Dit artikel is wellicht ook interessant:

Het voeren van evaluaties is een belangrijk onderdeel van elke HR-cyclus. Wanneer de optie in Learned is ingeschakeld, kun je als medewerker zelf evaluaties inplannen en je coach of een andere collega binnen je organisatie uitnodigen als gast voor jouw persoonlijke evaluatie.

In de basis komt het proces voor het plannen en voeren van deze evaluaties op het volgende neer:

Als medewerker kun je een evaluatie alleen voor jezelf aanmaken. Ga hiervoor naar je pagina Evaluaties - Over jou. Op deze pagina zie je al jouw evaluaties terug en krijg je de mogelijkheid om een evaluatie voor jezelf aan te maken via de knop 'Evaluatie aanmaken'.

Zodra je op de knop 'Evaluatieronde aanmaken' hebt gedrukt, doorloop je de onderstaande 4 stappen.

Wanneer je een evaluatie aanmaakt, begin je altijd met het selecteren van een evaluatie template. De Admins binnen jullie organisatie hebben deze templates opgesteld zodat je precies weet voor welk gesprek je welk template moet gebruiken. De Admin stelt bij het aanmaken van de evaluatietemplates in wie welke vragen moet beantwoorden. Hierbij heeft de Admin de volgende opties:

Bepaal rechtsboven op de pagina welke vertalingen van het template je wilt gebruiken voor de evaluaties. In het geval dat jouw coach of peer een andere voorkeurstaal heeft ingesteld, zal de coach het evaluatieformulier in gekozen voorkeurstaal te zien krijgen.

De naam voor de ronde wordt niet automatisch over genomen vanuit het geselecteerde template. Je zult hier dus zelf iets moeten invullen.

Bij het aanmaken van de evaluatie voor jezelf, zul je, afhankelijk van de opties uit het template, moeten bepalen op welke functie er zal worden geëvalueerd. Jij kunt zelf ook instellen welke coach jou van input zal voorzien. Standaard staan alle coaches voorgeselecteerd.

Daarna selecteer je de gasten die bij het fysieke gesprek, om het evaluatierapport te bespreken, aanwezig zal zijn. Dit kan (een van) jouw coach(es) zijn, maar dit zou ook een van je collega's kunnen zijn die jij bijvoorbeeld om Peer feedback hebt gevraagd. Je kunt deze gasten later nog bijwerken.

In de derde stap kunnen de instellingen omtrent de evaluatie, de notificaties en de privacy worden bepaald.

Voor het aanmaken van jouw eigen evaluatie, zie je de optie om het rapport digitaal te ondertekenen. Dit geldt voor zowel jou als jouw coach(es).

Bepaal hoeveel meldingen jij, jouw coach en peers ontvangen. Standaard worden er 3 meldingen uitgestuurd:

Standaard kunnen jij, jouw coach en de geselecteerde gasten het evaluatieverslag bekijken.

Je kunt ervoor kiezen om het rapport inzichtelijk te maken voor al jouw huidige en alle toekomstige coaches. Handig als er verschuivingen aanstaande zijn in de teamstructuur.

*De optie om alle (huidige en toekomstige) coaches inzicht te geven in jouw rapport staat standaard uitgeschakeld.

Afhankelijk van het template die je hebt geselecteerd zal jij, jouw coach(es), en eventuele peers, evaluaties gaan schrijven.

Bij deze stap bepaal je welke taak wanneer beschikbaar wordt door het instellen van een startdatum. Bepaal vervolgens wanneer de taak afgerond moet zijn door het instellen van een deadline. Dit doe je voor alle taken.

Je kunt ervoor kiezen om hierbij gebruik te maken van de automatische gegenereerde tijdlijn, op basis van de startdatum.

Aangekomen in de laatste stap, biedt Learned de mogelijkheid om nog een laatste check te doen op alles wat je in stap 1 t/m 4 hebt ingesteld alvorens je de evaluatieronde publiceert.

Druk op de 'Bewerken' knop om de instellingen bij een van de stappen aan te passen.

Wanneer alles goed ingesteld staat, kun je de evaluatie publiceren. Dit houdt in dat de evaluatie beschikbaar is voor de betrokken deelnemers, vanaf de geselecteerde startdatum. Ook de taken om evaluaties te schrijven worden uitgestuurd.

Je kunt er ook voor kiezen de evaluatie te bewaren als concept. In dat geval worden de coaches en gasten nog niet uitgenodigd en heb je nog de mogelijkheid om iets te veranderen aan de instellingen van deze evaluatie. Wanneer de evaluatie is gepubliceerd zal dit niet meer kunnen.

De eerste stap is om jouw om aan de slag te gaan met het voorbereiden van je eigen evaluatie. Je ontvangt hiervoor een notificatie en er ontstaat een taak op het Homescherm.

Wanneer je op de taak klikt kom je in een invulweergave van het evaluatieformulier, welke kan bestaan uit verschillende soorten vragen. Zo zijn er vragen waarbij je een score moet geven, voor bijvoorbeeld een evaluatie op de skills of KPI's vanuit jouw functieprofiel of op de kernwaarden van het bedrijf. Ook kunnen er open vragen in het formulier zitten, of vragen om doelen te plannen.

Beantwoord alle vragen in het formulier en onderbouw jouw scores waar dit wordt uitgevraagd.

Invullen KPI evaluatie vragen

Aan jouw functieprofiel zitten mogelijk een aantal vooraf bepaalde KPI's gekoppeld, de verwachte resultaten die iemand met jouw functie zou moeten kunnen behalen.

