2 menus permettent de suivre les formations du personnel :
Le menu Suivi des formations par stagiaire :
Les formations du personnel s’affichent en fonction de l’entité de rattachement de l’employeur (porteur de la formation) sélectionnée
Chaque entité correspond à un employeur et affiche l’ensemble des formations qui lui sont rattachées
L'interface de Suivi des formations par mutation :
Les formations du personnel s’affichent en fonction des entités dans lesquelles les stagiaires sont mutés
Chaque entité sélectionnée, correspondant à une mutation active d’un stagiaire, affiche toutes les formations suivies par ce stagiaire, rattachées à l’ensemble des entités de votre PREVISOFT (sans doublons)
Liste des fonctionnalités présentées dans ce guide
Accéder à l'interface de suivi des formations par stagiaire
L'interface de suivi des formations par stagiaire est accessible en cliquant successivement sur les boutons :
Menu principal
Modules
Formation
Suivi des formations par stagiaire
Les administrateurs paramètrent l'accès des utilisateurs à ces fonctionnalités dans le menu Profils de groupes d'utilisateurs (ou Groupes d'utilisateurs), dans le bloc Droits sur les entités :
Module Formation
Suivi des formations par stagiaire
Accéder à la session d'une formation d'un stagiaire à mettre à jour
Dans le menu Suivi des formations par stagiaire, sélectionnez des entités pour afficher la liste des sessions de formation des stagiaires
Sélectionnez la session de formation d'un stagiaire que vous voulez gérer : une fenêtre s'ouvre à droite pour afficher les informations de la session de formation pour ce stagiaire
Cliquez sur le bouton vert Editer en haut à droite
Vous entrez dans la fenêtre Editer le suivi des formations
Nota : vous pouvez également accéder à la session de formation d'un stagiaire en cliquant sur le lien bleu hypertexte Lien vers Detail dans menu "Suivi par stagiaire" du stagiaire dans la fenêtre Editer une session de formation ou dans la fenêtre d'affichage des informations de la session dans le menu Gestion des sessions de formation
Mettre à jour la session d'une formation d'un stagiaire
Vous entrez dans la fenêtre Editer le suivi des formations
L'employeur
Les informations de l'employeur (porteur de la formation) s'affichent, non modifiables, renseignées dans le menu Gestion des sessions de formation :
Entité déclarante
Entité de rattachement
Formation de la session
Les informations de la formation s'affichent, renseignées dans le menu Gestion des sessions de formation :
Stagiaire - Prénom
Stagiaire - Nom
Formation
Numéro de session de formation
Code formation
Statut en cours
Catégorie
Sous-catégorie
Début de la formation
Fin de la formation
Les informations ne sont pas modifiables, à l'exception de Fin de la formation
Formateur
Les informations sur le formateur (organisme de formation ou formateur interne) s'affichent, renseignées dans le menu Gestion des sessions de formation
Validation de la formation du stagiaire
IMPORTANT : Dans le menu Gestion des sessions de formation, le statut de la session de formation doit être Réalisée pour valider une formation
Choisissez l'une des 2 possibilités :
Formation non validée :
> Choix par défaut> Renseignez obligatoirement le motif de la non validation à partir de la liste auto-administrée
> Renseigner éventuellement un Commentaire sur la validité de la formation
Formation validée :
> Modifiez éventuellement la Date de fin de validité de la formationpréremplie automatiquement
> Renseignez éventuellement un Commentaire sur la validité de la formation, qui s'affichera dans le passeport professionnel
IMPORTANT : une session de formation doit être validée pour s'afficher dans le menu de suivi des autorisations / habilitations
Coût de la formation
Le Coût de la formation pour le stagiaire est renseigné dans le menu Gestion des sessions de formation :
Coût de la formation interne par stagiaire
Coût de la formation externe par stagiaire
Cliquez sur le bouton vert Ajouter un coût annexe de formation pour préciser les dépenses et recettes affectées à cette session de formation pour ce stagiaire :
Affectation du montant : modifiable (liste auto-administrée) pour préciser le poste concerné (frais de transport / restauration / hébergement, aide OPCO, ...)
