Índice
Cómo se usa en el día a día:
¿Qué es la Ocupación?
Ubicación: Menú Principal > Reservas > Ocupación
La Ocupación es el plano horario de reservas del club. Muestra, para el día (o la semana) seleccionado, todos los recursos de un área (tees, pistas, profesores, habitaciones, mesas…) con sus horarios y las reservas que ya ocupan cada hueco.
Desde aquí recepción crea, cobra, mueve, copia y anula reservas, añade extras como buggies o palos, marca checkin y no presentados, y consulta la disponibilidad en tiempo real.
Para consultar el histórico de reservas y todos sus campos, consulta v3 - Reservas: Listado.
¿Qué problema resuelve?
Visión del día de un vistazo: ratio de ocupación, hora actual con scroll automático, colores por tipo de reserva y estado de pago, iconos de extras y comentarios en cada celda.
Reservar rápido: partidas de 2 a 4 jugadores en un clic y grupos grandes arrastrando el ratón.
Gestionar sin salir del plano: pago rápido, TPV, email de confirmación, checkin, no presentado, extras, mover, copiar, repetir y anular desde el pop-up de la reserva.
Control de extras: disponibilidad de buggies, carros o palos para 9 o 18 hoyos, agrupada y en detalle.
Vistas a medida: vista diaria o semanal, varias vistas mezclando recursos y acceso a cada vista según el perfil del usuario.
Coordinación del equipo: notas y tareas del día visibles para toda la recepción.
Requisitos previos
Módulo de Reservas con, al menos, un área, tipo de recurso, recurso y tipo de reserva configurados (ver v3 - Reservas: Configuración).
Una vista de ocupación asignada al perfil del usuario (ver v3 - Reservas: Vistas).
Para los extras (buggy, carro, palos): tipos de reserva con la opción Es extra y la columna del extra añadida en la vista.
Módulos opcionales desde Menú Configuración > Sistema > App Market: Carteles de buggy, Notas del día, Extras en participantes, Hotel (checkin/checkout y limpieza de habitaciones) y Escuela (cursos y clases).
Permisos adecuados para crear, cobrar, mover o anular reservas y para acceder a la configuración.
Cómo se configura
Paso 1 — Área y modo de reservar
Cada área tiene un modo de reservar en ocupación que define cómo se comporta al hacer clic en las celdas:
Modo Golf: permite reserva múltiple y selección en recuadro (arrastrando en diagonal), además de reservar 2, 3 o 4 jugadores haciendo clic en la 2ª, 3ª o 4ª celda.
Modo No Golf (pádel, tenis, hotel, restaurante…): un clic abre el pop-up de reserva del recurso seleccionado.
El horario, el intervalo y la reserva online se configuran en el área (ver v3 - Reservas: Áreas).
Paso 2 — Vista de ocupación
En Menú Configuración > Reservas > Vistas defines qué columnas (tipos de recurso, recursos y extras) se muestran, el ancho, el alto, si se ven los nombres completos de los participantes, si se pueden imprimir carteles de buggy y qué perfiles acceden a cada vista.
Paso 3 — Ajustes generales de la ocupación
En Menú Configuración > Reservas > Configuración puedes, entre otros:
Mostrar u ocultar la barra de fechas y el mes en la barra de fechas.
Resaltar el grupo de la reserva seleccionada en el plano.
Mostrar el botón TPV de esta reserva en el pop-up.
Enviar automáticamente el email de confirmación de las reservas hechas desde administración.
Mantener la hora fin al cambiar de tipo de reserva.
📌 Nota: los colores por tipo de reserva se configuran en cada tipo de reserva, y los iconos de extras en el tipo de reserva y en el tipo de recurso.
Descripción de la pantalla de Ocupación
Ubicación: Menú Principal > Reservas > Ocupación
Elección del área: desplegable para cambiar de área (golf, pádel, restaurante…).
Selector de fecha: día anterior, calendario, ir a hoy y día siguiente.
Selector múltiple: para seleccionar varias reservas ya creadas y añadir un extra, mover, copiar o anular. No sirve para crear reservas nuevas.
Fecha: día que se está visualizando.
Icono de buggy: imprime los carteles de buggy. Requiere el módulo Carteles de buggy y el campo Imprimir carteles activo en la vista.
Ratio de ocupación: número de reservas del área principal (sin extras) y porcentaje de ocupación (reservas entre huecos disponibles).
Tipo de vista: Vista día (todos los recursos) o Vista semanal (toda la semana del recurso seleccionado).
Configuración: acceso rápido a la configuración (requiere permiso).