Per KPI vanuit jouw functie wordt er automatisch een vraag gegenereerd met een vooraf bepaalde waarderingsschaal, bijvoorbeeld 1: 'Nooit' t/m 5: 'Altijd'.

Er wordt gevraagd om te evalueren op of, en hoe vaak je deze resultaten hebt. Vul de score in en onderbouw waar nodig/mogelijk.

Invullen skill evaluatie vragen

Aan jouw functieprofiel zitten naast KPI's waarschijnlijk een aantal vooraf bepaalde skills gekoppeld, de vaardigheden die een medewerker met jouw functie over zou moeten beschikken.

Deze skills zijn uitgeschreven op concrete gedragsvoorbeelden. De gedragsvoorbeelden, passend bij jouw functie en niveau, zullen worden ingeladen om op te evalueren aan de hand van een vooraf ingestelde schaal. Bijvoorbeeld 1: 'Nooit' t/m 5: 'Altijd'.

Geef de juiste score in en onderbouw deze waar nodig/mogelijk.

Evalueer doelen vragen

Ook staan er mogelijk een aantal vragen aan het template toegevoegd waarin jou wordt gevraagd te evalueren op de doelen waar je de afgelopen tijd aan hebt gewerkt.

Hiervoor maak je gebruik van de sidebar in Learned. In de sidebar worden namelijk alle doelen weergegeven waar jij onderdeel van uit maakt. Dit kunnen dus jouw persoonlijke doelen zijn, maar ook eventuele teamdoelstellingen waar je aan bij hebt gedragen.

Plan doelen vraag

Mogelijk dat er ook een vraag aan het formulier is toegevoegd om na te denken over jouw persoonlijke doelen.

Je ziet in dit lijstje eventueel eerder opgestelde doelen terugkomen, en je kunt ervoor kiezen om nieuwe doelen aan toe te voegen. Klik hiervoor op nieuwe aanmaken.

Hier kan je direct een doel opstellen aan de hand van 2 stappen. Alle aangemaakte doelen zullen terug te vinden zijn in de doelen module van Learned.

Afronden van jouw voorbereiding

Wanneer je klaar bent, zie je in het eindscherm de mogelijkheid om de input van jouw zelfevaluatie te delen. Wanneer je kiest voor deel input, zal jouw input worden gedeeld in het evaluatieverslag en kunnen jouw coaches, eventuele gasten en Admins jouw input zien.

Indien de Admin vragen waarvoor collega input is vereist aan het thema heeft toegevoegd (360° feedback), is het de bedoeling dat je minimaal 1 collega om input vraagt.

Hiervoor zijn al je collega's te selecteren, zoek deze op aan de hand van de zoekbalk.

Bij het uitvragen van input aan collega's kun je onderaan de uitnodiging de vragen bekijken die aan de andere partij worden gesteld.

Ook kun je een externe partner/klant/opdrachtgever om feedback te vragen:

Je vindt de gevraagde collega's terug onder de sectie 'Input van anderen' waar je hier mogelijk nog wijzigingen in aan zou kunnen brengen. Je kunt collega's niet meer verwijderen wanneer zij eenmaal zijn begonnen met het schrijven van input.

Je kunt altijd naar de evaluatiemodule - Over jou gaan om jouw evaluatieverslagen terug te vinden.

Je kunt hier jouw evaluatie openen en vanuit daar aan de slag met de voorbereiding. Zo kun je hier zelf een datum plannen om het verslag te bespreken en eventueel de gasten van de evaluatie updaten onder de evaluatiedetails in de linker zijbalk.

In het verslag komt zowel je eigen voorbereiding als de input van je peers/coaches te staan. Doorloop de vragen vanuit de secties in het verslag, onderbouw waar nodig en zoom in op bijzonderheden.

Je kunt jouw gasten uitnodigen om dit verslag te bespreken door het gesprek in te plannen. Tijdens dit gesprek heb je de mogelijkheid om eventuele aantekeningen te maken of actiepunten (Next steps) te bepalen.

De samenvatting vind je terug onderaan in het verslag of in de linker zijbalk. Je kunt deze pop-up middels drag & drop verplaatsen naar wens. Daarnaast worden alle aantekeningen automatisch opgeslagen.

Op dezelfde plek vind je de mogelijkheid om next steps aan te maken en toe te wijzen aan jezelf of een van de gasten. Deze zijn uiteraard terug te vinden en af te vinken op de next steps pagina in Learned.

Indien je deze optie bij het aanmaken aan de evaluatie hebt toegevoegd, zal je als medewerker samen met de uitgenodigde gasten het ingevulde evaluatieverslag digitaal ondertekenen.

De gasten zullen als eerst het rapport moeten ondertekenen en daarna wordt de taak voor jou als medewerker actief. Dit doen zij onderaan in het rapport of rechtsboven in de taakbalk.

Afhankelijk van de instellingen van jullie bedrijfsomgeving, wordt er mogelijk een gemiddelde score weergegeven onder aan jouw persoonlijke evaluatie rapport. Hierin is de gemiddelde score van jouw coach leidend. Natuurlijk zie je ook het gemiddelde van als jouw scores daaronder weergegeven.

Klik op 'Scores per thema' om te bekijken hoe deze gemiddelde score is opgebouwd. Zo kan de weging per thema bijvoorbeeld verschillen. Ook kan je jouw scores per thema vergelijken met wat jouw coach heeft ingevuld, of eventueel jouw collega's.

Klik op het pijltje voor een thema om alle vragen te bekijken waaruit de score is opgebouwd.