Sabemos que o primeiro acesso ao sistema pode trazer muitas dúvidas, com diversas telas e informações a serem inseridas.
Pensando nisso, preparamos este material com orientações práticas para os primeiros passos no sistema, focando em como utilizá-lo de forma eficiente dentro do triângulo de compliance: Agenda, Obrigações Estruturais e Eventos. Continue com a leitura para saber mais!
➡️Consultando a Agenda Regulatória
Após efetuar o seu login no sistema, acesse o menu à esquerda da tela em ''Agenda'' > ''Todas as Atividades''.
Em seguida, configure o filtro de calendário para ''Este Ano'' e inicie o processo de verificação de quais demandas encontradas na Agenda são pertinentes para as instituições do grupo, e quais não são:
💡O que fazer com as atividades identificadas como aplicáveis?
1) Atribuir responsável: Clique no título da atividade (em texto preto) para acessar o dossiê. Em seguida, no campo 'Responsável', selecione os colaboradores que deverão realizá-la. Leia o tutorial completo aqui.
2) Verificar o prazo e a recorrência das atividades listadas: As Atividades em que a recorrência ou prazos de vencimento seja incompatível com as necessidades do grupo podem ser editadas. Por exemplo, caso uma atividade (sem prazo fixo) esteja como 'mensal', ela poderá ser alterada para 'trimestral' e vice-versa, conforme instruções detalhadas neste material.
3) Verificar todas as demandas que possuem 'Prazo Fixo': Utilize o filtro representado pelo ícone de funil para segmentar as atividades por Assunto, Categoria ou Prazo Fixo — sendo este último relacionado a atividades cuja regulamentação determina um prazo específico para cumprimento.
💡Com as atividades pertinentes já identificadas, agora é preciso definir o tratamento das que não se aplicam
Para as atividades consideradas não aplicáveis pela instituição, o sistema permite arquivá-las ou alterar seu status para “Não realizado”. Atividades arquivadas deixam de aparecer na Agenda e não geram cobranças de vencimento, mas permanecem acessíveis em uma seção específica para futuras consultas.
➡️Consultando as Obrigações Estruturais
Uma das grandes vantagens do sistema é a interface intuitiva, com telas que seguem um padrão semelhante. Por isso, ao compreender o funcionamento da Agenda, torna-se mais simples aplicar o mesmo raciocínio às Obrigações Estruturais.
O ponto de atenção está no fato de que as obrigações não possuem prazo de vencimento. Isso acontece porque elas representam a base do programa de compliance como políticas, manuais e procedimentos internos que a instituição precisa manter ativo para operar. Uma vez realizada, a obrigação não precisa ser refeita, mas sempre mantida durante a sua vigência.
Por isso, as ações a serem realizadas são:
1) Consultar e verificar todas obrigações: No menu esquerdo da tela, acesse "Obrigações Estruturais" e "Todas Obrigações". Em seguida, consulte na listagem e verifique quais delas são pertinentes para as instituições do grupo, e quais não são.
Para as obrigações que não são pertinentes, basta arquivá-las ou definir o status para 'Não realizado'.
2) Filtre as obrigações: Utilize o filtro representado pelo ícone de 'funil' para segregar as Obrigações por Assunto e Categoria. Esse filtro permite priorizar demandas que considera mais urgentes para realização.
3) Atribuir responsável: Clique no título da obrigação (em texto preto) para acessar o dossiê. Em seguida, no campo 'Responsável', selecione os colaboradores que deverão realizá-la.
➡️Organize as Naturezas de Evento
No menu esquerdo da tela, acesse o menu "Configurações" > "Naturezas de Evento" e avalie todas as naturezas disponibilizadas pelo sistema. Faça uma organização da forma que fizer mais sentido dentro da instituição da seguinte forma:
1) Definir as opções visíveis para membros e colaboradores: Utilize a coluna 'Novos Eventos' para indicar as naturezas aplicáveis ao time de compliance. Na coluna 'Canal de Compliance', defina aquelas que poderão ser acessadas pelos colaboradores para criação de reportes. Confira mais detalhes aqui.
2) Criar uma nova opção: Avalie se existe alguma natureza específica ainda não contemplada para as situações que podem ser reportadas. Se for necessário incluir uma nova, clique no botão “+” no canto superior direito da tela.
⚠️Importante: Este material oferece uma sugestão de abastecimento inicial de dados no sistema. No entanto, é fundamental acessar e alimentar todas as seções de forma abrangente para garantir o uso eficiente da ferramenta all-in-one.
💡Ficou com alguma dúvida? Nos chame pelo chat ou envie um e-mail para suporte@compliasset.com