El éxito de cualquier evento MICE depende de una planificación exhaustiva. Organizar un evento como este conlleva una serie de responsabilidades (reserva de alojamiento, presupuestos, transporte, coordinación de invitados, actividades, etc.) para garantizar una buena ejecución del mismo.
Todo este proceso se simplifica y es mucho más sencillo de gestionar con la App integral de MOGU. La App ofrece a los asistentes de un evento MICE un espacio común para interactuar con el resto de invitados y acceder a toda la información necesaria.
No solo simplifica la gestión a los agentes del viaje, sino lleva a otro nivel la experiencia antes, durante y después del evento.
Aparte de ser una App todo en uno, MOGU ofrece importantes ventajas en los eventos MICE tales como ahorro de tiempo, profesionalización de las comunicaciones e imagen de marca.
Además, la App se adapta a todo tipo de actividades MICE, desde Fam Trips, Ferias a Convenciones de empresa.
1. Crea el evento
Crea la página web del evento con varios clicks. Todo personalizado con tu marca o la del cliente.
Te dejo por aquí un enlace a otro artículo de nuestro Help Center que te ayuda a crearlo paso a paso. Simplemente habrá que rellenar una serie de datos básicos:
Título: personalízalo con el nombre de tu empresa.
Foto: puedes usar cualquiera de la galería interna, subir una tuya o pegar la URL de la imagen que te interese.
Duración y fechas
Actividades que se van a realizar
Una vez rellenes estos detalles irás a la siguiente sección para añadir una descripción (opcional), los servicios incluidos en el evento, el itinerario, etc..
Si quieres aprender a administrar y almacenar tus contenidos MICE de forma eficiente en la librería de MOGU, te dejamos un artículo que te resultará suuuper útil para crear tus propuestas de forma rápida y con el mínimo esfuerzo.
Haz click aquí o escanea el QR para ver una web de ejemplo:
2. Crea el formulario
Añade un formulario de inscripción para solicitar a los asistentes toda la información necesaria y así poder recopilarla de una manera muy sencilla.
Preguntas típicas relacionadas con eventos MICE:
Indica si tienes alguna alergia
¿Necesitas traslado?
Selecciona el menú para la gala especial (carne o pescado)
¿Vienes con acompañante? Indica su nombre y apellidos
¿A qué departamento pertenece?
Podéis echarle un vistazo a este artículo que te explica cómo crear formularios para tus propuestas.
Además también es posible conectarlo con tu cuenta de Google para tener todas las respuestas recogidas en una sola hoja de cálculo. Te contamos aquí cómo sincronizarlo.
3. Cobra el viaje (opcional)
Si necesitas hacer algún cobro, podrás enviar a todos los asistentes del evento una notificación de pago a través de la App, para que puedan realizar el pago desde su móvil en tiempo real.
Te enseñamos cómo gestionar los pagos en este artículo.
4. Comparte el código de acceso a la App
Acceder a la app es muy sencillo: el asistente solo tiene que descargársela en Apple Store o Google Play. En cada evento creado tienes disponible un código QR de Acceso a la App. Te damos 2 consejos para compartirlo en este tipo de evento:
Puedes mostrar el código QR cada vez que un asistente se registre.
O también otra opción es imprimir el código QR en los batches que recogen los asistentes el primer día en recepción.
Con estos sencillos pasos todos tendrán la información del viaje disponible en sus dispositivos móviles.
¡Es así de sencillo!:
5. Sube toda la documentación en la App
El asistente podrá consultar de forma fácil el programa del evento y cualquier otro documento oportuno que el organizador suba a la App (menú de la gala, reparto de equipos, información de los patrocinadores, material complementario, etc.).
Tanto si tienen conexión a internet como si están offline, podrán acceder a este apartado y tener a su disposición toda la documentación del evento en la App.
6. Comunícate de forma efectiva
El envío de notificaciones te ayudará a estar en contacto con todos los asistentes del evento de forma ágil e inmediata. Hay diferentes tipos, dependiendo del objetivo, y es posible combinarlas según se vayan necesitando:
General
Valoración
Alerta
Localización
Vídeo
Encuesta
Estas notificaciones se pueden programar y además, se puede también filtrar quien las recibe gracias a las etiquetas: por ejemplo, si el departamento de marketing de una empresa tiene una conferencia a las 10 de la mañana, se les añade la etiqueta #meeting a los integrantes de ese departamento. Así podrás hacerles llegar solo a ellos la ubicación de la sala para la reunión, así como un recordatorio de la hora planeada o el material necesario que no deben olvidar.
7. Crea comunidad
En la app los asistentes disponen de una galería donde poder subir las fotos y vídeos del viaje/congreso/convención, ayudando así a crear comunidad entre los participantes de cada evento.
A través de la app pueden estar en contacto directo no solo con el organizador del evento, sino también con el resto de los asistentes a través del chat de grupo.
El siguiente video explica en profundidad las funcionalidades de un evento MICE disponibles en la App. ¡Seguro que os resultará muy útil!