Índice
Sección: Menú Principal > CRM
Zona Usuarios:
Zona Configuración:
Preguntas Frecuentes
Cómo crear un cliente:
Cómo editar un cliente:
Cómo eliminar un cliente:
Cómo asignar una tarjeta física o QR a un cliente:
Listado de Funcionalidades
Puedes mandar emails a los clientes
Puedes mandar chats a los clientes. Nuevo
Puedes guardar los datos personales y otros en su ficha
El cliente puede elegir su idioma preferido para ver la app y notificaciones en ese idioma. Nuevo
El sistema comprueba la validez del DNI. Nuevo
Puede haber un email distinto para facturas. Nuevo
Se pueden mandar las facturas automáticas por email al cliente. Nuevo
Con el campo Facturar a puedes pasar los pagos de los familiares al titular. Nuevo
Al cliente se le pueden asignar multi etiquetas, útil para restricciones y/o ventajas del cliente con el club
Puedes añadir tantos comentarios como quieras a la ficha de un cliente para que haga de CRM
Puedes ver el historial de reservas, cobros, ventas, facturas, bonos, cuotas y depósitos
El cliente puede tener tantas cuentas bancarías como desee para los recibos
El cliente puede tener nivel en distintos deportes (golf -> handicap, pádel -> nivel). Nuevo
Puedes contratar directamente de la ficha del cliente: cuota, bono, deposito. Nuevo
Puedes pagar facturas o ventas pendientes desde la ficha del cliente. Nuevo
Puedes abrir un TPV con su nombre desde su ficha
Se pueden exportar los clientes exportar a Excel
Se pueden importar/actualizar clientes y/o sus datos desde Excel
El cliente tiene acceso a la web y app con la información totalmente sincronizada
Puedes copiar la ficha de un cliente, útil cuando quieres copiar familiares y sus datos de contacto
Puedes añadir comentarios en la pestaña Actividad donde puedes adjuntar archivos
Puedes asociar la tarjeta de centro a un cliente para sacar bolas, pasar por tornos, etc
Puedes asociar al cliente un alias. El alias es una utilidad que te puede servir para muchas cosas. El alias aparecerá en la celda de reserva de este jugador debajo del nombre
Puedes marcar un cliente como destacado. Hará que este cliente salga al principio del listado de clientes cuando vas a hacer una reserva, etc. Nuevo
Clientes
Sección: Menú Principal > CRM > Clientes
Botones especiales
Nuevo:
Rellena la Información deseada
Selecciona en Guardar. Se habrá creado el cliente nuevo
Acciones:
Crear email.
Desde el Menú Principal > Configuración > App Market. Tienes que instalar el módulo Mailings
Desde el Menú Principal > Configuración > General > Sección Email. Tienes que configurar la cuenta de correo de tu empresa
Busca y selecciona a tu/s cliente/s usando las herramientas de búsqueda (filtros, buscador, etc.)
Selecciona en Crear email. Aparecerá un pop up de email:
Título. Escribe el asunto para tu email. Este se verá en la bandeja de entrada de tu cliente
Mensaje. Escribe el contenido de tu email. Esta sección se puede escribir en texto normal o html:
Añadiendo contenido directamente en texto plano. Recomendamos no añadir las imágenes directamente aquí, sino que se use el texto en html del siguiente punto
Añadiendo el texto en HTML. Tienes que seleccionar el símbolo <> de las opciones en la barra de herramientas de este campo.
Para crear una plantilla en formato HTML. Si no sabes crear el código html la mejor opción es utilizar un editor. En Google podéis encontrar muchos editores HTML gratuitos y, entre ellos, uno muy sencillo: https://html5-editor.net/
En la parte derecha creas el mensaje mediante un sencillo editor de texto
En la parte izquierda se irá creando automáticamente con el código HTML
Una vez terminado, copias los códigos de la parte izquierda
Y lo pegas en la Descripción del sistema de Golfmanager (no olvides seleccionar el símbolo <> para pegar los códigos en html)
Selecciona en Aceptar.
NOTA. El o los emails serán enviados automáticamente. Serás redirigido al detalle del envío para que puedas ver la ejecución de la tarea para saber si ha salido todo bien o ha ocurrido algún error.
