Les équipements affectés aux entités de votre organisation sont définis dans le menu Recensement des équipements
Les contrôles techniques appliqués aux équipements sont définis dans le menu Contrôles techniques dans la liste des ressources
Le menu Gestion des sessions de contrôle permet de :
gérer des regroupements de contrôles d'équipements dans toute votre organisation
même si l'entité d'affectation de la session est différente des entités d'affectation des équipements contrôlés
Le menu Suivi des contrôles par session permet ensuite d'afficher et de gérer :
les contrôles d'équipements
en fonction des entités d'affectation des sessions de contrôles
Le menu Gestion des contrôles par recensement d'équipements permet ensuite d'afficher et de gérer :
les contrôles d'équipements
en fonction des entités d'affectation des sessions de contrôles
(ce que fait le menu Suivi des contrôles par session)ET
en fonction des entités d'affectation des équipements contrôlés
Accéder à l'interface dédiée à la gestion des contrôles par recensement d'équipements
L'interface de gestion des contrôles par recensement d'équipements est accessible en cliquant successivement sur les boutons :
Menu principal
Modules
Equipements
Contrôles des équipements
Gestion des contrôles par recensement d'équipements
Les administrateurs paramètrent l'accès des utilisateurs à ces fonctionnalités dans le menu Profils de groupes d'utilisateurs (ou Groupes d'utilisateurs), dans le bloc Droits sur les entités :
Module Equipements
Menu Gestion des contrôles par recensement d'équipements
Ajouter un ou plusieurs équipements contrôlés
Cliquez sur le bouton vert Ajouter en haut à gauche du tableau de pilotage pour :
Accéder à la fenêtre Créer une session de contrôle
Ajouter une session de contrôle d'équipements
Équipements à contrôler
Ajoutez des éléments dans la liste des équipements à contrôler dans votre organisation :
Cliquez sur le bouton vert Ajouter
Sélectionnez obligatoirement une ou plusieurs entités de rattachement des équipements à contrôler dans l'arbre des entités, lieux d'affectation de vos équipements définis dans le menu Recensement des équipements
Cliquez obligatoirement sur le bouton Désignation pour sélectionner un ou plusieurs équipements
Si 1 seul équipement est sélectionné :
Cliquez sur le texte bleu Afficher les informations de l'équipement pour consulter les champs non modifiables suivants, renseignés dans les menus Types d’équipements et Recensement des équipements (ou cliquez sur le texte bleu Masquer les informations de l'équipement pour les masquer) :
Lien vers l'équipement dans le recensement : pour accéder à la fiche de l'équipement dans le menu Recensement des équipements
Photo de l'équipement
Description
Désignation
Type
Dotation en masse
Durée de vie avant renouvellement
Famille
Sous-famille
Famille d’EPI
Fabricant
Référence Service Achats
Fournisseur
Référence fournisseur
Prix
Date de mise en fonctionnement
Date d'acquisition
Date de renouvellement
Numéro de série
Numéro d'inventaire
Marquage CE
Numéro de repérage
Commentaire sur l'affectation de l'équipement
Photo de l'affectation de l'équipement
Sélectionnez obligatoirement un contrôle technique renseigné dans le menu Contrôles techniques dans la liste des ressources
Consulter les champs non modifiables suivants du contrôle technique :
Description du contrôle
Famille de contrôle
Nature de contrôle
Documents complétés ou établis suite au contrôle
Texte de référence
Contrôle périodique
Périodicité du contrôle
Modifiez la Date du contrôle (date du jour par défaut, pas obligatoirement dans la plage de dates de la session)
Modifiez l'Echéance du prochain contrôle (préremplie éventuellement à partir de la Périodicité du contrôle)
Sauvegardez l'équipement à contrôler
Ajoutez autant de contrôles d'équipements que nécessaire
Cliquez sur le bouton 3 points (à droite) d'une ligne pour la supprimer ou la modifier
Si vous le souhaitez :
Cliquez sur le Lien vers le contrôle pour accéder à la fiche du contrôle de l'équipement dans le menu Recensement des équipements
Cliquez sur le Lien vers l'équipement dans le recensement pour accéder à la fiche du contrôle de l'équipement dans le menu Gestion des contrôles par recensement d'équipements
Si plusieurs équipements sont sélectionnés :