Alertas del área.
Notas del día (módulo Notas del día): nota visible para todo el equipo en esa fecha. Con la versión 2 del módulo también puedes crear tareas del día (con prioridad, asignadas a un usuario y marcables como completadas) y notas multidía con fecha de inicio y fin.
⚠️ Importante: una nota del día no se puede recuperar. Si vacías el texto y guardas, se sobrescribe sin histórico; si la eliminas desde el listado, se borra definitivamente (no hay papelera). La Auditoría solo registra que se eliminó, quién y cuándo, no su contenido.
Tipo de recurso y Recursos: columnas del área (p. ej. Golf > Tee 1, Tee 10).
Hora: horarios disponibles del área.
Extras: columnas de buggies, carros, palos, etc., con su tipo (9 o 18 hoyos) y las unidades disponibles.
Descripción de la celda de una reserva
Celda de una reserva de golf
Color de fondo: color del tipo de reserva (socio, correspondencia, turoperación…).
Línea lateral: estado de pago de la reserva:
Rojo: pendiente de pago.
Verde: pagada.
Naranja: a crédito (se pagará más adelante, p. ej. socios o turoperadores).
Gris: borrador (no confirmada).
Azul: sin coste.
📌 Nota: si el green fee está pagado pero un extra asociado (buggy, trolley…) no, la línea se muestra en rojo.
Jugador: en la primera fila. En reservas normales es el cliente; en reservas de agencia es el nombre del jugador y, debajo, el alias del cliente al que se factura.
Icono de alias: alias de la agencia o cliente responsable (p. ej. GB).
Icono de comentarios: la reserva tiene observaciones.
Iconos de extras: extras contratados (buggy, palos…).
Etiqueta: texto corto de la reserva (p. ej. el número de buggy).
Participantes: por defecto, foto o iniciales de cada participante. Para ver nombre y apellidos completos, activa Nombre participantes en Menú Configuración > Reservas > Vistas.
Celda de un curso (Escuela)
Color de fondo y línea lateral: igual que en golf.
Nombre: nombre del curso.
Círculos: uno por alumno inscrito, con su foto o iniciales.
Al pasar el ratón: localizador, hora, tipo de reserva, nombres de los alumnos y cualquier deuda pendiente del curso.
Celda de una clase (Escuela)
Muestra el nombre del curso, el profesor, la lista completa de alumnos y el número de plazas libres.
Acciones de la reserva seleccionada
Pop-up de reservas de golf
Al seleccionar una reserva se abre un resumen con la foto, el nombre y las etiquetas del cliente, y su edad si tiene fecha de nacimiento.
Iconos personalizables: en la parte superior verás las acciones más frecuentes. Pasa el cursor por encima para ver qué hace cada una.
Tres puntos: abre todas las acciones disponibles.
Chinchetas: la negra indica que la acción está fijada en el resumen; la blanca, que no. Haz clic en ella para fijarla.
Acciones disponibles:
Editar: vuelve a mostrar el pop-up de reserva para editarla rápidamente.
Detalles de la reserva: abre el detalle completo (ver v3 - Reservas: Listado).
Ficha del cliente: abre la ficha del cliente en CRM > Clientes.
Enviar mail: envía un email al cliente.
Enviar email de confirmación: el campo Email se rellena con los emails de los clientes de la reserva y es editable; puedes previsualizar y elegir la Plantilla.
Pago rápido: muestra el total y una única forma de pago para cobrar al momento.
TPV: abre el TPV con esta reserva y sus relacionadas.
TPV de esta reserva: abre el TPV solo con esta reserva (si está activado en la configuración).
Añadir extra: añade un tipo de reserva marcado como Es extra (buggy, carro eléctrico…).
Imprimir reserva: imprime un ticket sin precio con una línea con el total de reservas del grupo. Para impresoras externas, revisa la configuración de Impresoras del TPV.
Check in: marca que el cliente ha llegado. Desactiva No presentado, y se puede deshacer con Eliminar Check-In. No se permite en reservas futuras: aparece «No puedes hacer check-in a reservas futuras».
Check out: visible si está activado en el Tipo de recurso. Finaliza la reserva en ese momento (útil para liberar un buggy antes de tiempo).
No presentado: abre un pop-up con tres opciones:
Mantener reserva y venta: la reserva sigue ocupando el hueco, se marca con una x roja y la deuda sigue en la ficha del cliente.
Anular reserva y venta: libera el hueco y perdona la deuda. Si estaba pagada, eliges la forma de pago de la devolución y si notificar al cliente.
