Zeegs Funktionen wie Terminseiten, Team-Koordination, Lead-Routing, Round-Robin-Zuweisung, automatisierte Erinnerungen und das integrierte CRM lassen sich im Recruiting-Prozess hervorragend kombinieren. Dieser Artikel zeigt dir, wie du Zeeg für den gesamten Interview-Prozess einrichtest – von der ersten Kontaktaufnahme bis zum abschließenden Panel-Interview.
Grundlegende Terminplanung ist in allen Plänen enthalten. Erweiterte Funktionen wie Round-Robin-Verteilung, Routing Formulare, Workflows und CRM-Automatisierung erfordern einen Business- oder Scale-Plan.
Schritt 1: Terminseiten für Interviews einrichten
Erstelle für jede Phase deines Einstellungsprozesses eine eigene Terminseite. So landen Kandidaten immer genau dort, wo sie hingehören.
Eine Terminseite für jede Interview-Phase anlegen
Gehe zu deinem Zeeg-Dashboard unter Terminseiten und klicke auf + Neu erstellen.
Vergib einen aussagekräftigen Namen für die jeweilige Phase, z. B. Erstes Kennenlernen, Technisches Interview oder Abschlussgespräch mit dem Team.
Lege die passende Dauer für diese Phase fest (z. B. 30 Min. für Erstgespräche, 60 Min. für technische Interviews).
Wähle einen Ort: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams oder eine physische Adresse für Vor-Ort-Gespräche.
Klicke auf Speichern.
Empfohlene Terminseiten für einen typischen Hiring-Funnel
Interview-Phase | Empfohlene Dauer | Event-Typ |
Erstes Kennenlernen | 20–30 Min. | One-on-One (Recruiter) |
Fachliches Interview | 45–60 Min. | One-on-One oder Round-Robin |
Gespräch mit der Führungskraft | 45–60 Min. | One-on-One |
Panel-/Abschlussgespräch | 60–90 Min. | Kollektiv oder Flexi |
💡 Tipp: Welcher Event-Typ passt zu dir?
One-on-One-Events — die richtige Wahl, wenn ein einzelnes Teammitglied (z. B. ein Recruiter oder eine Führungskraft) das Gespräch alleine führt.
Kollektiv Events — geeignet, wenn eine feste Gruppe von Interviewern (z. B. zwei Teamleitungen) gleichzeitig anwesend sein muss. Zeeg zeigt Kandidaten nur Zeitfenster an, in denen alle verfügbar sind.
Round-Robin-Events — ideal, wenn beliebige Teammitglieder aus einem Pool das Gespräch übernehmen können. Zeeg weist automatisch die nächste verfügbare Person zu und verteilt die Gespräche gleichmäßig im Team.
Flexi Events — am besten geeignet, wenn die Zusammensetzung der Interviewer flexibel ist – zum Beispiel wenn ein Recruiter immer dabei sein muss, aber die verfügbare Teamleitung variiert.
Group Events — im Recruiting seltener genutzt, aber praktisch für Gruppenauswahlverfahren oder Onboarding-Calls mit mehreren Kandidaten gleichzeitig.
Die verschiedenen Event-Typen sind je nach Plan verfügbar: One-on-One ist im Starter-Plan enthalten. Gruppen-, Kollektiv- und Flexi-Events sind ab dem Professional-Plan verfügbar. Round-Robin-Events erfordern den Business-Plan.
Schritt 2: Team-Terminplanung einrichten
Für Teams mit mehreren Interviewern bietet Zeeg zwei Koordinationsmodi, die die Abstimmung automatisch übernehmen.
Round-Robin — Gespräche gleichmäßig verteilen
Nutze Round-Robin, wenn beliebige Teammitglieder ein Interview führen können. Zeeg weist automatisch die nächste verfügbare Person zu und hält die Arbeitsbelastung auch bei 200+ Nutzern ausgewogen.
Gehe zu Organisationseinstellungen → Teams und erstelle oder öffne ein Team.
Füge alle in Frage kommenden Interviewer zum Team hinzu.
Weise dieses Team beim Erstellen oder Bearbeiten einer Round-Robin-Terminseite zu.
Zeeg prüft den Kalender jeder Person und bietet nur Zeitfenster an, in denen sie tatsächlich verfügbar ist.
Kollektiv — Panel-Interviews koordinieren
Nutze Kollektiv Events, wenn Kandidaten mehrere Interviewer gleichzeitig treffen sollen. Zeeg findet automatisch Zeitfenster, in denen alle Beteiligten verfügbar sind.
Erstelle eine neue Terminseite und wähle den Typ Kollektivtermin.
Füge alle erforderlichen Panelmitglieder hinzu.
Zeeg zeigt Kandidaten nur Zeitfenster an, in denen das gesamte Panel frei ist.
Schritt 3: Kandidaten mit Routing Formularen zur richtigen Terminseite leiten
Anstatt alle Kandidaten auf dieselbe Terminseite zu schicken, kannst du mit einem Routing Formular vorab Informationen sammeln und jeden automatisch zur passendsten Terminseite weiterleiten.
