Der Kalender ist das Herzstück von appointmed in dem Du Deine ganzen Termine verwaltest. Das können Termine mit Patienten, aber auch individuelle Termine sein (erfahre mehr über die möglichen Arten von Terminen).
In diesem Artikel findest Du:
1. Das Hauptmenü und die Navigation im Kalender
Das Kalender Menü besteht aus den folgenden Schaltflächen:
(von links nach rechts)
Mitarbeiter & Ressourcen Filter: Öffnet die Einstellung, welche Spalten im Kalender angezeigt werden sollen. Dieser Menüpunkt wird nur angezeigt, wenn sich in Deiner Praxis mehr als 1 Mitarbeiter bzw. mindestens 1 Ressource (Raum oder Gerät) befindet.
Heute: Bringt Dich zur Ansicht des heutigen Tags.
Mini Kalender: Öffnet einen Kalender zum schnellen Navigieren zu einem bestimmten Datum.
Aktuell angezeigter Zeitraum (und Schnellnavigation): Zeigt Dir den aktuell angezeigten Zeitraum (zB Tag oder Woche) an. Mit den Pfeilen navigierst Du jeweils einen Schritt nach vorne oder zurück.
Angezeigter Zeitraum: Wechselt zwischen der Tages-, 3-Tages- und Wochenansicht.
Erweiterte Kalendereinstellungen: Hier findest Du weitere Optionen für das Aussehen und Verhalten des Kalenders.
2. Die Termin Darstellung
Termine, die in den Kalenderspalten angezeigt werden, weisen folgende Merkmale auf:
Beginnzeit
Name des Patienten (oder der Behandlung): Standardmäßig wird der Name des Patienten als Titel des Termins angezeigt. Du kannst jedoch einstellen, dass bei bestimmten Behandlungen der Titel der Behandlung im Kalender angezeigt wird.
Farbe: Die Farbe des Termins ist abhängig von der Behandlung oder dem zugewiesenen Mitarbeiter. Genauere Infos zu den Farben findest Du unter Punkt 5 in diesem Artikel.
Zusätzliche Symbole, die bei einem Termin angezeigt werden können
Notiz: Für diesen Termin ist eine Terminnotiz hinterlegt. Sie wird Dir entweder in den Termindetails angezeigt, oder wenn Du die Maus auf das Notiz Symbol bewegst.
Termin einer Serie: Es handelt sich um einen Termin einer Terminserie. Wenn Du die Maus auf das Serien Symbol bewegst, wird Dir die Nummer des Termins innerhalb der Serie (zB "1/5") angezeigt. Auch die senkrechte Linie zeigt Dir den Fortschritt der Serie an.
Termin Anfrage: Offene Terminanfragen der Online Terminbuchung sind neben der unterbrochenen Umrandung an einem Fragezeichen Symbol erkennbar.
ℹ️ Info: Hier findest Du weitere Informationen zum Erstellen eines Termins und den unterschiedlichen Arten von Terminen. |
3. Kalender Filter & Raster
Angezeigte Mitarbeiter & Ressourcen
Passe den Kalender ganz an Deine Bedürfnisse an. Öffne die Filter Seitenleiste mit einem Klick auf das Filter-Symbol links oben im Kalender. Klicke auf alle Einträge der 3 Gruppen (Personen, Räume, Geräte), die Du als Spalte im Kalender sehen möchtest.
Magnet Einstellung & angezeigter Zeitraum
In den erweiterten Kalendereinstellungen findest Du die "Magnet" Einstellung für den Kalender. Das bezeichnet den Raster, an dem sich die Maus beim Erstellen eines Termins via Drag & Drop orientiert. Eine Einstellung von "15m" bedeutet, dass Du mit der Maus alle :00, :15, :30 und :45 Minuten einen Termin anlegen kannst.
Bei der "Darstellung von Verfügbarkeiten" kannst Du einstellen, ob Du im Kalender die gesamte Zeit von 00:00 - 24:00 Uhr sehen möchtest, oder nur Deine Öffnungszeiten inklusive 1 Stunde Puffer am Anfang und Ende.
Deine Einstellungen bleiben auch gespeichert, wenn Du Dich zB zu Hause auf einem anderen Computer in Deinen Account einloggst.
4. Kalendergruppen
Kalendergruppen ermöglichen es Dir schnell zwischen individuell eingestellten Kalenderansichten umzuschalten. Du kannst zB eine Ansicht für Deine Arbeit in Praxis A und eine weitere für Deine Arbeit in Praxis B erstellen und mit einem Mausklick zwischen den Ansichten wechseln.
In Gruppenpraxen kann es zB praktisch sein, eine Kalendergruppe mit allen MitarbeiterInnen und eine weiter mit allen Behandlungsräumen zu haben. Deiner Fantasie bzw. Individualität sind hier keine Grenzen gesetzt.
ℹ️ Info: Jeder Benutzer kann Kalendergruppen erstellen und auf alle Kalendergruppen zugreifen. Löscht ein Benutzer eine Gruppe, so ist sie auch für alle anderen Benutzer nicht länger verfügbar. |
Eine neue Kalendergruppe erstellen
Stelle Deinen Kalender zunächst so ein, wie Du ihn als Gruppe speichern möchtest. Wähle die gewünschten MitarbeiterInnen, Räume, Geräte und Magnet Einstellungen aus. Klicke dann auf die Auswahlliste "Kalendergruppen" ganz oben in der Seitenleiste und klicke auf "Aktuelle Ansicht speichern". Vergib im nächsten Schritt noch einen Namen für die Kalendergruppe und klicke abschließen auf "Speichern".
Die neue Kalendergruppe steht jetzt in der Auswahlliste zur Verfügung.
