Zeeg Workspaces ermöglichen es Agenturen und Dienstleistern, separate, vollständig unabhängige Umgebungen für jeden Kunden innerhalb eines einzigen Accounts zu erstellen. Jeder Workspace funktioniert als vollständige Zeeg-Organisation mit eigenen CRM-Daten, Kalenderintegrationen, Abrechnung und Einstellungen – ideal für Agenturen, die mehrere Kunden komplett getrennt voneinander verwalten und dabei professionelle Grenzen sowie Account-Übergabemöglichkeiten wahren möchten.
Die Erstellung von Workspaces ist in allen Zeeg-Tarifen verfügbar. Du kannst so viele Workspaces erstellen, wie du benötigst, wobei jeder Workspace mit einem eigenen individuellen Abonnement läuft. Beispielsweise könntest du einen Workspace im Business-Tarif für einen Kunden haben, der erweiterte Funktionen benötigt, und einen anderen im Professional-Tarif für einen Kunden mit einfacheren Anforderungen.
Workspace-Rollen verstehen
Bevor du Kunden Workspaces einrichtest, ist es wichtig, die verschiedenen Berechtigungsebenen zu verstehen:
Workspace-Besitzer: Hat die vollständige Kontrolle über den Workspace, einschließlich Abrechnung, Benutzerverwaltung und der Möglichkeit, den Workspace zu löschen. Wenn du einen Workspace für einen Kunden erstellst, bist du zunächst der Besitzer und überträgst dann den Besitz an ihn.
Administrator: Kann alle Organisationseinstellungen, Benutzer und Daten verwalten, hat aber keinen Zugriff auf die Abrechnung und kann den Workspace nicht löschen. Dies ist die ideale Rolle für Agentur-Account-Manager, die vollen Zugriff zur Konfiguration von Client-Workspaces benötigen.
Benutzer: Kann Terminseiten nutzen, auf CRM-Daten zugreifen und die eigenen Kalenderverbindungen verwalten, kann aber keine Einstellungen auf Workspace-Ebene ändern. Standardrolle für Teammitglieder des Kunden.
Extern: Begrenzte Zugriffsrolle für externe Mitarbeiter, die an bestimmten Terminseiten teilnehmen oder begrenzte CRM-Daten einsehen müssen, ohne vollständigen Workspace-Zugriff zu haben. Perfekt für Freelancer, Partner oder temporäre Teammitglieder, die nicht alle Workspace-Daten sehen sollten.
Beispiele für Rollenzuweisungen im Team eines Kunden
Marketing-Agentur-Kunde:
Marketing Director: Administrator
Account Manager: Benutzer
Freiberufliche Designer für spezifische Projekte: Extern
Beratungsunternehmen-Kunde:
Operations Manager: Administrator
Senior Consultants: Benutzer
Partner-Consultants von anderen Firmen: Extern
Immobilienagentur-Kunde:
Büroleiter: Administrator
Immobilienmakler: Benutzer
Unabhängige Hypothekenmakler: Extern
Weitere Informationen zur Verwaltung von Benutzern und Berechtigungen findest du unter Benutzer zu deiner Organisation hinzufügen.
Schritt für Schritt: So erstellst du einen Kunden Workspace
1. Klicke in deinem Zeeg-Dashboard oben links auf deinen Account-Namen und wähle + Workspace erstellen aus dem Dropdown-Menü.
2. Gib einen Workspace-Namen ein.Verwende den Firmennamen deines Kunden zur leichten Identifizierung und füge die E-Mail-Adressen aller Agentur-Teammitglieder hinzu, die Zugriff zur Konfiguration dieses Workspaces haben sollen.
3. Klicke auf Erstellen und du wirst sofort zum neuen Workspace weitergeleitet.
Den Workspace für deinen Kunden konfigurieren
Jetzt richtest du den Workspace genau so ein, wie dein Kunde ihn benötigt. Hier ist die empfohlene Konfigurationsreihenfolge:
1. Vervollständige die Grundeinrichtung
a. Klicke oben links auf deinen Workspace-Namen und navigiere zu "Organisationseinstellungen".
b. Klicke dann auf Allgemein unter Workspace.
Kalenderverbindungen sind an individuelle Benutzerkonten geknüpft, nicht an den Workspace selbst. Das bedeutet, dass der neue Besitzer nach der Übergabe seine eigene Kalenderverbindung einrichten muss:
Zu Kalenderverbindungen im Dashboard navigieren
Kalenderanbieter auswählen (Google Calendar, Microsoft Exchange oder Apple Calendar)
Mit den eigenen Zugangsdaten authentifizieren
Festlegen, welche Kalender auf Konflikte geprüft und wo neue Termine eingetragen werden sollen
Jedes Teammitglied, das Meetings im Workspace hosten wird, muss seinen Kalender ebenfalls individuell verbinden.