Anular reserva y mantener venta: libera el hueco, pero la deuda sigue en la ficha.
📌 Nota: al marcar No presentado se desactiva el Checkin. Para deshacerlo, vuelve a seleccionar No presentado.
Añadir más reservas: añade nuevas reservas al mismo grupo (p. ej. 4 jugadores más).
Copiar en el mismo grupo / Copiar en un nuevo grupo: ver Cómo copiar una reserva.
Copiar varias veces: copia la reserva en distintas fechas u horas hasta que cierres el aviso con la x.
Repetir esta reserva: la repite periódicamente (p. ej. todos los lunes a la misma hora hasta abril).
Mover: ver Cómo mover una reserva.
Anular: anula la reserva. Si tiene reservas de grupo, puedes marcar Anular el resto de las reservas de grupo y Enviar notificación al cliente.
Pop-up de reservas de hotel o por días
Ir a la reserva e Ir al cliente.
Enviar mensaje y Enviar confirmación.
Pago rápido y TPV.
Checkin / Checkout: con el módulo Hotel, añade el icono correspondiente para ver qué habitaciones ya han entrado o salido.
No presentado, Mover, Copiar y Anular.
Cómo hacer una reserva
Reserva individual — Modo Golf
Selecciona el día y haz clic en la celda de la hora deseada.
Busca y selecciona el Cliente (por nombre, email, nº de socio, teléfono o tarjeta).
Elige el Tipo de reserva. Junto a cada tarifa verás su precio; solo se muestran las tarifas permitidas para las etiquetas del cliente.
Opcionalmente, rellena Observaciones, Nombre del jugador (útil en reservas de TTOO), Etiqueta, Email y Nacionalidad.
Termina con Reservar, Reservar y editar (abre el detalle), TPV (para cobrar) o Cancelar.
Reserva individual — Modo No Golf
Selecciona el día y haz clic en la celda de la hora y recurso deseados. La fecha, hora y recurso se rellenan solos (el recurso se puede cambiar).
En el recuadro junto al recurso (por defecto 1) indica cuántas unidades reservar (p. ej. 2 habitaciones o 2 pistas).
Elige el Tipo de reserva y el Cliente. Si la reserva tiene participantes, añádelos.
Opcionalmente, añade una observación.
Selecciona Guardar o Más opciones para guardar e ir al detalle.
Reserva de 2 a 4 jugadores
Opción 1: en la fila de la hora, haz clic en la 2ª, 3ª o 4ª celda para reservar 2, 3 o 4 jugadores.
Opción 2: haz clic en la primera celda, escribe el número de jugadores en Seleccione el número de reservas y pulsa Enter.
Después, selecciona cliente y tipo de reserva y usa el icono Copiar para aplicar los mismos datos al resto de jugadores (o identifica a cada uno). Termina como en la reserva individual.
Reserva de más de 4 jugadores
Opción 1: haz clic y, manteniendo pulsado el ratón, muévelo en diagonal sobre las celdas. Un marcador te indica cuántas reservas vas a crear.
Opción 2: haz clic en la primera celda, escribe el número (p. ej. 20) y pulsa Enter.
Completa los datos igual que en la reserva de 2 a 4 jugadores.
Reserva de grupo desde la Zona de Clientes
Requiere configurar un paquete de reserva de grupos (ver v3 - Reservas: Paquetes). El cliente accede desde Paquetes > Reserva de grupos o desde el widget de la sección Golf, y:
Indica el número de jugadores (máximo 20 por reserva de grupo).
Elige dónde y qué día quiere jugar.
Selecciona hora, tipo de reserva y número de jugadores.
Opcionalmente, Añadir extra o Añadir día.
Pulsa Continuar para ver el resumen y pagar.
Cómo pagar una reserva
Pagar una reserva individual
Selecciona la reserva en la ocupación.
Usa Pago rápido (eliges la forma de pago en un pop-up) o TPV (para añadir más artículos o dividir el pago).
Pagar varias reservas a la vez
Abre el detalle de una de las reservas del grupo.
En la parte inferior (Reservas del grupo), marca las reservas a pagar.
Usa Pago rápido o TPV.
Cómo mover una reserva
Al mover una reserva aparece la confirmación ¿Actualizar el precio?: si la marcas, se recalcula el precio (precios dinámicos, día de la semana, temporada…); si no, se mantiene el precio original.
Con el selector múltiple (varias reservas)
Pulsa el icono Selector múltiple.
Haz clic en cada reserva o arrastra en diagonal para seleccionar todas las que cruces.
Pulsa Mover (verás el aviso de modo edición abajo a la derecha).
