verfügbarkeiten einrichten (nur wöchentliche Wiederholung).
Verfügbarkeitsdetails anzeigen
So zeigst du die Details einer Verfügbarkeit an:
Klicke in das gewünschte Zeitfenster im Wochenplan und ziehe den Cursor darüber.
Wähle dann „Verfügbarkeitsdetails“:
Im Pop-up-Fenster siehst du die Verfügbarkeitsdetails (Uhrzeit, Lehrkraft und/oder Einrichtung)
Eine Verfügbarkeit entfernen
Klicke in das gewünschte Zeitfenster im Wochenplan und ziehe den Cursor darüber
Klicke im Pop-up-Fenster auf Verfügbarkeit entfernen
Wähle aus, welche Einrichtung oder Lehrkraft entfernt werden soll
Klicke auf Speichern
Überschneidungen und Konflikte verwalten
Wenn eine Lehrkraft, ein Standort oder eine Aktivität bereits für einen anderen Kurs oder Termin gebucht ist:
Wird das Zeitfenster mit einem gestreiften Muster angezeigt.
Kannst du zu dieser Zeit keine neue Verfügbarkeit oder kein neues Event erstellen.
Diese Logik gilt für:
Einzeltermine
Gruppenaktivitäten und Workshops
Wiederkehrende Verfügbarkeiten
Verfügbarkeiten für mehrere Lehrkräfte und Einrichtungen
Du kannst eine Verfügbarkeit erstellen für:
Mehrere Lehrkräfte (wenn mehr als eine Person einen Kurs leiten kann)
Mehrere Einrichtungen (wenn die Session in jeder verfügbaren Einrichtung stattfinden kann).
Es werden nur Verfügbarkeiten angezeigt, die allen ausgewählten Kriterien entsprechen. Das bedeutet, dass jede ausgewählte Ressource zur selben Zeit frei sein muss. Ist eine Lehrkraft oder Einrichtung nicht verfügbar, wird das Zeitfenster als nicht verfügbar angezeigt.
Filter nutzen
Die Wochenplan-Ansicht enthält mehrere Filter, mit denen du dich auf die wichtigsten Informationen konzentrieren kannst:
Filter | Zweck |
Einrichtung | Verfügbarkeit von Einrichtungen ein- oder ausblenden |
Lehrkraft | Verfügbarkeit von Lehrkräften ein- oder ausblenden |
Aktivität | Filtert die Ansicht nach Aktivitätstyp (Gruppenaktivitäten & Workshop, Termine, Aufgaben/persönliche Termine) |
Nutze die Filter, um schnell eine einzelne Lehrkraft, Einrichtung oder einen Aktivitätstyp zu isolieren.
Du kannst außerdem je nach Detailgrad zwischen Tages-, Wochen- oder Monatsansicht wechseln.
Mit der Option Gruppieren nach organisierst du die Ansicht nach Einrichtung, Lehrkraft oder Aktivität. So kannst du gefilterte Lehrkräfte, Einrichtungen oder Aktivitäten nebeneinander vergleichen.
Brauchst du Hilfe?
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