De werkwijze voor ontwikkelgesprekken

Binnen Learned kunnen medewerkers en coaches zowel informele 1:1 gesprekken als meer formele ontwikkelgesprekken voeren. De ontwikkelgesprekken gaan altijd gepaard met het invullen van een gespreksformulier. Deze gespreksformulieren worden opgesteld door de Admins en vervolgens door de Admins of coaches gedeeld met de medewerker. Het gespreksformulier kan voor de volgende doeleinden gebruikt worden:

Het voeren van een doelstellingen / plangesprek.
Het voeren van een functionerings / beoordelingsgesprek.
Het voeren van evaluatiegesprekken tijdens een traineeship.
Het uitwisselen van 360° feedback op skills

Waar vind ik het ontwikkelgesprek?

Mocht er een ontwikkelgesprek worden aangemaakt dan krijgt de medewerker hier een notificatie van. De taken voor de ontwikkelgesprekken zijn terug te vinden op het Homescherm. Verder zijn alle ontwikkelgesprekken te vinden op de pagina Ontwikkeling - Gesprekken onder de tab 'Over jou'.

Hoe is het ontwikkelgesprek opgebouwd?

Een ontwikkelgesprek kan uit de volgende onderdelen bestaan:

Input uitvragen bij Peers: Indien er met 360° feedback gewerkt wordt is het de bedoeling dat je andere collega's en/of externe partijen vraagt om jou van een input te voorzien.
Bereid je gesprek voor: Vul je eigen gespreksformulier in. Je bespreekt de uitkomsten van dit formulier samen met je coach.
Peer/Coach input: Geef als collega of als coach input aan je collega's/teamleden.
Bekijk je gespreksverslag: In het deel 'Rapport' kun je zien hoe je het formulier hebt ingevuld en wat anderen voor jou hebben ingevuld.
Plan een gesprek om het rapport te bespreken: De coach is verantwoordelijk voor het plannen van een datum om het rapport te bespreken. Jij als medewerker hebt samen met deze coach(es) de mogelijkheid om gespreksnotities bij te houden en bijlagen te uploaden.
Digitaal ondertekenen: Indien de Admin deze optie aan het ontwikkelgesprek heeft toegevoegd moet je als medewerker samen met je coach(es) het ingevulde gespreksverslag digitaal ondertekenen.

Het uitvragen van input en invullen van gespreksformulieren

Input uitvragen

Indien de Admin in het gesprekstemplate de optie 'Peer evaluaties' heeft aangezet is het de bedoeling dat je minimaal 1 collega om input vraagt. Al je collega's zijn in de dropdown te selecteren. Je kunt het e-mailveld gebruiken om een externe partner/klant om feedback te vragen. Bij het uitvragen van input kun je alvast een voorbeeldweergave bekijken van de vragen die aan de andere partij worden gesteld.

Indien de optie 'Coach evaluaties' is aangezet worden je coaches automatisch om input te leveren. Hier hoeft je dus niks voor te doen.

Je eigen gesprek voorbereiden

Vervolgens ga je aan de slag met het invullen van je eigen gespreksformulier. Dit formulier kan bestaan uit meerdere secties waarin verschillende soorten vragen aan bod komen. Er zijn vragen waarbij je een score moet toekennen, maar er kunnen ook enkel open vragen in het formulier zitten. Je doorloopt alle vragen en wanneer je klaar bent om het formulier te delen met je coach klik je op de knop rechtsboven in het scherm op 'Opslaan en afsluiten'. Je kunt er ook voor kiezen om je formulier tussentijds op te slaan als concept en op een later moment het formulier te delen.

Indien de Learned module voor 'Real-time feedback' is geactiveerd zie je bij het invullen van het formulier rechts in beeld een icoon waarmee je een kolom kunt uitklappen met daarin alle gegeven en ontvangen feedback berichten binnen een bepaalde periode. Deze inzichten kun je gebruiken bij het voorbereiden van je gesprek.

Let op: Het kan ook voorkomen dat je wordt gevraagd om nieuwe zakelijke doelen en/of leerdoelen op te stellen. Het idee is dat je 1 of meerdere doelen formuleert voor een bepaalde doelen cyclus. Oftewel, je wordt gevraagd om in een bepaalde periode aan bepaalde doelen te werken. Hiervoor kun je volledig nieuwe doelen aanmaken, of bestaande doelen importeren naar de benodigde doelen cyclus. Alle aangemaakte doelen zijn vervolgens te vinden op de pagina 'Doelen'.

Peer / Coach input

Wanneer je als collega (peer) of als coach iemand anders van input moet voorzien klik je op de bijbehorende taak op je Homescherm, of in het ontwikkelgesprek. Vervolgens opent het formulier van die persoon met daarbij een bericht met een verzoek of instructie. Dit formulier werkt verder hetzelfde als het invullen van je eigen gespreksverslag.

Het bespreken en ondertekenen van het gespreksverslag

In de takenlijst in het ontwikkelgesprek vind je ook een taak voor de coach(es) voor het plannen van een datum om het gespreksverslag te bespreken. Indien je de agendakoppeling hebt geactiveerd komt deze afspraak ook direct in Google/Outlook te staan.

In het rapport komt zowel je eigen voorbereiding als de input van je peers/coaches te staan. Rechts in beeld heb je de mogelijkheid om next steps voor jezelf of jouw coach aan te maken en gespreksnotities bij te houden. Je kunt gedeelde notities en privé notities bijhouden. Daarnaast kun je bijlagen uploaden.

Indien de Admin deze optie aan het ontwikkelgesprek heeft toegevoegd moet je als medewerker samen met je coach(es) het ingevulde gespreksverslag digitaal ondertekenen. Hier staan taken voor in het ontwikkelgesprek en het is ook mogelijk om dit vanuit het gespreksverslag te doen. De coach moet het rapport eerst ondertekenen en daarna wordt de taak voor jou als medewerker actief. Afhankelijk van de instellingen door de Admin moet je tekenen voor gezien, tekenen voor akkoord, of enkel ondertekenen.

Let op: nadat je het gespreksverslag hebt ondertekend worden alle taken geblokkeerd en kun je niks meer wijzigen.