Exportar a Excel
Importar de Excel
Ver la papelera
Edición masiva
Seleccionando un ID o al crear un Nuevo cliente
Botones especiales
Editar
Nuevo
Acciones:
Acceder como el cliente
Añadir actividad
Editar actividad
Establecer contraseña
Copiar
Eliminar
TPV
Sección General
Foto. Edita para añadir una foto al cliente. Esta foto saldrá en el plano de ocupación y en la zona de cliente
Nombre/Apellidos. En esta versión podrás separar el nombre y los apellidos
Persona física / Empresa. Selecciona una opción
Email. Es un campo único, es decir, dos clientes no pueden tener el mismo email pues esta es la manera de identificarse en la zona de cliente. En el caso de un hijo, puedes usar el campo otro email que no es único
Otro email
Teléfono
Otro teléfono
Fecha de nacimiento
Género
Empresa
Bloqueado. No puede hacer reservas por internet
Idioma
Número de socio
Tarjeta de centro. Este número de tarjeta le servirá al cliente para sacar bolas o pasar por un torno con su tarjeta de socio
Alias. Campo útil en caso de una agencia. Con este alias el usuario podrá ver la celda de la reserva con el nombre del jugador y “quien” lo ha traído. En el caso de la foto, el alias de Golf Breaks es GB. De esta manera sé que el jugador Rafa va a venir a través de Golf Breaks
Destacado. Si marcas la opción el cliente aparecerá el primero en los buscadores de clientes al reservar, TPV, etc. Esta opción puede ser útil para aquellos campos que unos pocos cliente hacen la mayoría de reservas (resorts). De esta manera no tendrás que buscarlos tecleando su nombre
Etiquetas. Estas etiquetas son muy útiles para filtrar tu base de datos, crear reglas de reserva o precios dinámicos. Se añaden etiquetas útiles para este cliente. Ej. X€ pendiente de pago
Observaciones
Tipo de factura. Para la Hacienda RD:
Factura de Consumidor final
Factura de Crédito Fiscal
Factura proforma
Factura Simplificada Rectificativa
Nota de Crédito
Sección Tag de hotel
Etiqueta de hotel
Localizador de reserva
Fecha de entrada
Fecha de salida
Sección Dirección
Calle
Calle 2
Ciudad
Región
Código Postal
País
Sección Datos de facturación
RNC.
NIF extranjero/pasaporte. Activar o desactivar este opción
Email de facturas.
Enviar facturas por email. Activar o desactivar este opción
Observaciones en factura. V3 te permite poner observaciones en factura en cada forma de pago. De esta manera, cuando un cliente por ejemplo vaya a pagar una factura por Transferencia bancaria, verá en la parte inferior de su factura estas observaciones con instrucciones y número de cuenta. El texto que escribas aquí se añadirá automáticamente a las facturas que tengan esta forma de pago programada.
Facturar a. Todas las ventas que se facturen a este cliente se generarán a este otro cliente seleccionado en este campo
Cobrar automáticamente. Activar o desactivar este opción
Forma de pago preferida. Seleccionar del desplegable una forma de pago
Exento de impuestos. Activar o desactivar este opción
Pestañas
General. Información genérica del cliente, dirección, contacto, etc
Comentarios. Aquí podrás añadir un historial de comentarios para llevar un buen seguimiento de tu cliente
Ventas. Todas las ventas creadas a este cliente. Se incluye la posibilidad pagarlas, editarlas o eliminarlas desde su ficha
Cobros.
Reservas. Todas las reservas disfrutadas por este cliente
Reservas participantes.
Niveles. Nivel de juego de este cliente en los distintos deportes (tenis, padel, golf-hcp), etc
Reservas beneficiarios.
Facturas. Todas las facturas creadas a este cliente. Se incluye la posibilidad crear, editar, eliminar y/o pagarlas desde esta pestaña
Depósitos. Cantidad de dinero en la cuenta del cliente para pagar futuras compras. Se incluye la posibilidad de añadir un nuevo depósito al cliente y el histórico de movimientos
Bonos. Saldo de los distintos bonos (monedero, unidades) de este cliente. Se incluye la posibilidad de añadir una nueva recarga al cliente y el histórico de movimientos
Contactos.
Cuotas.
Acciones.
Relaciones. Con esta funcionalidad podrás relacionar a los clientes entre ellos y decidir si son amigos o familiares. Estas relaciones le servirán al jugador para poder reservar por ellos:
Selecciona en el botón de Nueva para poder realizar una nueva petición:
Cliente. Se visualiza por defecto el nombre del Cliente que se ha seleccionado
Relación. Busca el nombre del cliente que deseas añadir en el desplegable
Tipo. Selecciona una de las opciones:
Amigo
Familiar
Estado. Por defecto aparece seleccionado Aceptada, pero hay más opciones:
Enviada
Aceptada (por defecto)
Declinada
Bloqueada
Selecciona en el botón de Guardar
NOTA. El cliente también puede realizar solicitudes de nuevas relaciones desde su perfil online.