Routing Formulare erfordern den Business-Plan oder höher.
So erstellst du ein Routing Formular für Kandidaten
Gehe zu Routing Formulare in deinem Zeeg-Dashboard und klicke auf + Neu erstellen
Vergib einen internen Namen, z. B. Kandidaten-Ersterfassung.
Füge relevante Fragen für deinen Einstellungsprozess hinzu, zum Beispiel:
Für welche Stelle bewirbst du dich? (Dropdown)
Wie viele Jahre Berufserfahrung bringst du mit? (Dropdown: 0–1, 2–4, 5+)
Bevorzugtes Interview-Format? (Remote / Vor Ort)
Gehe zu Routen und richte die Weiterleitungslogik ein, zum Beispiel:
Wenn „Stelle" = „Vertrieb" → Weiterleitung zu Vertrieb-Erstgespräch
Wenn „Stelle" = „Entwicklung" → Weiterleitung zu Technisches Interview
Lege eine Fallback-Route für alle nicht übereinstimmenden Antworten fest.
Klicke auf Speichern und teile den Formular-Link auf deiner Karriereseite oder Jobbörsen.
Mehr dazu findest du in unserem Artikel über Routing Formulare.
Schritt 4: Kandidateninformationen beim Buchen erfassen
Du kannst jeder Terminseite individuelle Fragen hinzufügen, damit Interviewer schon vor dem Gespräch hilfreichen Kontext haben.
Empfohlene Felder für deine Interview-Terminseiten
LinkedIn-Profil-URL
Link zum Lebenslauf oder Portfolio
Aktueller Wohnort oder Zeitzone
Kündigungsfrist / frühestmöglicher Starttermin
Themen, die der Kandidat besprechen möchte
Um eigene Fragen hinzuzufügen, öffne die Terminseite im Bearbeitungsmodus, navigiere zum Abschnitt Buchungsformular und füge die gewünschten Felder hinzu.
Schritt 5: Automatische Erinnerungen und Follow-ups einrichten
Kandidaten, die nicht zum Interview erscheinen, kosten wertvolle Zeit. Und nach einem Gespräch entscheidet eine zeitnahe Nachricht oft darüber, ob jemand im Prozess bleibt oder ein Angebot der Konkurrenz annimmt. Zeeg's Workflow-Automatisierung kümmert sich um beides: Sie hält Kandidaten vor dem Gespräch auf dem Laufenden und sorgt dafür, dass nach dem Interview nichts verloren geht.
Erinnerungen — No-Shows reduzieren
Eine Erinnerung 24 Stunden vorher und eine weitere eine Stunde vor dem Interview reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass Kandidaten nicht erscheinen, deutlich. Du kannst die Erinnerungsnachricht individuell anpassen und zum Beispiel Vorbereitungstipps, den Video-Call-Link oder eine Wegbeschreibung für Vor-Ort-Termine ergänzen.
Follow-ups — den nächsten Schritt nicht verpassen
Nach einem Interview sparen automatisierte Follow-ups deinem Team das manuelle Nachfassen. Je nach Prozess kannst du Follow-up-Nachrichten nutzen, um:
Kandidaten für ihre Zeit zu danken und die nächsten Schritte zu kommunizieren
sie um das Ausfüllen eines kurzen Formulars oder einer Aufgabe zu bitten
den Link zur Buchung des nächsten Interview-Schritts zu teilen
eine Entscheidung mitzuteilen
Gerade bei hohen Interview-Volumina ist das besonders wertvoll — so bleibt jeder Kandidat im Pipeline-Fluss, ohne dass dein Team jeden Fall einzeln verfolgen muss.
Workflow-Automatisierung erfordert den Professional-Plan oder höher.
Schritt 6: Kandidaten im CRM verfolgen
Jedes Mal, wenn jemand über Zeeg ein Interview bucht, werden die Kontaktdaten automatisch im CRM erfasst. Darauf aufbauend kannst du deine gesamte Recruiting-Pipeline abbilden.
Was automatisch erfasst wird
Name und E-Mail-Adresse
Telefonnummer (sofern im Buchungsformular abgefragt)
Unternehmenszugehörigkeit (wird anhand der E-Mail-Domain erkannt)
Datum, Uhrzeit und Art des Interviews
Alle Antworten aus dem Buchungsformular
Ein eigenes Objekt für die Kandidatenverfolgung erstellen
Für eine strukturierte Recruiting-Pipeline kannst du im CRM ein Custom Object anlegen – zum Beispiel ein Objekt namens Kandidatur oder Bewerbung. Ein möglicher Aufbau:
Attribut | Typ | Zweck |
Bewerberstelle | Dropdown | Verfolgen, für welche Position sich jemand bewirbt |
Bewerbungsphase | Status | Erstgespräch → Fachinterview → Abschluss → Angebot → Eingestellt / Abgelehnt |
Interview-Bewertung | Bewertung (1–5) | Feedback der Interviewer festhalten |
Frühestmöglicher Start | Datum | Verfügbarkeit und Onboarding-Planung im Blick behalten |
Lebenslauf / Portfolio | URL | Schneller Zugriff auf Bewerbungsunterlagen |
Zuständiger Recruiter | Nutzer | Verantwortlichkeit im Team festhalten |
Grundlegende CRM-Funktionen sind ab dem Professional-Plan verfügbar. Custom Objects erfordern den Business-Plan oder höher.