Sélectionnez obligatoirement un contrôle technique renseigné dans le menu Contrôles techniques dans la liste des ressources
Consulter les champs non modifiables suivants du contrôle technique :
Description du contrôle
Famille de contrôle
Nature de contrôle
Documents complétés ou établis suite au contrôle
Texte de référence
Contrôle périodique
Périodicité du contrôle
Modifiez la Date du contrôle (date du jour par défaut, pas obligatoirement dans la plage de dates de la session)
Modifiez la Date du contrôle (préremplie éventuellement à partir de la Périodicité du contrôle)
Sauvegardez les équipement à contrôler
Ajoutez autant de contrôles d'équipements que nécessaire
Cliquez sur le bouton 3 points (à droite) d'une ligne pour la supprimer ou la modifier
Si vous le souhaitez :
Cliquez sur le Lien vers le contrôle pour accéder à la fiche du contrôle de l'équipement dans le menu Recensement des équipements
Cliquez sur le Lien vers l'équipement dans le recensement pour accéder à la fiche du contrôle de l'équipement dans le menu Gestion des contrôles par recensement d'équipements
Modifier un équipements contrôlé par recensement d'équipement (rattaché à une session ou non)
Dans l'arbre des entités, quand vous sélectionnez une entité :
tous les contrôles d'équipements des sessions affectées à cette entité s'affichent, même si l'entité d'affectation de la session est différente des entités d'affectation des équipements contrôlés
tous les contrôles des équipements affectés à cette entité s'affichent
Sélectionnez le contrôle d'équipement à modifier dans le tableau de pilotage : une fenêtre s'ouvre à droite pour afficher les informations du contrôle
Cliquez sur le bouton vert Editer en haut à droite pour accéder à la fenêtre Gérer le contrôle d'un équipement pour le modifier
Cliquez ici pour découvrir comment :
> Afficher les informations dans la table à partir de votre sélection dans l'arbre des entités
> Modifier / éditer une information de la table
Lieu d'affectation
Les champs du bloc Lieu d'affectation ne sont plus modifiables :
Entité déclarante
Entité de rattachement
Session du contrôle
Dans ce menu, le champ Contrôle rattaché à une session de contrôle affiche la valeur :
Non
Si le contrôle n'est PAS rattaché à une session de contrôle
Oui
Si le contrôle est rattaché à une session de contrôle : cliquez sur le lien Afficher les informations sur la session de contrôle comme dans le menu Suivi des contrôles par session
Equipement à contrôler
Consultez la Désignation de l'équipement concerné par le contrôle
Cliquez sur le lien Afficher les informations de l'équipement pour accéder aux informations de la session renseignées dans le menu Gestion des sessions de contrôle (ou cliquez sur le texte bleu Masquer les informations de l'équipement pour les masquer) :
Lien vers l'équipement dans le recensement : pour accéder à la fiche de l'équipement dans le menu Recensement des équipements
Photo de l'équipement
Description
Désignation
Type
Dotation en masse
Durée de vie avant renouvellement
Famille
Sous-famille
Famille d’EPI
Fabricant
Référence Service Achats
Fournisseur
Référence fournisseur
Prix
Date de mise en fonctionnement
Date d'acquisition
Date de renouvellement
Numéro de série
Numéro d'inventaire
Marquage CE
Numéro de repérage
Commentaire sur l'affectation de l'équipement
Photo de l'affectation de l'équipement
Contrôle de l'équipement
Modifiez éventuellement l'Objet du contrôle, renseigné dans le menu Contrôles techniques dans la liste des ressources
Consulter les champs non modifiables suivants du contrôle technique :
Description du contrôle
Famille de contrôle
Nature de contrôle
Documents complétés ou établis suite au contrôle
Texte de référence
Contrôle périodique
Périodicité du contrôle
Modifiez la Date du contrôle (pas obligatoirement dans la plage de dates de la session)
Modifiez l'Echéance du prochain contrôle (préremplie éventuellement à partir de la Périodicité du contrôle)
Sélectionnez le contrôleur :
Contrôle interne (par défaut) : sélectionnez un employé
renseigné dans le menu Personnel dans la liste des ressources
en filtrant la liste parmi les possibilités suivantes :
Liste du personnel entière (par défaut)
Personnel affecté à l'entité déclarante ou à l'un de ses enfants