Mailings
Sección: Menú Principal > CRM > Mailings
Botones especiales
Nuevo:
Título. Escribe el asunto para tu email. Este se verá en la bandeja de entrada de tu cliente
Texto. Escribe el contenido de tu email. Esta sección se puede escribir en texto normal o html:
Añadiendo contenido directamente en texto plano. Recomendamos no añadir las imágenes directamente aquí, sino que se use el texto en html del siguiente punto
Añadiendo el texto en HTML. Tienes que seleccionar el símbolo <> de las opciones en la barra de herramientas de este campo.
Para crear una plantilla en formato HTML. Si no sabes crear el código html la mejor opción es utilizar un editor. En Google podéis encontrar muchos editores HTML gratuitos y, entre ellos, uno muy sencillo: https://html5-editor.net/
En la parte derecha creas el mensaje mediante un sencillo editor de texto
En la parte izquierda se irá creando automáticamente con el código HTML
Una vez terminado, copias los códigos de la parte izquierda
Y lo pegas en la Descripción del sistema de Golfmanager (no olvides seleccionar el símbolo <> para pegar los códigos en html)
Selecciona en Guardar.
Al guardar, aparecerán 2 secciones nuevas:
Sección Archivos Adjuntos. Aquí podrás añadir un archivo a tu mensaje.
Sección Destinatarios. Aquí podrás añadir, quitar o visualizar el listado de destinatarios.
NOTA. El o los emails serán enviados automáticamente. Serás redirigido al detalle del envío para que puedas ver la ejecución de la tarea para saber si ha salido todo bien o ha ocurrido algún error.
Acciones:
Exportar a Excel
Importar de Excel
Ver la papelera
Edición masiva
Seleccionando un ID
Botones especiales
Editar
Nuevo
Acciones:
Iniciar
Pausar
Ver historial
Copiar
Eliminar
Zona de clientes
Sección: Menú Principal > CRM > Zona de clientes
Es la web de reservas online para los clientes
Archivos zona de clientes
Sección: Menú Principal > CRM > Archivos zona de clientes
Selecciona el botón Nuevo
Rellena los siguientes campos:
Nombre
Sección
Archivo
Selecciona el botón Guardar
Plantilla Cumpleaños
Sección: Menú Principal > CRM > Archivos zona de clientes
Aquí encontrarás una plantilla por defecto para felicitar el cumpleaños de tus clientes.
Acciones de socio
Sección: Menú Principal > CRM > Acciones de socio
Una acción es la compra de títulos de un club social por parte de un cliente. Con este módulo lo que pretendemos es tener un listado con todos los títulos e integrarlo con nuestros listado de clientes para poder tener toda la información en su ficha.
Este módulo también te permite traspasar acciones de un cliente a otro, por lo que podrás consultar el histórico de movimientos de todos tus títulos.
Botones especiales
Nuevo:
Cliente. Selecciona del desplegable a un cliente de tu base de datos
Número
Título
Serie
Al seleccionar el botón de Guardar aparece la sección de Transmisiones:
Botón de Transferir:
Vendedor. Se visualiza por defecto el cliente seleccionado
Comprador. Selecciona del desplegable a un cliente de tu base de datos
Precio
Fecha
Observaciones
Botón de Acciones:
Edición masiva
Acciones:
Exportar a Excel
Importar de Excel
Ver la papelera
Edición masiva
Registros de hotel
Sección: Menú Principal > CRM > Registros de hotel
En este listado visualizarás los registros de hotel creados por los clientes a través de la web (/register?guest=true). El sistema creará una etiqueta automáticamente según el hotel que seleccione y según la configuración hecha en la sección Etiquetas de hotel.
Hotel
Cliente
Fecha de entrada
Fecha de salida
Localizador de reserva
Etiqueta de cliente
Sección: Menú Principal > CRM > Etiqueta de Cliente
La etiqueta del cliente es uno de los conceptos clave ya que de este dependerás el acceso a ciertas tarifas, recargas, etc. También puede ser conocido como Colectivo de cliente, con la novedad de que un mismo cliente puede tener una o más etiquetas.
Estas etiquetas pueden ser:
Manuales. Se introduce la etiqueta de cliente de manera manual en la ficha del cliente. Ej. socio, liga femenina, alérgico, etc.