2. Verfügbarkeiten einrichten
a. Klicke im richtigen Workspace auf Verfügbarkeit.
b. Öffne das Benutzer-Dropdown (standardmäßig steht dort „Meine Verfügbarkeit").
c. Wähle den Benutzer aus, dessen Verfügbarkeit du konfigurieren möchtest, und bearbeite die Zeiten.
d. Klicke auf Speichern.
Obwohl du während der Workspace-Einrichtung Verfügbarkeiten für Benutzer festlegen kannst, ist es generell besser, jeden Benutzer seine eigene Verfügbarkeit konfigurieren zu lassen, sobald er dem Workspace beigetreten ist. Die von dir konfigurierte Verfügbarkeit dient als Ausgangsvorlage. Wenn dein Kunde den Besitz übernimmt und seine Teammitglieder beitreten, sollte jeder Benutzer:
Zu Verfügbarkeit in seinem Dashboard navigieren
Die Arbeitszeiten überprüfen und an seinen tatsächlichen Zeitplan anpassen
Bei Bedarf mehrere Verfügbarkeitszeitpläne erstellen (z.B. "Bürozeiten", "Nach Feierabend", "Workshop-Tage")
Seine personalisierte Verfügbarkeit speichern
3. Erstelle Terminseiten
a. Navigiere in der linken Seitenleiste zu Terminseiten.
b. Klicke auf + Neu erstellen.
c. Konfiguriere Meeting-Typ, Dauer, Ort und Beschreibung.
d. Passe Farbe und Slug (URL) der Scheduling-Seite an.
e. Richte bei Bedarf Meeting-Limits, Pufferzeiten und erweiterte Einstellungen ein. [
4. Richte die CRM-Struktur ein
Wenn dein Kunde CRM-Funktionen benötigt:
1. Erstelle benutzerdefinierte Objekte, die für sein Geschäft relevant sind (Deals, Projekte, Immobilien usw.)
2. Füge benutzerdefinierte Attribute zu Personen, Unternehmen und benutzerdefinierte Objekte hinzu
3. Konfiguriere Beziehungen zwischen Objekten
4. Richte Datenerfassungsformulare für Buchungsseiten ein
5. Konfiguriere Integrationen
Richte alle Integrationen ein, die dein Kunde benötigen wird:
So greifst du auf Integrationen zu:
Navigiere zu Organisationseinstellungen
Klicke auf Integrationen unter Verbindungen in der linken Seitenleiste
Durchsuche verfügbare Integrationen und folge den Anweisungen für die, die dein Kunde benötigt
Häufige zu konfigurierende Integrationen:
Zapier-Workflows für Automatisierung
Videokonferenz-Tools (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams)
Zahlungsanbieter (falls zutreffend)
Andere Business-Tools von Drittanbietern
Schritt-für-Schritt-Anleitungen für spezifische Integrationen findest du in unseren speziellen Integrationsartikeln wie Zapier-Integration, Videokonferenz-Setup und anderen Integrationsleitfäden in unserem Help Center.
Den Workspace testen
Bevor dein Kunde den Workspace nutzt, teste die Einrichtung gründlich:
Testtermine buchen: Nutze die Terminseiten, um Testmeetings zu buchen und zu überprüfen, ob der Ablauf korrekt funktioniert. Wenn die Kalenderintegration noch nicht abgeschlossen wurde, erhältst du E-Mail-Bestätigungen anstelle von Kalenderereignissen.
Automatisierungen testen: Löse alle Workflows oder Automatisierungen aus, die du konfiguriert hast, um sicherzustellen, dass sie wie erwartet funktionieren.
Benachrichtigungen überprüfen: Stelle sicher, dass Bestätigungs-E-Mails, Erinnerungen und Stornierungsbenachrichtigungen korrekt versendet werden.
CRM-Daten überprüfen: Wenn du benutzerdefinierte Objekte und Attribute eingerichtet hast, erstelle Testdatensätze, um sicherzustellen, dass alles wie gewünscht funktioniert.
Integrationen testen: Überprüfe, ob Zapier Zaps und andere Integrationen ordnungsgemäß funktionieren.