Schritt 7: Buchungslinks mit Kandidaten teilen
Sobald deine Terminseiten eingerichtet sind, kannst du die Links überall dort teilen, wo Kandidaten mit deinem Einstellungsprozess in Berührung kommen.
Jobbörsen (LinkedIn, Indeed, StepStone) — teile den Link zum Routing Formular, damit sich Kandidaten selbst zur passenden Terminseite weiterleiten
Direkte Ansprache — füge den passenden Buchungslink in Outreach-E-Mails ein
ATS-E-Mails — verlinke die Terminseite für den nächsten Schritt direkt in Weiterleitungs-E-Mails
Den Buchungslink oder Einbettungscode findest du, indem du eine Terminseite im Dashboard öffnest und auf Teilen klickst.
Best Practices
Puffer zwischen Interviews einplanen. Plane nach jedem Zeitfenster 10–15 Minuten ein, damit Interviewer ihre Notizen festhalten können, bevor das nächste Gespräch beginnt.
Tägliche Interview-Slots begrenzen. Nutze die Buchungslimits, um die Anzahl der Interviews pro Tag zu deckeln und Ermüdungserscheinungen im Team vorzubeugen.
Zeitzonen-Erkennung für Remote-Rollen aktivieren. Wenn du Kandidaten aus verschiedenen Regionen interviewst, stelle sicher, dass die automatische Zeitzonen-Erkennung in den Einstellungen deiner Terminseite aktiviert ist. Zeeg zeigt verfügbare Zeitfenster dann automatisch in der lokalen Zeitzone des jeweiligen Kandidaten an – und vermeidet so Missverständnisse.
Zeitzone für Vor-Ort-Rollen fixieren. Wenn die Stelle eine physische Anwesenheit erfordert, fixiere stattdessen die Zeitzone auf deiner Terminseite. So sehen alle Kandidaten die Verfügbarkeit in der Ortszeit des Büros – unabhängig davon, von wo sie buchen.
Einmal-Links für sensible Stellen nutzen. Bei vertraulichen oder leitenden Positionen kannst du Einmal-Links generieren, damit nur der jeweilige Kandidat buchen kann.
Routing Formulare regelmäßig überprüfen. Wenn sich dein Team oder die offenen Stellen ändern, aktualisiere die Weiterleitungslogik, damit Kandidaten immer zur richtigen Terminseite gelangen.
Häufig gestellte Fragen
Können Kandidaten ihre Interviews selbst verschieben?
Ja. Nach der Buchung erhalten Kandidaten eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link zum Verschieben des Termins. Sie können selbstständig einen neuen Zeitpunkt wählen, ohne dein Team kontaktieren zu müssen.
Was passiert, wenn sich der Kalender eines Interviewers nach einer Buchung ändert?
Zeeg synchronisiert sich in Echtzeit mit verbundenen Kalendern. Sollte nach einer Buchung ein Konflikt entstehen, musst du das Interview manuell in der Meetings-Ansicht verschieben und den Kandidaten benachrichtigen.
Kann ich Interview-Terminseiten vor meiner öffentlichen Zeeg-Seite verbergen?
Ja. In den Erweiterten Einstellungen jeder Terminseite kannst du die Option Diese Terminseite von deiner Zeeg-Seite verbergen aktivieren. Die Seite ist dann nur über den direkten Link erreichbar, den du gezielt mit Kandidaten teilst.
Kann ich Interviews gezielt bestimmten Personen zuweisen, statt Round-Robin zu nutzen?
Ja. Erstelle einfach eine eigene Terminseite für jeden Interviewer und teile den entsprechenden Link direkt mit dem Kandidaten. Round-Robin empfiehlt sich dann, wenn das Gespräch von beliebigen Teammitgliedern geführt werden kann.
Werden Kandidatendaten DSGVO-konform gespeichert?
Ja. Alle Daten in Zeeg werden ausschließlich auf Servern in Deutschland (Deutsche Telekom Cloud) gespeichert und vollständig DSGVO-konform verarbeitet. Weitere Details findest du im Artikel zur DSGVO-Konformität.
Kann ich Zeeg mit meinem ATS verbinden?
Zeeg lässt sich über Zapier mit externen Tools verbinden – darunter auch viele gängige ATS-Plattformen. Die Zapier-Integration ist ab dem Business-Plan verfügbar. Weitere Informationen findest du im Artikel zur Zapier-Integration.