Automáticas. Es otro módulo el que añade de manera automática la etiqueta en la ficha del cliente. Esto es muy bueno pues la etiqueta quedará asociada a ese módulo y podrá cancelarse automáticamente. Por ejemplo, al contratarse una cuota podremos decirle al sistema que añada la etiqueta socio a la ficha del nuevo cliente. A partir de ese momento, y gracias a la etiqueta, el jugador empezará a disfrutar de ventajas de socio de manera automática (nuevos horarios, tarifas, descuentos, etc.). Cuando la cuota caduque la etiqueta, al depender de esa cuota, se eliminará de la ficha del cliente pasando a ser un cliente normal y perderá todos los privilegios por no haber renovado su cuota. Todo esto de manera automática.
Los módulos que añaden etiquetas automáticas a la ficha del cliente son:
Cuotas. Mientras la cuota esté activa, el cliente tendrá esa etiqueta. Mira la configuración de la cuota para disfrutar de esta funcionalidad.
Bonos. Mientras el cliente tenga un bono con saldo y esté vigente, el cliente tendrá esa etiqueta. Mira la configuración de los bonos para disfrutar de esta funcionalidad.
Grupos (Academia). Mientras el cliente esté inscrito a un curso activo, tendrá esa etiqueta activa en su ficha. Al crear el grupo (curso) podrás elegir la etiqueta para disfrutar de esta funcionalidad.
Sección General
Nombre. Pon el nombre para tus distintas etiquetas. Este es el nombre que aparecerá en la ficha del cliente.
Por defecto. Activa esta opción si quieres que se use esta etiqueta en los clientes que no tienen etiqueta en su perfil. Esto es muy útil para no tener que añadir una etiqueta cada vez que se cree una ficha nueva. Normalmente se marca por defecto la etiqueta Visitante.
Público
Etiquetas de hotel
Sección: Menú Principal > CRM > Etiquetas de hotel
La etiqueta del hotel restringirá al cliente de hotel al acceso a ciertas tarifas, recargas, etc. También puede ser conocido como Colectivo de cliente, con la novedad de que un mismo cliente puede tener una o más etiquetas.
Estas etiquetas pueden ser:
Manuales. Se introduce la etiqueta de cliente de manera manual en la ficha del cliente. Ej. socio, liga femenina, alérgico, etc.
Automáticas. Es otro módulo el que añade de manera automática la etiqueta en la ficha del cliente. Esto es muy bueno pues la etiqueta quedará asociada a ese módulo y podrá cancelarse automáticamente. A partir de ese momento, y gracias a la etiqueta, el jugador empezará a disfrutar de ventajas de cliente de hotel de manera automática (nuevos horarios, tarifas, descuentos, etc.). Cuando caduque la etiqueta, se eliminará de la ficha del cliente pasando a ser un cliente normal y perderá todos los privilegios. Todo esto de manera automática.
El módulo que añade etiquetas automáticas a la ficha del cliente de hotel es:
Los campos a rellenar en esta sección son:
Hotel
Tag
Campos de registro
Sección: Menú Principal > CRM > Campos de registro
Seleccionar el botón Nuevo
Seleccionar un campo de registro del desplegable
Seleccionar el botón Guardar
Cumpleaños
Sección: Menú Principal > CRM > Cumpleaños
Envío automático Habilitado: Activar o dejar desactivado
Campos del perfil
Sección: Menú Principal > CRM > Campos del perfil
Desde la web de consumer, un cliente puede ver varios campos por defecto en su perfil. Desde aquí podrás añadir más campos.
Botones especiales
Nuevo:
Campo
Acciones:
Exportar a Excel
Importar de Excel
Ver la papelera
Edición masiva
Sección de archivos
Sección: Menú Principal > CRM > Sección de archivos
Nombre
Prioridad
Imagen
Cómo crear un cliente > Desde otros plugins
Desde otros plugins tienes la posibilidad de crear nuevos clientes. Cada vez que veas un campo de seleccionar cliente podrás buscar en la base de datos existente y, debajo de ese listado, la posibilidad de crear un nuevo cliente. Al crearse estos desde otros plugins aparecerán automáticamente en tus listado de clientes.
Cómo crear un cliente > Desde la zona de cliente
Sección: Menú Principal > Configuración > Zona de clientes
Los clientes podrán, siempre que lo tengas habilitado, crearse una cuenta desde la zona de clientes. Estos perfiles también aparecerán directamente en tu base de datos. Para habilitar o deshabilitar la creación de cuentas desde la zona de clientes, activar/desactivar esta opción de Permitir registro online.
Clientes. Cómo editar un cliente > Desde el listado de clientes
Sección: Menú Principal > CRM > Clientes
Busca a tu cliente usando las herramientas de búsqueda (filtros, buscador, etc.)