Personnel affecté à l'entité ou à l'un de ses enfants
Personnel affecté à l'entité strictement
OU
Contrôle externe : sélectionnez dans la liste une Raison sociale (Ville) parmi les entreprises extérieures identifiées dans la liste des Ressources avec l'activité extérieure Organisme de contrôle
Bilan du contrôle
Sélectionnez :
En attente de réalisation (par défaut)
OU
Réalisé : possible uniquement si le Statut de la session est Réalisée
OU
Non réalisé
Si le contrôle est réalisé :
Renseignez le Numéro de PV
Sélectionnez un Bilan du contrôle dans la liste non modifiable :
Conforme
Non conforme
Non vérifié
Pour mémoire
Sans objet
Sélectionnez un employé Responsable du contrôle, renseigné dans le menu Personnel dans la liste des ressources
Renseignez un Commentaire sur le contrôle
Ajoutez des éléments dans la liste des Points de contrôle de l’équipement :
Cliquez sur le bouton vert Ajouter
Renseignez obligatoirement une Observation
Sélectionnez obligatoirement un Statut de conformité de l'équipement :
Conforme
Non conforme
Non vérifié
Pour mémoire
Sans objet
Cliquez sur le bouton Créer un plan d'action pour en créer un :
rattaché à ce contrôle d'équipement
avec le champ Circonstances qui ont conduit à la création du plan d'action (Rappel du contexte) prérempli avec la valeur de l'Observation
Sauvegardez
Ajoutez autant de Points de contrôle de l’équipement que nécessaire
Nota : Par défaut, le Bilan du contrôle est prérempli avec les valeurs de Statut de conformité de l'équipement de la liste des Points de contrôle de l’équipement si elles sont toutes identiques
Si le contrôle est Non réalisé :
Renseignez le Commentaire sur l'absence de contrôle
Sélectionnez un Motif de l'absence de contrôle :
Exemples : Equipement hors service, ...
Liste auto-administrée (gérée comme les dommages d'un risque par exemple)
Coûts du contrôle
Pour obtenir le Coût total du contrôle, ajoutez des éléments dans le tableau des Coûts détaillés :
Cliquez sur le bouton vert Ajouter
Sélectionnez une Affectation du montant :
Exemples : Coût de la session, coût du contrôle,...
Liste auto-administrée (gérée comme les dommages d'un risque par exemple)
Renseignez un montant
Sélectionnez :
Dépense (par défaut)
OU
Recette
Renseignez un Commentaire
Sauvegardez
Ajoutez autant de coûts que nécessaire
Cliquez sur le bouton 3 points (à droite) d'une ligne pour la supprimer ou la modifier
Historique des dotations
Consultez la liste non modifiable des historiques des dotations de l'équipement, renseignée dans les menus de dotation du module EQUIPEMENTS
Historique des contrôles
Consultez la liste non modifiable des historiques des contrôles de l'équipement, renseignée dans les menus de contrôle d'équipements du module EQUIPEMENTS
Equipement actif / inactif dans le recensement
Consultez le statut Actif / Inactif de l'équipement dans le recensement
Enregistrez les modifications avec le bouton Sauvegarder en haut à droite
Recycler un ou plusieurs contrôles d'équipements pour ajouter automatiquement un ou plusieurs équipements contrôlés
Le bouton Recycler permet de recycler rapidement une sélection d'équipements (ajout d'un ou plusieurs nouveaux contrôles)
Pour afficher ce bouton : cochez la case à gauche du ou des contrôles d'équipement à recycler dans le tableau de pilotage
Cliquez sur le bouton Recycler :
Renseignez obligatoirement la Date du contrôle
Sélectionnez le contrôleur :
Contrôle interne (par défaut) : sélectionnez un employé, renseigné dans le menu Personnel dans la liste des ressources
OU
Contrôle externe : sélectionnez une entreprise extérieure identifiée dans la liste des Ressources avec l'activité extérieure Organisme de contrôle
Cliquez sur le bouton vert Recyclage pour ajouter ces nouveaux contrôles d'équipements similaires dans votre organisation
(ou cliquez sur le bouton gris Annuler pour revenir au tableau de pilotage)
Retrouvez ces nouveaux contrôles d'équipements dans votre tableau de pilotage qui ont l'Échéance du prochain contrôle sur fond noir avec la mention "En validation"
Par exemple :
IMPORTANT !!
L'Échéance du prochain contrôle s'affiche sur fond gris avec la mention "Recyclé" si cet équipement a eu un autre même contrôle technique réalisé plus tard
Par exemple :
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