Haz clic en la fecha y hora de destino y confirma el precio.
📌 Nota: los extras de las reservas principales se mueven automáticamente. Este método no funciona si seleccionas directamente un extra; para eso, muévelo arrastrando.
Arrastrando (una reserva)
Haz clic en la reserva y, sin soltar, llévala a la celda deseada (una sombra te indica el destino).
Suelta el ratón y confirma el precio.
Si arrastras un participante de una reserva a una celda libre, el sistema crea automáticamente una nueva reserva para él.
📌 Nota: solo puedes arrastrar dentro de lo que ves en pantalla. Para mover a otro día usa la vista semanal o el selector múltiple.
Desde el detalle de la reserva
Abre el detalle de cualquier reserva del grupo.
En Reservas del grupo, marca las que quieras mover y pulsa Mover.
En la ocupación, navega al día y haz clic en la celda de destino. Los extras asociados se mueven con ellas.
Mover una reserva pagada
Si la reserva está pagada y el nuevo hueco tiene otro precio, se abre una ventana con la diferencia y dos opciones:
Mover manteniendo el precio original (por defecto): se mueve sin tocar la venta ni la factura.
Cancelar, devolver el dinero y crear reservas nuevas: se crea la reserva en el nuevo horario con el precio nuevo y pendiente de pago, y se cancela la original devolviendo el importe (por la forma de pago que elijas o, si no eliges, por la misma con la que se pagó). Después tendrás que cobrar la nueva.
El enlace Ver cálculo de la diferencia compara las líneas actuales y las propuestas. Si el precio no cambia, la reserva se mueve directamente. Si forma parte de un grupo o de un múltiple inseparable, todas se mueven (o se recrean) juntas.
📌 Desde la zona de clientes: el cliente solo puede mover una reserva pagada a un horario con exactamente el mismo precio, si el tipo de reserva o el área lo permiten y dentro del plazo configurado.
Cómo copiar una reserva
Pulsa Selector múltiple y selecciona las reservas (una a una o arrastrando).
Elige:
Copiar en el mismo grupo: las copias van al mismo carrito y venta. Ideal para agencias, porque modificar o anular después es más cómodo. Se activa el modo copiar y continuar: copia en todos los horarios que necesites y cierra el aviso con la x.
Copiar en un nuevo grupo: las copias van a un carrito independiente (lo verás separado en el TPV).
Haz clic en la fecha y hora de destino.
📌 Nota: si las reservas tienen extras, se copian también aunque no los hayas seleccionado.
Cómo añadir reservas a un grupo
Abre el detalle de una reserva del grupo.
En Reservas del grupo, pulsa Añadir al grupo. Se abre la ocupación.
Selecciona día, hora y número de jugadores.
Elige Clientes y Tarifas y pulsa Aceptar.
También puedes hacerlo desde el pop-up con Añadir más reservas.
Cómo anular una reserva
Anular una reserva individual
Selecciona la reserva en la ocupación.
Pulsa Anular y confirma. Si quieres, marca Enviar notificación.
Anular varias reservas a la vez
Desde el pop-up: pulsa Anular y marca Anular el resto de las reservas de grupo.
Desde el detalle: en Reservas del grupo, marca las reservas (o el primer check para todas) y pulsa Anular.
Desde la ocupación: usa el Selector múltiple y pulsa Anular.
Selección múltiple de reservas
Para copiar, mover, anular o añadir extras a varias reservas ya creadas, selecciónalas de una de estas formas:
Tecla Shift + arrastrar
Mantén pulsada la tecla Shift.
Haz clic y arrastra en diagonal sobre las reservas.
Al soltar el ratón aparece el menú de acciones (copiar, mover…).
Tecla Shift + clic
Mantén pulsada la tecla Shift.
Haz clic en cada reserva que quieras incluir. Con cada clic se actualiza el menú de acciones.
Botón Selector múltiple
Pulsa el icono Selector múltiple de la barra superior.
Haz clic en cada reserva o arrastra en diagonal para seleccionarlas sin necesidad de pulsar Shift.
Elige la acción: añadir extra, mover, copiar o anular.
Cómo añadir un buggy o extra
A una reserva
Selecciona la reserva y pulsa Añadir extra.
Elige a quién se asigna: Cliente (titular), Beneficiario o Nombre del jugador (en este caso la venta no tendrá cliente).
Elige el Tipo de extra y, opcionalmente, el Recurso (si no, se asigna el primero disponible).
Pulsa Aceptar.
A varias reservas
Abre el detalle de una reserva del grupo.
