PREVISOFT permet de créer et gérer des plans d'action, actions de prévention pour réduire / supprimer les risques professionnels et environnementaux identifiés :
Plans d'action libres
Plans d'action du module EVALUATION DES RISQUES
Plans d'action du module AT/MP
Plans d'action du module RISQUE CHIMIQUE
Plans d'action du module COACTIVITE
Plans d'action du module EQUIPEMENTS
Plans d'action du module ANALYSE ENVIRONNEMENTALE
Plans d'action du module VISITES MEDICALES
Plans d'action du module REMONTEES TERRAIN
Tous les plans d'action sont pilotés / gérés dans le menu Plans d'action consolidés
Les informations communes aux plans d'action sont décrites dans le guide Renseigner un plan d'action (informations communes à tous les plans d'action)
Ce guide détaille ces fonctionnalités communes à tous les plans d'action
Retrouvez dans la présentation des plans d'action et du PAPRIPACT les explications sur ces fonctionnalités
Liste des fonctionnalités présentées dans ce guide
Renseigner un plan d'action
Recherchez et éditer le plan d'action libre de votre choix
(=> Cliquez ici pour découvrir comment Afficher les informations dans la table à partir de votre sélection dans l'arbre des entités et Modifier / éditer une information de la table)
Le formulaire du plan d'action s'ouvre avec les blocs suivants :
Origine de la demande
Vous accédez aux informations (non modifiables) sur le rattachement du plan d'action libre dans l'arbre des entités, qui contiennent au minimum :
Entité de rattachement
Entité déclarante
Accédez à la description des informations spécifiques au type de rattachement du plan d'action :
Informations générales
Modifiez éventuellement la Date de création du plan d'action
l'Index du plan d'action attribue un numéro unique à chaque plan d'action rattaché ou non à un module au sein d'une même entité de rattachement, pour assurer un suivi individuel et clair de chaque plan d'action
Vous pouvez modifier l'index du plan d'action (attribué automatiquement en fonction de l'information du module, de l'entité et des index des plans d'action existants) :
Un index doit obligatoirement être renseigné
Un index déjà utilisé par un autre plan d'action rattaché à la même information affiche le message en rouge "Cet index existe déjà pour cette entité de rattachement", mais vous pouvez garder cet index déjà utilisé
Renseignez éventuellement la Circonstances qui ont conduit à la création du plan d'action (Rappel du contexte)
Exemple : Suite à un accident du travail
Renseignez éventuellement les Parties prenantes du plan d'action
Exemple : CHSCT, Direction, Inspection du Travail, DREAL, Collectivité, Association
Modifiez éventuellement le sélecteur (par défaut sur Non) pour indiquer que le plan d'action a été défini dans le cadre d'une Obligation de conformité
Renseignez si nécessaire les listes auto-administrées des indicateurs associés au plan d'action :
Catégorie du plan d'action
Fait référence à la classification générale du plan selon sa portée ou son domaine d'application
Exemple : Prévention des accidents du travail (indiquant le focus sur la sécurité au travail)
Nature du plan d'action
Se réfère aux caractéristiques spécifiques du plan qui déterminent son objectif et ses méthodes d'implémentation
Exemple : Formation et Sensibilisation (précisant que les actions seront axées sur l'éducation des employés pour anticiper et éviter les risques)
Tâches à réaliser du plan d'action
Accédez à la description des informations spécifiques au type de rattachement du plan d'action :
Plans d'action libres : cliquez ici
Module EVALUATION DES RISQUES : cliquez ici
Module AT/MP : cliquez ici
Module RISQUE CHIMIQUE : cliquez ici
Module COACTIVITE : cliquez ici
Module EQUIPEMENTS : cliquez ici
Module ANALYSE ENVIRONNEMENTALE : cliquez ici
Module VISITES MEDICALES : cliquez ici
Module REMONTEES TERRAIN : cliquez ici
Ressources allouées
Désignez un Responsable / Pilote du plan d'action :
Cliquez sur le sélecteur
Sélectionnez un employé :
dans la Liste du personnel entière
OU
dans l'une des 3 listes d’employés plus restrictives éventuellement disponibles :
Personnel affecté à l'entité déclarante ou à l'un de ses enfants
Personnel affecté à l'entité ou à un de ses enfants
Personnel affecté à l'entité strictement
Renseignez une ou plusieurs Ressources allouées :
Intervenant interne :
Sélectionnez Ressource interne / externe
Sélectionnez Intervenant interne
Sélectionnez un intervenant :
dans la Liste du personnel entière
OU
dans l'une des 3 listes d’employés plus restrictives éventuellement disponibles :
Personnel affecté à l'entité déclarante ou à l'un de ses enfants
Personnel affecté à l'entité ou à un de ses enfants
Personnel affecté à l'entité strictement
Sélectionnez un Rôle dans la liste proposée : Acteur (réalisation), Autorité (contrôle), Consulté, Informé, Signataire ou Valideur (au sens Qualité)
Sauvegardez avec le bouton gris ou Annulez votre sélection
Intervenant externe :
Sélectionnez Ressource interne / externe
Sélectionnez Intervenant externe
Sélectionnez une raison sociale dans la liste des Entreprises extérieures de la Liste des ressources
Sélectionnez un intervenant dans la liste des contacts
Sélectionnez un Rôle dans la liste proposée : Acteur (réalisation), Autorité (contrôle), Consulté, Informé, Signataire ou Valideur (au sens Qualité)
Sauvegardez avec le bouton gris ou Annulez votre sélection
Ressource technique :
