Ein Patienten Termin ist – wie der Name schon verrät – ein Termin, der einem Patienten zugeordnet ist. Der Termin ist sowohl im Kalender, als auch in der Patientenakte in der Terminübersicht zu sehen.
In diesem Artikel findest Du:
1. Neuen Termin mit einem Patienten erstellen
Ein Termin lässt sich via Drag & Drop direkt im Kalender oder über das "NEU > Termin" Menü rechts oben in appointmed erstellen.
Einen neuen Termin direkt im Kalender erstellen
Ziehe mit der Maus direkt im Kalender einen neuen Termin an der gewünschten Stelle auf. Die Dauer des Termins ist dabei egal, da sie automatisch auf Basis der gewählten Behandlung gesetzt wird. Sobald Du den Termin aufgezogen hast und die Maus loslässt, öffnet sich das neue Terminfenster:
Den Terminassistenten im "Neu > Termin" Menü verwenden
Klicke auf den "Neu" Button rechts oben im Hauptmenü und wähle "Termin" aus der Liste aus, um das neue Terminfenster zu öffnen.
Die Einstellungen im Terminfenster
Im Terminfenster stehen zunächst 3 Einstellungen zur Verfügung:
Patient | Wähle den Patienten aus, für den der Termin erstellt werden soll. Du kannst an dieser Stelle auch einen neuen Patienten anlegen, ohne zuvor in den Menüpunkt "Patienten & Kontakte" wechseln zu müssen. |
Behandlung | Wähle die Behandlung für den Termin aus. Wenn Du im vorigen Schritt einen Patienten ausgewählt hast, der bereits einen Termin hatte, wird die Behandlungsart dieses Termins automatisch vorausgewählt. Dieser Vorschlag kann natürlich geändert werden. |
Ressourcen | Wähle einen Mitarbeiter, Raum (optional) oder Gerät (optional) aus, die zu diesem Termin hinzugefügt werden sollen. Wenn der Patient bereits einen Termin hatte, werden auch die Ressourcen automatisch vorausgewählt und können individuell angepasst werden. |
ℹ️ Info: Die Auswahl von Mitarbeitern, Räumen und Geräten werden nur angezeigt, wenn sich in Deiner Praxis mindestens 2 Mitarbeiter, 1 Raum oder 1 Gerät befinden. |
Sobald diese Informationen eingetragen wurden, erweitert sich das Terminfenster für zusätzliche Einstellungen:
Datum & Uhrzeit | Eine Zeitleiste zum Auswählen von Datum und Terminzeit. Wenn Du den Termin über das "Neu > Termin" Menü erstellt hast, wird Dir an dieser Stelle bereits der gewählte Termin angezeigt. |
Mehrere Termine anlegen | Erstelle in einem Arbeitsschritt gleich mehrere Termine mit dem Patienten. |
Terminserie | Füge den Termin zu einer Serie von Terminen hinzu. Details dazu findest Du im Artikel "Serientermine und Terminserien erstellen". |
Wiederholen | Wähle aus, ob der Termin in regelmäßigen Abständen wiederholt werden soll. Weitere Informationen dazu findest Du im Artikel "wiederkehrende Termine erstellen". |
Interne Notiz | Hinterlasse eine interne Notiz zu diesem Termin. |
Benachrichtigung | Sende dem Patienten eine automatische Terminerinnerung und/oder sofortige Terminbestätigung. |
Mit einem Klick auf "Termin speichern" werden Deine Einstellungen gesichert und der Termin wird im Kalender eingetragen.
Datum und Uhrzeit für den Termin wählen
In der Zeitleiste siehst Du auf einen Blick, wie ausgelastet der ausgewählte Tag ist und wo Platz für Deinen neuen Termin ist. Die Darstellung berücksichtigt dabei Öffnungszeiten, individuellen Verfügbarkeiten und gewählten Ressourcen.
Der Raster, in dem der neue Termin in der Zeitleiste "einschnappt" entspricht den Magnet Einstellungen des Kalenders.
ℹ️ Info: Klicke auf das Stif-Symbol "Benutzerdefinierte Zeit" um Termine außerhalb der angezeigten Verfügbarkeiten auszuwählen. Sollte sich ein Termin mit anderen überschneiden, wird die Warnung vor einer möglichen Terminkollision angezeigt. |
2. Termin bearbeiten
Termin nur verschieben
Ziehe den Termin mit der Maus an eine beliebige, sichtbare Stelle im Kalender. Du kannst den Termin auch in den Kalender anderer Mitarbeiter oder in einen anderen Behandlungsraum verschieben.