En Reservas del grupo, marca las reservas y pulsa Añadir extra.
Elige el tipo de reserva extra y pulsa Aceptar. Los extras aparecerán en la sección inferior.
También puedes hacerlo con el Selector múltiple desde la ocupación.
A un participante
En reservas con participantes (p. ej. una pista de tenis con 4 jugadores) puedes añadir un extra a cada participante (raqueta, bolas…). Requiere el módulo Extras en participantes.
Abre el detalle de la reserva con participantes.
En la sección de participantes, haz clic en la columna Extra del participante.
Elige el extra. Se asocia la nueva reserva y, si el tipo de reserva tiene producto, se crea la venta.
Observaciones y etiquetas
Añadir o modificar observaciones
Abre el detalle de la reserva y pulsa Editar.
Escribe en Observaciones y pulsa Guardar. En la celda aparecerá el icono de comentario.
Añadir una etiqueta
La etiqueta es un texto corto visible en la celda de la ocupación, útil para el número de buggy o una sigla que el equipo reconozca.
Abre el detalle de la reserva y pulsa Editar.
Escribe en Etiqueta y pulsa Guardar.
También puedes rellenarla directamente al crear la reserva.
Estado de limpieza de una habitación
Con el módulo Hotel, junto al número de habitación verás un color: rojo (sucia) o verde (limpia). Haz clic en el número de habitación para cambiar el estado. El personal de limpieza puede hacerlo desde una tablet o móvil, y recepción lo ve en tiempo real.
Bloqueos
Los bloqueos (mantenimiento, torneos, horas reservadas para socios o agencias, caducidad, sorteos…) tienen su propio artículo: v3 - Reservas: Bloqueos.
Limitaciones a tener en cuenta
Arrastrar solo funciona dentro de lo visible en pantalla; no cambia de día ni hace scroll.
El selector múltiple no sirve para crear reservas nuevas, solo para operar con las existentes.
Mover con selector múltiple no funciona si seleccionas directamente un extra.
Copiar reservas incluye siempre sus extras.
Check-in no se permite en reservas futuras, y Check-in y No presentado son excluyentes.
Reservas pagadas: su precio no se puede cambiar sin cancelar y volver a reservar.
Pago rápido admite una única forma de pago; para pagos divididos usa el TPV.
Notas del día eliminadas o vaciadas no se pueden recuperar.
Reserva de grupo online: máximo 20 jugadores por reserva.
Preguntas frecuentes
¿Cómo hago una reserva para varios jugadores sin ir uno a uno?
Para 2 a 4 jugadores, haz clic en la 2ª, 3ª o 4ª celda de la hora. Para más, arrastra en diagonal sobre las celdas o escribe el número de jugadores y pulsa Enter. Para 7 jugadores (4+3), por ejemplo, crea 8 y elimina uno en el pop-up.
¿Por qué no sale el icono del extra (buggy, carro…) en la celda?
Revisa que el icono esté configurado en el tipo de reserva y en el tipo de recurso, y que la columna del extra esté añadida en la vista de ocupación. Sin la columna en la vista, el icono no aparece.
¿Qué significa el icono CL en una reserva?
Indica que la reserva está marcada como Cerrada (módulo Apúntate): la actividad no admite nuevas inscripciones, normalmente porque ha alcanzado su capacidad máxima de participantes.
¿Por qué la línea lateral está en rojo si el green fee está pagado?
Porque algún extra asociado (buggy, trolley…) está pendiente de pago. Cobra también el extra y la línea pasará a verde.
He marcado No presentado por error. ¿Cómo lo deshago?
Vuelve a seleccionar No presentado en el pop-up de la reserva. Para el Check-in, usa Eliminar Check-In.
¿Puedo recuperar una nota del día borrada?
No. La nota no tiene histórico ni papelera. La Auditoría solo indica que se eliminó, quién y cuándo, si se borró desde el listado.
Buenas prácticas recomendadas
Fija en el pop-up las acciones que más usas (pago rápido, checkin, añadir extra) para trabajar con menos clics.
Usa Copiar en el mismo grupo para agencias: tendrás todo en una misma venta y será más fácil modificar o anular.
Revisa el aviso de precio al mover para no cambiar tarifas sin querer.
Usa la etiqueta para el número de buggy u otra información que recepción deba ver sin abrir la reserva.
Configura colores distintos por tipo de reserva para distinguir socios, visitantes y agencias de un vistazo.
Copia en un documento aparte la información importante de las notas del día, ya que no se puede recuperar si se borra.
¿Necesitas ayuda?
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