Sélectionnez Autre ressource
Sélectionnez obligatoirement le Type de ressource : Technique
Renseignez la Description de la ressource
Sauvegardez avec le bouton gris ou Annulez votre sélection
Ressource organisationnelle :
Sélectionnez Autre ressource
Sélectionnez obligatoirement le Type de ressource : Organisationnelle
Renseignez la Description de la ressource
Sauvegardez avec le bouton gris ou Annulez votre sélection
Ressource humaine :
Sélectionnez Autre ressource
Sélectionnez obligatoirement le Type de ressource : Humaine
Renseignez la Description de la ressource
Sauvegardez avec le bouton gris ou Annulez votre sélection
Ressource autre :
Sélectionnez Autre ressource
Sélectionnez obligatoirement le Type de ressource : Autre (préciser)
Renseignez un Autre type de ressource dans votre liste auto-administrée (gérée comme les dommages d'un risque, par exemple)
Renseignez la Description de la ressource
Sauvegardez avec le bouton gris ou Annulez votre sélection
Cliquez sur le bouton 3 points (à droite de la ligne) pour Editer, Supprimer ou déplacer la ressource allouée
Coût - Échéance - Avancement de la réalisation
Renseignez éventuellement un Coût du projet
Renseignez l'Échéance, date limite retenue pour la réalisation du plan d'action
Renseignez la Date de réalisation quand le plan d'action a été réalisé
Cliquez sur Oui en cas de Plan d'action annulé (Non par défaut)
Renseignez éventuellement une Progression de l'avancement (%), automatiquement égale à 100% (non modifiable) si la Date de réalisation est renseignée
Renseignez éventuellement l'Avancement de la réalisation du plan d'action
Exemple : Plan d'action en cours d'analyse
Renseignez éventuellement une Photo du plan d'action via le bouton Cliquez pour sélectionner un fichier, sélectionnez une photo dans la bibliothèque ou ajoutez une photo (cliquez sur le trombone Glisser / Déposer vos fichiers, sélectionnez un fichier dans votre répertoire, renseignez obligatoirement un Nom et cliquez sur le bouton Sauvegardez)
(Cliquez ici pour plus d'informations à ce sujet)
Evaluation du plan d'action
Si le message suivant s'affiche : "Pour cette entité, vous n'avez pas configuré le paramétrage des systèmes d'évaluation des plans d'action !"
Alors ajoutez un système de cotation conformément aux instructions du guide Paramétrer des systèmes d'évaluation de la priorité / criticité des plans d'action
Sinon, le système d'évaluation des plans d'action configuré s'affiche :
Sélectionnez obligatoirement les valeurs des critères de cotation du plan d'action
Saisissez obligatoirement une date de cotation du plan d'action
Renseignez éventuellement un Commentaire sur la cotation du plan d'action
La photo de la situation permet d’associer un visuel à la cotation, à partir de vos photos enregistrées dans la base documentaire
Cliquez sur le bouton gris Valider pour :
Ajouter le résultat de cette cotation dans le bloc Historique des évaluations qui apparaît (cliquer sur le bouton rouge Supprimer en cas d'erreur)
Réinitialiser le bloc Evaluation du plan d'action et ajouter une nouvelle cotation
Efficacité du plan d'action
Indiquez si vous avez un Plan d'action pertinent et efficace (Objectif atteint) :
Oui
Décision en attente (par défaut)
Non
Renseignez éventuellement un Commentaire sur la mesure de l'efficacité du plan d'action
Sélectionnez éventuellement un Responsable de l'enregistrement de l'efficacité du plan d'action dans la liste des Ressources allouées de type Ressource interne / externe
Renseignez éventuellement une Date d'enregistrement de l'efficacité du plan d'action
Plans d'action déployés
Déployer un plan d'action consiste à :
Dupliquer ce plan d'action dans une ou plusieurs entités (mais sans associer les plans d'actions déployés à des informations du module comme l'est le plan d'action à l'origine du déploiement)
Suivre individuellement la réalisation de chaque plan d'action déployé en plus du suivi de plan d'action à l'origine (mais tous les plans d'action déployés doivent être réalisés pour que le plan d'action à l'origine soit réalisé)
Si le plan d'action n'est pas déployé : vous pouvez le déployer en un ou plusieurs autres plans d'action :
Cliquez sur le bouton vert Ajouter
Sélectionnez une ou plusieurs entités, lieu d'application du plan d'action
Renseignez obligatoirement l'Echéance de chaque action déployée dans le bloc Coût - Échéance - Avancement de la réalisation
Confirmer le déploiement avec le bouton vert Déployer ou Annulez
Un tableau récapitule les informations des plans d'action déployés à partir du plan d'action en cours :
Entité déclarante
Entité de rattachement
Échéance
Date de réalisation
Progression de l'avancement (%)
Responsable / Pilote
Accès rapide au plan d'action : cliquez sur le lien pour ouvrir dans une nouvelle fenêtre de votre navigateur la fenêtre de prévisualisation du plan d'action déployé
Bouton 3 points (à droite de chaque ligne) : pour Supprimer le déploiement
Si le plan d'action est déployé :
Une phrase indique l'Entité de rattachement et l'Entité déclarante du plan d'action à l'origine du déploiement
Cliquez sur le Lien vers le plan d'action à l'origine pour ouvrir dans une nouvelle fenêtre de votre navigateur la fenêtre de prévisualisation du plan d'action à l'origine du déploiement
Sauvegardez votre travail en cliquant sur le bouton vert Sauvegarder en haut à droite, pour revenir à votre écran précédent