1- Création de l'événement
Pour une nouvelle édition d'un événement existant :
Dupliquez l'événement précédent ;
Renseignez ensuite les informations pour votre nouvelle édition.
Pour un nouvel événement :
Vous pouvez créer un événement de zéro via le bouton rouge Ajouter un événement.
⚠️ Toutefois, on recommande vivement, dans la mesure du possible, de dupliquer un événement existant pour récupérer un maximum de paramétrage.
Identifiez l'événement qui a le plus de chose en commun avec votre nouvel événement ;
Dupliquez l'événement (cf procédure en vidéo ci-dessus).
2- Configuration de l'événement
Vous devez ensuite renseigner TOUTES les sections du menu à gauche :
Voici l'ordre dans lequel il est recommandé de procéder :
En priorité :
Infos de facturation : ces infos seront nécessaires pour renseigner votre catalogue.
Catalogue : pour pouvoir construire votre formulaire il faudra que les produits soient renseignés dans le catalogue. S'il y a des prix complexes à mettre en place, il est d'autant plus important d'anticiper cette étape.
Voir cet article : Comment ajouter un produit dans le formulaireConfigurateur : c'est là que vous allez concevoir votre formulaire
Voir cet article sur la structure du formulaire : Quelles sont les différentes parties du formulaireInfos exposants : mettez ici toutes les informations que vous souhaitez récupérer concernant vos exposants. Voir cet article sur les informations génériques.
Stands : c'est nous qui nous gérons cette partie pour le moment, ils suffit juste de nous indiquer les conditions d'affichage des stands que vous avez ajouté à votre catalogue.
Options et équipement : renseignez ici toutes les options et prestations que vous souhaitez vendre à vos exposants.
Consultez-nous pour les affichages conditionnels avancés et les prix complexes.
En parallèle :
Informations générales
Config. admin : bien indiquer la date de début de l'événement.
Fichiers communs (optionnel, peut venir plus tard) Comment afficher des fichiers communs
Encart personnalisé (optionnel, peut venir plus tard) Comment configurer l'encart
Contrat
CGV : pour vos CGV multilingue, mettez les deux versions à la suite sur le même pdf.
CGU : indiquez bien vos CGU et l'adresse de votre DPO si vous souhaitez réutiliser vos données pour faire de l'emailing marketing.
Après le recettage :
Traductions : il est recommandé d'attendre d'avoir la version la plus aboutie de votre formulaire avant de passer à l'étape des traductions pour ne pas en oublier.
3- Activation de l'événement
Une fois que vous avez terminé la configuration de votre événement, nous procédons à son activation pour que vous puissiez accéder au formulaire et faire les tests pour le recettage.
Nous nous occupons également d'activer le module de facturation automatique pour vous permettre d'émettre des factures.
4- Recettage du formulaire
Cette phase est cruciale. Il est impératif que vous testiez chaque option de votre formulaire afin de ne pas lancer votre événement avec des erreurs d'affichage et des erreurs de prix.
Il faut donc créer des dossiers tests et tester toutes les configurations possibles. Nous pourrons faire un reset de la base avant la mise en production.
À la suite de ce recettage, vous nous fournissez les modifications que vous n'êtes pas en mesure d'effectuer. Nous faisons les correction et lançons un second recettage pour la validation de ces modifications.
5- Mise en place du plan d'implantation (optionnel)
Cela peut se faire après la mise en production si vous ne faites pas de vente sur plan.
Voici la procédure :
5- Mise en production de l'événement
Une fois que les recettages sont terminés et que vous êtes certains que le formulaire est conforme à vos attentes, vous pouvez enfin effectuer la demande de mise en production (soit via le bouton, soit directement au près de votre chargé de projet).
⚠️ Ne pas créer de dossier réels avant la mise en production si vous souhaitez que nous fassions un reset de votre base. Si des dossiers réels sont présents nous ne pourrons pas lancer le reset.
--> 🎉 Les réservations peuvent débuter :)
Pour récapituler, vous êtes autonomes sur tout sauf :
l'ajout de stands dans le formulaire,
les prix complexes,
les conditions d'affichage avancées.
Une fois que tout est configuré, nous activons la facturation auto et mettons votre événement en production.