Das Ändern des Termins muss abschließend noch einmal bestätigt werden. Hier hast Du auch die Möglichkeit, den Patienten per SMS und/oder E-Mail über die Änderung zu informieren.
ℹ️ Info: Wenn Du den Termin an eine Stelle außerhalb des sichtbaren Kalenders verschieben möchtest, klicke den Termin an und wähle im Termindetail Fenster "Termin bearbeiten". |
Alle Termindetails bearbeiten
Alle Eigenschaften des Termins lassen sich nachträglich bearbeiten, indem Du im Kalender auf den jeweiligen Termin klickst und das Termindetail Fenster öffnest. Klicke dort auf "Termin bearbeiten".
Führe alle gewünschten Änderungen durch und bestätige sie mit "Termin speichern".
Gleichzeitig mit dem Speichern kannst Du den Patienten auch per SMS und/oder E-Mail über die Änderungen informieren. Wähle dazu die entsprechende Option im Speichern Zusatzmenü aus.
ℹ️ Info: Gesendete Terminänderungen findest Du zur Kontrolle – oder zum Nachweis gegenüber dem Patienten – unter "Gesendete Nachrichten" im Notification Center. |
3. Mehrere Termine auf einmal erstellen
Wähle die Option "Mehrere Termine anlegen" um in einem Arbeitsschritt mehrere Termine mit den gleichen Einstellungen auf einmal anzulegen.
Wähle in der Zeitleiste wie gewohnt Datum und Uhrzeit für einen Termin aus. Jeder ausgewählte Termin wird automatisch zur Liste in der Seitenleiste hinzugefügt. Wiederholde diesen Schritt beliebig oft und klicke abschließend auf "Termine speichern" um alle Termine anzulegen.
Mit einem Klick auf das ❌-Symbol neben einem Termineintrag lässt sich dieser wieder aus der Liste entfernen.
ℹ️ Info: Die Funktion "mehrere Termine anlegen" lässt sich nicht mit wiederkehrenden Terminen verwenden. Verwende diese Funktion stattdessen, wenn Du mehrere Termine in regelmäßigen Abständen anlegen möchtest. |
Mehrere Termine einer Terminserie anlegen
Du kannst auch mehrere Termine für eine Terminserie anlegen, indem Du zusätzlich eine Serie anlegst oder eine bestehende auswählst. Wenn Du mehr Termine auswählst, als in der Serie noch offen sind, werden die überzähligen Termine als normale Termine, außerhalb der Serie angelegt.
Ein zusätzliches Symbol neben der Behandlung jedes Termins in der Seitenleiste zeigt zusätzlich an, wenn es sich um einen Termin einer Serie handelt.
ℹ️ Info: Wenn Du mehr Termine erstellen möchtest, als in der gewählten Serie noch möglich sind, werden diese trotzdem, außerhalb der Serie als eigenständige Termine angelegt. |
4. Einzelnen Folgetermin erstellen (Termin kopieren)
Ein einfacher Folgetermin eines bestehenden Termins im Kalender lässt sich erstellen, indem Du im Kalender auf den jeweiligen Termin klickst und das Termindetail Fenster öffnest. Klicke dort auf "Folgetermin buchen".
Es öffnet sich ein neues Terminfenster mit allen Einstellungen des originalen Termins. Ändere die Termindetails nach Belieben, wähle dann die gewünschte Uhrzeit und das Datum des Folgetermins und klicke abschließend auf "Termin speichern".
5. Termin löschen
Klicke auf den Termin, den Du löschen möchtest, um das Termindetail Fenster zu öffnen. Klicke dort auf "Termin löschen".
Informiere Deinen Patienten optional via E-Mail und/oder SMS über die Terminänderung und bestätige die Änderungen mit einem Klick auf "Ja".
⚠️ Wichtig: Das Löschen eines Termins kann nicht rückgängig gemacht werden. |
ℹ️ Info: Gesendete Terminabsagen findest Du zur Kontrolle – oder zum Nachweis gegenüber dem Patienten – unter "Gesendete Nachrichten" im Notification Center. |