Vous n’avez pas pu assister au webinaire ou vous désirez un récapitulatif de celui-ci ? Ne cherchez pas plus loin ! Visionnez l’enregistrement avec des horodatages vidéo ci-dessous ou déroulez au bas de la page pour un Q&R complet.

💙 En plus! Téléchargez la liste des tâches pour vous aider dans votre préparation.

  • Agenda et aperçu de la liste des tâches (0:57)

  • Planifier d'abord! (3:24)

  • Vérifier vos coordonnées, l'accès aux admins et vos préférences de courriel (5:30)

  • Configurez vos formulaires (7:59)

  • Les étiquettes aident vos clients à filtrer pour des items dans la boutique (10:53)

  • Lier vos formulaires aux activités (12:39)

  • Admissibilité pour les relevés 24 (13:15)

  • Quels filtres sont disponibles dans la boutique (14:24)

  • Créer vos compétences (15:10)

  • Attribution massive des compétences (16:50)

  • Comment lier une compétence requise à une activité (20:00)

  • Les options de préinscription (lien secret, code d'accès, etc.) (22:30)

  • Consulter le rapport sur les activités de la programmation (28:30)

  • Comment donner la priorité à ceux qui ont déjà participé au programme de l'année passée ? (30:55)

  • Comment activer les formulaires par activité ? (32:13)

  • Est-il possible d'obtenir un nouveau lien secret pour une activité ou un programme ? (32:51)

  • Est-ce que plusieurs administrateurs peuvent recevoir des notifications ? (33:56)

  • Configurer une liste d'attente (35:45)

  • Surveiller une liste d'attente, la disponibilité et les statuts (39:20)

  • Contacter les clients sur une liste d'attente (43:10)

  • Exporter les listes d'attentes (43:53)

  • Comment un administrateur ajoute-t-il un client aux listes d'attente (44:46)

  • Est-ce que je peux modifier une liste d'attente n'importe quand? (46:31)

  • Peut-on mettre un nombre total de personnes sur une liste d'attente ? (48:40)

  • Pour quelle raison un seul courriel est-il envoyé à la fois lorsque plusieurs places sont disponibles ?

  • Un aperçu du courriel envoyer aux participants sur une liste d'attente (50:50)

  • Pourquoi les administrateurs ne peuvent-ils pas contourner les restrictions lors de l'ajout d'une personne sur une liste d'attente ? (51:36)

  • Échanger une activité avec une autre avec le remplacement (53:25)

  • Rapports sur les participants inscrits et les listes de présences (55:55)

  • Rapports sur les versements et le statut des paiements (59:23)

  • Envoi massif de courriels (1:03:26)

  • Comment importer un programme d'une année à l'autre (1:04:19)

  • Lors de l'envoi d'un courriel par SmartRec, peut-on joindre plus d'une pièce jointe ? (1:07:00)

  • Puis-je spécifier les activités lors de l'importation d'un programme ? (1:07:34)

  • Consultez notre base de connaissances, notre équipe de support et Amilia University (1:08:15)

Foire aux questions

  1. Comment dupliquer un programme d’une année sur l’autre ?

  2. Les clients peuvent-ils se désinscrire eux-mêmes ?

  3. Comment accéder aux politiques d’annulation dans SmartRec ?

  4. Pouvons-nous minimiser les frais associés à l’annulation et à la réinscription des clients ?

  5. Est-ce possible de remplacer une inscription et d’y inscrire un autre enfant ?

  6. Les clients peuvent-ils remplir les questions ignorées sur un formulaire, en dehors de la boutique en ligne ?

  7. L’utilisation du crédit du compte peut-elle être limitée à certaines activités ou affiliations ?

  8. Si j’envoie un seul lien secret, les clients peuvent-ils bénéficier de rabais multi/combo ?

  9. Qui dois-je contacter si j’ai des questions sur l’API ?

  10. Les participants sont-ils notifiés des activités à venir ?

  11. Est-ce qu'il existe des notifications pour les paiements échoués et les confirmations d'achats ?

  12. Le module Personnel suit-il les heures travaillées et envoie-t-il des notifications d’horaire ?

  13. Un participant peut-il être retiré de la liste d’attente ?

  14. Que se passe-t-il lorsque votre temps est écoulé sur la liste d’attente ?

  15. Est-ce que des notifications de liste d’attente sont envoyées aux participants si leur temps est écoulé ou a été sauté ?

  16. La liste d’attente est-elle accessible même en dehors de la période d’inscription ?

  17. Ma liste d’attente ne semble pas à jour. Est-ce normal ?

Comment dupliquer un programme d’une année sur l’autre ?

À partir du sous-onglet Activités > Modifier, choisissez votre programmation actuelle et appuyez sur Opérations > Importer un programme pour sélectionner celui que vous souhaitez importer. N’oubliez pas de mettre à jour les paramètres particuliers des activités (au besoin) et de sauvegarder. Cliquez ici pour en savoir plus sur les programmes.

Les clients peuvent-ils se désinscrire eux-mêmes ?

Les clients peuvent se désinscrire des activités éligibles en utilisant l’application Amilia. Gardez à l’esprit que cela n’est possible que si votre organisation a configuré des politiques d’annulation.

