Le module VISITES MEDICALES permet :
d'organiser et suivre la réalisation des visites médicales de votre personnel
d'avoir un bilan des inaptitudes et réserves qui en découlent
de gérer les plans d'action associés
Retrouvez dans la présentation du module VISITES MEDICALES les explications sur ces fonctionnalités
Vous pouvez gérer individuellement chaque visite médicale d'un employé dans le menu Gestion des visites médicales du module VISITES MEDICALES pour :
Créer la visite médicale
Gérer son déroulé : réalisation ou non, résultat, échéance de la prochaine visite, coût, convocation,...
Pour gérer les résultats des visites médicales dans le module VISITES MEDICALES, vous pouvez les afficher dans votre tableau de pilotage à partir d'une sélection dans l'arbre des entités :
des porteurs des visites dans le menu Gestion des visites médicales
des mutations / affectations des employés concernés dans le menu Gestion des visites médicales par mutation
Ce guide détaille les fonctionnalités de ce menu Gestion des visites médicales par mutation
Liste des fonctionnalités présentées dans ce guide
Accéder à l'interface dédiée à la gestion des visites médicales
L'interface de gestion des visites médicales est accessible en cliquant successivement sur les boutons :
Menu principal
Modules
Visites médicales
Gestion des visites médicales par mutation
Les administrateurs paramètrent l'accès des utilisateurs à ces fonctionnalités dans le menu Profils de groupes d'utilisateurs (ou Groupes d'utilisateurs), dans le bloc Droits sur les entités :
Module Visites médicales
Menu Gestion des visites médicales par mutation
Ajouter une visite médicale
Cliquez sur le bouton vert Ajouter en haut à gauche du tableau de pilotage pour accéder à la fenêtre Créer une session de visite médicale
Porteur de la visite médicale
Sélectionnez obligatoirement dans l'arbre des entités :
une entité déclarante
OU
une entité de rattachement enfant d'une entité déclarante
Employé
Sélectionnez obligatoirement un employé (celui qui passe cette visite médicale), renseigné dans le menu Personnel dans la liste des ressources
Les informations de l'Employé s'affichent (non modifiables) :
Prénom
Nom
Matricule
Contrat
Lien avec un événement
Sélectionnez éventuellement un événement (accident du travail, maladie professionnelle, accident bénin) survenu à l'employé, dans la listes des événements enregistrés dans le module AT/MP
Cliquez sur le bouton gris Supprimer le lien avec l'événement si nécessaire
Organisation
La valeur du champ Statut de la visite médicale est automatique :
A planifier (par défaut) :
Le champ Visite médicale planifiée le est vide
ET
Le champ Résultat de la visite médicale est vide
Planifiée :
Le champ Visite médicale planifiée le est renseigné
Renseignez la Date, puis l'Heure de la visite médicale
Sélectionnez dans la liste une Raison sociale (Ville) parmi les entreprises extérieures identifiées dans la liste des Ressources avec l'activité extérieure Service de Prévention et de Santé au Travail
Les informations de l'entreprise s'affichent (non modifiables) :
Adresse (numéro, rue, etc.)
Code postal
Ville
Numéro de téléphone
Sélectionnez éventuellement un Contact du Service de Prévention et de Santé au Travail dans la liste des contacts du Service de Prévention et de Santé au Travail sélectionné
Les informations de ce contact s'affichent (non modifiables) :
N° de téléphone principal
N° de téléphone secondaire
Type de visite médicale
Sélectionnez un élément dans la liste des types de visites médicales identifiés dans la liste des Ressources
L'Observation de ce type de visite médicale s'affiche (non modifiables) :
Par défaut, le champ Visite médicale renouvelée affiche la valeur Non
Enregistrez les modifications avec le bouton Sauvegarder accessible en haut à droite si tous les champs obligatoires sont renseignés
Le formulaire s'enregistre et s'ouvre pour vous permettre de renseigner toutes les autres informations de la visite médicale
Consultez la partie Gérer la visite médicale du guide ci-dessous
Gérer une visite médicale
Dans l'arbre des entités, en sélectionnant une entité liée à la mutation d'un employé, toutes les visites médicales (rattachées ou non à une session) de cet employé apparaissent, peu importe l'entité affectée à chaque visite médicale (rattachées ou non à une session)
IMPORTANT
Les employés doivent être rattachés à une ou plusieurs entités actives pour pouvoir s'afficher, c'est-à-dire qu'ils doivent avoir une mutation renseignée :
Sans Date de fin de mutation
OU
Avec Date du jour ≤ Date de fin de mutation
Dans l'exemple ci-dessous, les mutations entourées en vert permettent à un utilisateur, le 5 septembre 2024, d'afficher les résultats de cet employé :
La gestion des mutations / affectations du personnel est réalisée dans les menus :
Personnel \ Personnel de la liste des Ressources
Personnel \ Mutations du personnel de la liste des Ressources
Sélectionnez la visite médicale à modifier dans le tableau de pilotage : une fenêtre s'ouvre à droite pour afficher les informations de la visite médicale
Cliquez sur le bouton vert Editer en haut à droite pour accéder à la fenêtre Gérer la visite médicale pour modifier la visite médicale