Die Kalendersynchronisierung kann erst vollständig getestet werden, sobald dein Kunde seinen eigenen Kalender als Workspace-Besitzer verbunden hat. Bis dahin kannst du den Buchungsablauf und E-Mail-Benachrichtigungen überprüfen, aber nicht die tatsächliche Kalenderereigniserstellung.
Workspace-Inhaberschaft an deinen Kunden übertragen
Nach der Übertragung des Besitzes wird dein Kunde für die Abrechnung des Workspaces verantwortlich und hat die volle Kontrolle über alle Einstellungen. Du kannst im Workspace als Administrator verbleiben, um bei Bedarf fortlaufende Unterstützung zu bieten.
1. Navigiere im Workspace des Kunden zu Organisationseinstellungen > Benutzer und klicke auf Nutzer einladen.
2. Gib die E-Mail-Adresse deines Kunden ein und klicke auf Einladen.
3. Sobald dein Kunde die Einladung angenommen hat, hat er Zugriff auf den Workspace.
4. Gehe zu Organisationseinstellungen > Benutzer.
5. Finde deinen Kunden in der Benutzerliste und ändere seine Rolle über das Dropdown-Menü auf Besitzer.
6. Finde deinen Kunden in der Benutzerliste. Navigiere zu seiner aktuellen Rolle und ändere sie dann über das Dropdown-Menü zu Besitzer.
Leite deinen Kunden nach der Übergabe durch die Kalendereinrichtung. Falls das Kundenteam mehrere Personen hat, die Meetings hosten sollen, muss jede Person ihren eigenen Kalender verbinden:
Jedes Teammitglied meldet sich mit dem eigenen Zeeg-Account im Workspace an.
Navigiere zu Kalenderverbindungen in den persönlichen Einstellungen.
Den individuellen Kalender verbinden – genauso wie der Besitzer.
FAQ
Kann ich mehrere KundenWorkspaces von einem Account aus verwalten?
Ja, du kannst so viele Workspaces wie nötig von deinem einzelnen Zeeg-Account aus erstellen und verwalten. Wechsle einfach zwischen Workspaces über das Workspace-Dropdown oben links.
Was passiert mit meinem Zugriff nach der Übertragung des Besitzes?
Nach der Übertragung des Besitzes verbleibst du im Workspace mit der Rolle, die dir der neue Besitzer zuweist (typischerweise Administrator). Du kannst Einstellungen verwalten und Support leisten, hast aber keinen Zugriff auf die Abrechnung und kannst den Workspace nicht löschen. Der neue Besitzer kann dich auch vollständig aus dem Workspace entfernen, wenn er möchte.
Kann ich den Besitz zurück auf mich übertragen?
Der aktuelle Workspace-Besitzer kann den Besitz auf jeden Benutzer im Workspace übertragen, auch zurück auf dich, falls nötig. Dies sollte jedoch mit deinem Kunden abgestimmt werden, da er den Zugriff auf Besitzer-Ebene verlieren wird.
Muss ich separate Zeeg-Accounts für jeden Kunden Workspace erstellen?
Nein, du verwendest deinen einzelnen Zeeg-Account, um auf alle Client-Workspaces zuzugreifen und sie zu verwalten. Jeder Workspace ist eine separate Umgebung, aber du greifst auf alle über deinen einen Account zu.
Was ist, wenn mein Kunde noch kein Zeeg-Konto hat?
Bevor du den Besitz überträgst, lass deinen Kunden ein kostenloses Zeeg-Konto mit seiner geschäftlichen E-Mail-Adresse erstellen. Lade ihn dann zum Workspace ein und übertrage den Besitz.
Kann ich mehrere Teammitglieder für meinen Kunden einrichten, bevor ich den Besitz übertrage?
Ja, du kannst alle Teammitglieder deines Kunden zum Workspace einladen, bevor du den Besitz überträgst. Weise basierend auf ihren Verantwortlichkeiten passende Rollen zu (Administrator, Benutzer oder Extern). Allerdings muss jede Person nach dem Beitritt weiterhin ihren eigenen Kalender verbinden.
Was passiert mit dem Abonnementplan des Workspaces nach der Besitzübertragung?
Das Workspace-Abonnement ist mit dem Workspace selbst verknüpft, nicht mit dem Besitzer. Wenn du den Besitz überträgst, bleiben Abonnementplan und Abrechnung gleich – der neue Besitzer übernimmt einfach die Verantwortung für die Abrechnung. Er kann das Abonnement nach Bedarf upgraden, downgraden oder kündigen.