Zwischen Kalendergruppen wechseln
Wähle einfach die gewünschte Kalendergruppe aus der Liste in der Seitenleiste des Kalenders aus und die Ansicht aktualisiert sich automatisch.
Eine Kalendergruppe bearbeiten / löschen
Wenn Du eine Kalendergruppe bearbeiten möchtest, gibt es dafür 2 Möglichkeiten:
Wähle die Kalendergruppe aus, die Du ändern möchtest und passe sie nach Deinen wünschen an. Bei jeder Änderung, die von der Vorgabe abweicht, erscheint ein Info-Fenster oben in der Seitenleisten. Mit einem Klick auf "Kalendergruppe aktualisieren" kannst Du dort die Änderungen der Gruppe speichern.
Öffne die Auswahlliste der Kalendergruppen und bewege die Maus über die Gruppe, die Du bearbeiten willst. Klicke auf das Bleistift-Symbol am Ende der Zeile. Im nächsten Fenster kannst Du die Einstellungen der Gruppe anpassen und abschließend Speichern.
Um eine Kalendergruppe endgültig zu löschen, öffnest Du zunächst die Auswahlliste der Kalendergruppen und bewegst die Maus über die Gruppe, die entfernt werden soll. Klicke dann auf das Bleistift-Symbol am Ende der Zeile. Klicke im folgenden Fenster auf "Kalendergruppe löschen".
⚠️ Wichtig: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. |
5. Unterschiedliche Kalender Ansichten
Im Kalender hast Du die Wahl zwischen 3 Ansichten:
1 Tag Ansicht
3 Tage Ansicht
Wochenansicht
Zusammen mit den Kalender Filtern lässt sich der Kalender so optimal an Deine Bedürfnisse anpassen.
Nicht benötigte Tage ausblenden
Um die Ansicht im Kalender weiter zu optimieren, kannst Du nicht benötigte Tage in der 3 Tage und Wochenansicht ausblenden. Bewege dazu die Maus auf das Datum der Spalte, die Du minimieren möchtest und klicke auf das "Ausblenden" Symbol. Ausgeblendete Tage werden als minimierte Spalten angezeigt, die sich mit einem Klick auf das Pfeil Symbol wieder vergrößern lassen.
Direkt zur 1 Tag Ansicht springen
Bewege die Maus auf das Datum der Spalte, die Du in der 1 Tage Ansicht öffnen möchtest und klicke auf das "Tagesansicht" Symbol. Diese Funktion ist in der Wochen- und 3 Tage Ansicht verfügbar.
6. Die Bedeutung der Farben im Kalender
Die Farbe eines Termins im Kalender hängt von mehreren Faktoren ab:
Farbe von Terminen in der Spalte eines Mitarbeiters
In der Spalte eines Mitarbeiters hat ein Termin immer die Farbe der jeweiligen Behandlung. Diese Farbe kannst Du je Behandlung in den Einstellungen festlegen. Behandlungen ohne eine definierte Farbe werden standardmäßig blau dargestellt.
Anhand der Farbe siehst Du also sofort, um welche Behandlung es sich handelt.
Farbe von Terminen in der Spalte einer Ressource (Raum, Gerät)
In der Spalte eines Raumes oder Gerätes hängt die Farbe des Termins vom zugewiesenen Mitarbeiter ab. Die Farbe von Mitarbeitern kannst Du in den Praxiseinstellungen definieren. Mitarbeiter ohne eine definierte Farbe werden standardmäßig blau dargestellt.
Anhand der Farbe siehst Du also sofort, welcher Mitarbeiter im Raum ist oder das Gerät verwendet.
Farbe von individuellen Terminen
Bei der Erstellung von individuellen Terminen (also jenen ohne einen zugewiesenen Patienten) lässt sich die Farbe pro Termin individuell einstellen. Individuelle Termine ohne eine definierte Farbe werden standardmäßig grau dargestellt.
7. Anwesenheiten und Abwesenheiten im Kalender
Der grau schraffierte Bereich in den Spalten des Kalenders weist auf eine Abwesenheit hin. Abwesenheiten können entweder praxisübergreifend oder individuell für jeden Mitarbeiter eingestellt werden.
Mit einem Klick auf die angezeigte Abwesenheit kannst Du diese bearbeiten oder auch löschen. Wird ein Termin in diesem Bereich angelegt, weist das Programm auf einen möglichen Terminkonflikt hin.
8. Zusätzliche Kalender Funktionen
Neben der normalen Termindarstellung bietet der Kalender weitere, nützliche Funktionen. Bewege die Maus über den Namen einer Kalenderspalte und klicke auf das Pfeil-Symbol um das Aktionsmenü zu öffnen.
Terminübersicht drucken
Diese Funktion ermöglicht Dir, eine Terminübersicht für einen Mitarbeiter oder eine Ressource zu drucken.
Abwesenheit hinzufügen
Füge eine Abwesenheit für einen Mitarbeiter direkt im Kalender ein. Diese kann einen oder mehrere Tage lang sein und optional eine individuelle Farbe haben.
Das Bearbeiten oder Löschen von Abwesenheiten ist möglich, indem Du direkt im Kalender auf die Abwesenheit klickst. Abwesenheiten von einzelnen Mitarbeitern können auch direkt in deren persönlichen Einstellungen bearbeitet werden.
Schnellzugriff auf die wichtigsten Funktionen
Mit einem Rechtsklick auf einen beliebigen Termin öffnet sich ein Menü mit den wichtigsten Funktionen. Das spart Dir einige Klicks, da Du nicht erst in die Bearbeitungsansicht eines Termins wechseln musst.