Comment accéder aux politiques d’annulation dans SmartRec ?

Vous pouvez télécharger gratuitement les politiques d’annulation dans l’onglet des Applis.

Pouvons-nous minimiser les frais associés à l’annulation et à la réinscription des clients ?

Notre outil de remplacement permet d’éviter de nouveaux frais de service lors de l’annulation et de la réinscription à certaines activités ou affiliations. Cliquez ici pour en savoir plus.

Est-ce possible de remplacer une inscription et d’y inscrire un autre enfant ?

Non. Dans ce cas, vous devez annuler l’inscription et laisser le crédit au compte sans rembourser pour ensuite utiliser le crédit pour le nouvel achat.

Les clients peuvent-ils remplir les questions ignorées sur un formulaire, en dehors de la boutique en ligne ?

Il est normal qu’un administrateur inscrive un participant (dans la boutique) et saute des questions sur le formulaire d’inscription. Dans l’onglet Membres de leur compte personnel, les clients peuvent défiler et modifier leurs réponses sur un formulaire d’inscription. Les informations sont mises à jour pour l’organisation.

L’utilisation du crédit du compte peut-elle être limitée à certaines activités ou affiliations ?

Pas en ce moment. S’il y a un crédit sur le compte, il pourra être utilisé pour tout achat dans la boutique.

Si j’envoie un seul lien secret, les clients peuvent-ils bénéficier de rabais multi/combo ?

Des liens secrets peuvent être envoyés pour les programmes et les activités. Les rabais sont appliqués comme d’habitude, même si certains programmes ou activités sont cachés. Les rabais multi et combos sont appliqués si tous les achats admissibles sont effectués dans la même transaction.

Un client peut utiliser plusieurs liens secrets en même temps. Tant que les achats admissibles sont effectués en même temps, les rabais s’appliqueront comme prévu.

Qui dois-je contacter si j’ai des questions sur l’API ?

Veuillez envoyer vos questions à api@amilia.com pour parler avec un expert.

Les participants sont-ils notifiés des activités à venir ?

Les clients ne sont pas notifiés, mais il existe d’autres moyens de les informer !

  • Lors de la modification d’une activité, faites défiler jusqu’à la section Horaire et Ressources et activez l’option pour envoyer une invitation de calendrier par courriel aux participants. Après s’être inscrits à une activité, les clients recevront une invitation comprenant la date de début de l’activité.

  • Les clients peuvent consulter leur horaire à partir de l’onglet Accueil de leur compte personnel.

Est-ce qu'il existe des notifications pour les paiements échoués et les confirmations d'achats ?

Vous pouvez ajouter des courriels pour recevoir ces notifications en activant le module des Notifications à partir du sous-onglet des Applis.

Le module Personnel suit-il les heures travaillées et envoie-t-il des notifications d’horaire ?

Le module Personnel vous permet de créer et assigner des membres du personnel à vos événements.

  • Le personnel peut télécharger ses disponibilités et consulter ses horaires dans l’application Amilia.

  • Le personnel peut être notifié de la première inscription à un événement.

  • Exportez les données qui incluent le taux de rémunération et le nombre total d’heures travaillées par occurrence d’activité.

Cliquez ici pour en savoir plus sur la gestion du personnel dans SmartRec.

Un participant peut-il être retiré de la liste d’attente ?

Il est impossible de retirer un participant pour le moment, mais nous prévoyons des améliorations sur la liste d’attente, alors restez à l’affût ! En attendant, vous pouvez sauter leur tour.

Que se passe-t-il lorsque votre temps est écoulé sur la liste d’attente ?

Si le temps d’un participant est écoulé, son nom reste sur la liste d’attente. Ils ne peuvent pas s’inscrire tant qu’une nouvelle place ne s’ouvre pas ou que quelqu’un d’autre est en attente. Les administrateurs peuvent enregistrer des participants à tout moment. Cliquez ici pour en savoir plus sur ce à quoi vous attendre lorsqu’une nouvelle place se libère.

Est-ce que des notifications de liste d’attente sont envoyées aux participants si leur temps est écoulé ou a été sauté ?

Pour les listes d’attente automatisées, toutes les personnes en attente sont notifiées chaque fois qu’une nouvelle place s’ouvre (soit une par une, soit tout le monde en même temps). Les personnes sur la liste d’attente sont averties une fois pour chaque place qui s’ouvre. Si personne ne prend la place, elle devient ouverte au public.

La liste d’attente est-elle accessible même en dehors de la période d’inscription ?

La liste d’attente est accessible lorsque tous ces critères sont remplis :

  • L’activité est visible en boutique. Peu importe si les cours sont terminés.

  • L’activité est complète.

Un client peut s’ajouter à la liste d’attente même s’il n’est pas admissible à l’activité elle-même. Lorsqu’une place se libère, ils ne pourront pas s’inscrire à l’activité à moins qu’un administrateur ne le fasse pour eux.

Ma liste d’attente ne semble pas à jour. Est-ce normal ?

Contactez-nous à support@amilia.com si votre liste d’attente n’est pas à jour ou semble incorrecte.

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