Selecciona en la Referencia del cliente deseado
Selecciona en Editar
Edita la Información deseada
Selecciona en Guardar. Se habrá editado el cliente nuevo
Clientes. Cómo eliminar un cliente > Desde el listado de clientes
Sección: Menú Principal > CRM > Clientes
Busca a tu cliente usando las herramientas de búsqueda (filtros, buscador, etc.)
Puedes continuar de dos formas:
Selecciona en el Checkbox de la fila de tu cliente, selecciona en Acciones, Mover a la papelera y Confirmar
Selecciona en la Referencia del cliente deseado para entrar en su ficha y selecciona en Acciones y Mover a la papelera
NOTA. Los clientes nunca se eliminan, se traspasan a una papelera donde podrás recuperarlo en cualquier momento.
Clientes. Cómo asignar una tarjeta física o QR a un cliente. Introducción a tarjetas
Sección: Menú Principal > CRM > Clientes
Podrás asociar una tarjeta física o un QR a un cliente o socio. Con esta tarjeta o QR el socio podrá:
Sacar bolas en la máquina del campo de prácticas
Pasar por un torno de entrada/salida
Pasar por una puerta
Para operar con tarjetas necesitarás:
Tarjetas de proximidad, también conocidas como mifare
Un lector de tarjetas de proximidad
Contratar los servicios de un proveedor que conecte la máquina con Golfmanager. Ej. Simec.
Descargar el módulo del proveedor. Ej. Simec
Para operar con QR:
Contratar los servicios de un proveedor que conecte la máquina con Golfmanager. Ej. Simec
Descargar el módulo del proveedor. Ej. Simec
NOTA. Este número de tarjeta será visible en la APP del jugador por medio de un código QR. Es decir, el cliente podrá identificarse con la tarjeta de centro y/o el QR. Ambos números son lo mismo.
NOTA. Cuando instalas el módulo de un proveedor, al crear/guardar un cliente, el sistema autogenerará un número de tarjeta al cliente. Este número autogenerado podrá ser reemplazado más adelante con el número de tarjeta que escanees o cualquier número manual. Esto es así para que el sistema siempre genere un QR al cliente para la APP. De esta manera un cliente que se descargue la APP, podrá recargar su tarjeta de bolas y sacar bolas sin necesidad de interactuar con recepción u obtener una tarjeta física.
Clientes. Cómo asignar una tarjeta física o QR a un cliente. Cómo asociar una tarjeta física a un cliente
Sección: Menú Principal > CRM > Clientes
Busca y selecciona a tu/s cliente/s usando las herramientas de búsqueda (filtros, buscador, etc.)
Selecciona Editar
Selecciona en el campo Tarjeta del centro para que el cursos quede dentro de ese campo
Acerca la tarjeta física del socio al lector de tarjetas. Verás cómo se escribe el código en el campo de tarjeta de centro
Selecciona en Guardar
Clientes. Cómo asignar una tarjeta física o QR a un cliente. Cómo asociar un código QR a un cliente
Cuando tienes descargado un módulo como Simec, el sistema autogenerará una tarjeta de centro en cada ficha de cliente. Este código será mostrado en el perfil de cliente de la APP. Con este QR el jugador podrá sacar bolas o pasar por un torno. Para ello necesitarás, como ya hemos dicho, un proveedor cómo por ejemplo Simec. Por lo tanto, sólo necesitas contratar al proveedor, descargar el módulo de V3 del proveedor, y ya todo se genera automáticamente.
NOTA. Este código autogenerado por el sistema podrá ser sustituido por el club si lo desea, bien escaneando una tarjeta de proximidad o bien asignándolo manualmente.
NOTA. El QR sólo es visible online en modo móvil o App.
Importación desde excel
En la mayoría de listados, dentro del botón Acciones, encontraremos la funcionalidad de importar registros desde una hoja de Excel. Para poder llevar a cabo esta acción:
Exporta un registro de este listado a Excel para ver la estructura de este. Si no hay un registro, inventate uno que luego eliminaremos
Pega en el Excel los registros que quieres importar. Ten en cuenta que algunos registros son de tipo texto (estos no te darán problemas) y otros son lo que llamamos listados relacionados. En estos casos tendremos que meter un número. Por ejemplo, en el género de un cliente no pondremos Mujer sino que pondremos un 2. Pide ayuda al equipo de soporte si tienes problemas con algún campo
Una vez tengas el Excel guardado, vuelve al listado donde quieres importar, haz clic en Acciones -> Importar de Excel
Selecciona el Excel
Selecciona en Aceptar
NOTA. Si hubiera algún registro con errores, el sistema arrojará una ventana de error donde te permitirá echar todo el proceso para atrás o continuar sólo con la importación de los registros válidos.