Montant : renseigner une valeur
Sélectionner Dépense ou Recette (pour obtenir un coût positif ou négatif)
Commentaire : modifiable
Cliquez sur le bouton gris Sauvegarder pour enregistrer cette nouvelle ligne
Le champ Coût total de la formation pour le stagiaire additionne le Coût de la formation pour le stagiaire et tous les coûts annexes
Suivi médical pour la formation
Si :
Vous disposez du module AT/MP dans votre licence PREVISOFT, et donc du menu Gestion des visites médicales
ET
La formation concernée est assujettie à un contrôle médical spécifique dans le menu Formations de la Liste des Ressources
Alors s'affiche le récapitulatif des :
Visites médicales en cours de validité pour cette formation
Visites médicales manquantes pour cette formation
Détail de l'attestation
Renseignez les informations affichées dans l’attestation de formation :
Sélectionnez le signataire de l’attestation
Renseignez le lieu de l’émission de l’attestation (Fait à)
Renseignez la date de l’émission de l’attestation (Le)
Vous pouvez ensuite Générer le PDF d'une attestation de formation
Blocs "Evaluation à chaud", "Evaluation à froid" et "Historique des évaluations"
Ces blocs permettent d’évaluer la session de formation à chaud et à froid, avec les systèmes d’évaluation définis dans la fiche de la formation dans la liste des RESSOURCES
L'historique des évaluations à froid vous permet d'évaluer cette formation à moyen et à long terme
Enregistrez les modifications avec le bouton Sauvegarder en haut à droite
Renouvellement automatique des formations (recyclage)
Le renouvellement automatique des formations pour un employé (recyclage) est effectué dans le menu Suivi de la formation du personnel lorsque les conditions suivantes sont remplies :
La formation concernée est définie avec une limite de validité dans le menu Formations de la liste des ressources
La formation est renouvelée en utilisant la même formation
La formation renouvelée a le statut de Formation validée
Nota : il n'est pas nécessaire de créer une session individuelle pour chaque stagiaire pour distinguer les formations, car les conditions énoncées ci-dessus s'appliquent dans la fenêtre de suivi des formations par stagiaire, qui gère de la même manière les sessions de un ou de plusieurs stagiaires
Une formation renouvelée (recyclée) apparaît avec la Date de fin de validité de la formation affichée en gris dans le tableau de pilotage (comme l'explique la partie du guide ci-dessous Couleurs de la date de fin de validité de la formation dans le tableau de pilotage)
Renouveler rapidement une ou plusieurs formations (recyclage des formations)
Le bouton Recyclage de la table de pilotage permet de renouveler (recycler) rapidement une sélection de formations (ajout d'une ou plusieurs formations de même type)
Pour afficher le bouton Recyclage :
Cochez la case à gauche des formations à renouveler (recycler) dans le tableau de pilotage
La sélection doit concerner la même formation !!
Cliquez sur le bouton gris Recyclage
Sélectionnez obligatoirement dans l'arbre des entités :
une entité déclarante
OU
une entité de rattachement enfant d'une entité déclarante
Renseignez éventuellement les champs de la nouvelle session qui sera créée avec la même formation :
Numéro de session de formation
Numéro de session de formation
Début de la formation
Fin de la formation
Commentaire sur la session de formation
Cliquez sur le bouton vert Renouveler (recycler) pour ajouter ces nouvelles formations dans votre organisation
(ou cliquez sur le bouton gris Annuler pour revenir au tableau de pilotage)
Retrouvez ces nouvelles formations dans votre tableau de pilotage avec les éventuelles couleurs expliquées dans la partie du guide ci-dessous : Couleurs de la date de fin de validité de la formation dans le tableau de pilotage
Couleurs de la date de fin de validité de la formation dans le tableau de pilotage
Les couleurs associées aux dates de fin de validité des formations et recyclages sont gérées à l'acte, en plus du recalcul automatique effectué chaque nuit
Formations en cours / actives
La colonne Date de fin de validité de la formation affiche les couleurs suivantes :
Pour rappel, concernant la signification des couleurs de la colonne Date de fin de validité de la formation :
Verte -> Jaune -> Orange :
La date de fin de validité de la formation est de plus en plus proche (en fonction de votre paramétrage de la formation dans la liste des Ressources)
Rouge :
La date de fin de validité de la formation est dépassée
Formations archivées / inactives
Les formations archivées / inactives ne sont plus considérées dans le circuit pour le calcul des couleurs et des statuts
La colonne Date de fin de validité de la formation affiche :
Pour une formation avec recyclage :
Le texte : "Date de fin de validité - Archivée"
Dans la couleur : Gris
Pour une formation sans recyclage :
Le texte : "Archivée"
Dans la couleur : Gris
Générer le PDF d'une attestation de formation
Après avoir complété les renseignements de l'attestation dans le bloc Détail de l'attestation du formulaire, vous pouvez générer le PDF d'une attestation de une ou plusieurs formations dans le tableau de pilotage :
Cliquez sur la case à gauche des sessions de formation par stagiaire concernées
Cliquez sur le bouton bleu 3 points en haut à droite
Cliquez sur le bouton Visualiser les attestations de formation
Traitement par lot du suivi de formation par stagiaire
Recherchez et sélectionnez dans votre tableau de pilotage les suivis de formation par stagiaire de votre choix
Le bouton Traitement par lot permet de mettre à jour une sélection de suivis de formation de votre table.
Cliquez sur le bouton Traitement par lot de la sélection de suivis de formation :
Si vous choisissez Formation non validée :
Cochez la case Modifier le motif de non validation pour sélectionner un motif dans la liste auto-administrée qui s'affiche alors
Cochez la case Modifier le commentaire de validité de la formation pour renseigner un commentaire dans la zone de saisie qui s'affiche alors
Si vous choisissez Formation validée :
Cochez la case Modifier le commentaire de validité de la formation pour renseigner un commentaire dans la zone de saisie qui s'affiche alors
Cochez la case Modifier le signataire de l'attestation pour sélectionner un employé dans la liste du personnel de Ressources qui s'affiche alors
Cochez la case Modifier le lieu de l'attestation pour renseigner un lieu dans la zone de saisie qui s'affiche alors
Cochez la case Modifier la date de l'attestation pour modifier éventuellement la date préremplie qui s'affiche alors
Cliquez sur :
> le bouton vert Traiter les éléments sélectionnés pour mettre à jour ces informations dans les suivis de formation sélectionnés
> le bouton gris Annuler pour revenir à la table
IMPORTANT : un message d'erreur s'affiche si toutes les sessions de formation sélectionnées n'ont pas le statut "Réalisée"
Guides associés :