Cliquez ici pour découvrir comment :
> Afficher les informations dans la table à partir de votre sélection dans l'arbre des entités
> Modifier / éditer une information de la table
Porteur de la visite médicale
Les informations du Porteur de la visite médicale s'affichent (non modifiables) :
Entité de rattachement
Entité déclarante
Employé
Les informations de l'Employé s'affichent (non modifiables) :
Prénom
Nom
Matricule
Contrat
Session de visite médicale
Le champ Visite médicale rattachée à une session affiche :
Non : la visite médicale N'est PAS rattachée à une session
Oui :
la visite médicale est rattachée à une session
Cliquez sur le texte bleu Afficher les informations sur la session de visite médicale pour consulter les champs non modifiables suivants, renseignés dans les menus Types de visites médicales et Gestion des sessions de visite médicale (ou cliquez sur le texte bleu Masquer les informations de l'équipement pour les masquer) :
Nom de la session
Numéro de la session
Statut de la session
Responsable de la session
Commentaire de la session
Editer la session : lien pour accéder à la fiche de la session de visite médicale
Organisation
La valeur du champ Statut de la visite médicale est automatique :
A planifier (par défaut) :
Le champ Visite médicale planifiée le est vide
ET
Le champ Résultat de la visite médicale est vide
Planifiée :
Le champ Visite médicale planifiée le est renseigné
ET
Le champ Résultat de la visite médicale est vide
Terminée :
Le champ Résultat de la visite médicale est renseigné
Organisation d'une visite médicale (hors session)
Renseignez éventuellement le champ Visite médicale planifiée pour le :
C'est la date prévisionnelle de tenue de la visite médicale
Elle permet de mettre à Planifiée la valeur du Statut de la visite médicale
Renseignez la Date, puis l'Heure de la visite médicale
C'est la date confirmée de tenue de la visite médicale
Sélectionnez dans la liste une Raison sociale (Ville) parmi les entreprises extérieures identifiées dans la liste des Ressources avec l'activité extérieure Service de Prévention et de Santé au Travail
Les informations de l'entreprise s'affichent (non modifiables) :
Adresse (numéro, rue, etc.)
Code postal
Ville
Numéro de téléphone
Sélectionnez éventuellement un Contact du Service de Prévention et de Santé au Travail dans la liste des contacts du Service de Prévention et de Santé au Travail sélectionné
Les informations de ce contact s'affichent (non modifiables) :
N° de téléphone principal
N° de téléphone secondaire
Organisation d'une visite médicale rattachée à une session
Renseignez éventuellement le champ Visite médicale planifiée pour le :
C'est la date prévisionnelle de tenue de la visite médicale
Elle permet de mettre à Planifiée la valeur du Statut de la visite médicale
Les informations suivantes, non modifiables, sont renseignées dans la session de la visite médicale (accessible depuis le bloc Session de visite médicale ci-dessus) :
Date de la visite médicale (et l'heure)
Lieu de la visite médicale (Service de Prévention et de Santé au Travail) et ses informations :
Adresse (numéro, rue, etc.)
Code postal
Ville
Numéro de téléphone
Contact du Service de Prévention et de Santé Travail et ses informations :
N° de téléphone principal
N° de téléphone secondaire
Type de visite médicale
Les informations du type de visite médicale s'affichent (non modifiables) :
Type de visite médicale
Observation
Lien avec un événement
Sélectionnez éventuellement un événement (accident du travail, maladie professionnelle, accident bénin) survenu à l'employé, dans la listes des événements enregistrés dans le module AT/MP
Cliquez sur le bouton gris Supprimer le lien avec l'événement si nécessaire
Bilan de la visite médicale
Pour une visite médicale individuelle (hors session), ces informations sont accessibles si :
Date de la visite médicale est renseignée dans le bloc Organisation
Pour une visite médicale rattachée à une session, ces informations sont accessibles si :
Le Statut de la session est Réalisée
La Date de la visite médicale est renseignée dans le bloc Organisation de la session de la visite médicale (accessible depuis le bloc Session de visite médicale ci-dessus)
Sélectionnez :
En attente de réalisation (par défaut)
OU
Réalisé
OU
Non réalisé
Bilan = Réalisé :
Sélectionnez obligatoirement un Bilan de la visite médicale dans la liste :
Apte avec réserve(s)
Apte sans réserve
Inaptitude partielle
Inaptitude totale
Vu
Si vous sélectionnez Apte avec réserve(s), Inaptitude partielle ou Inaptitude totale :
Ajoutez des éléments dans la liste des Inaptitudes :
Cliquez sur le bouton vert Ajouter
Renseignez obligatoirement le champ Restriction et réserve
Cochez la case Inaptitude définitive si nécessaire
Sélectionnez éventuellement une Date de fin d'inaptitude si l'inaptitude n'est pas disponible
Renseignez éventuellement un Commentaire sur la restriction et réserve
Sauvegardez
Ajoutez autant de Points de contrôle de l’équipement que nécessaire
Cliquez sur le bouton 3 points (à droite) d'une ligne pour la supprimer ou la modifier
Nota : changer le bilan réinitialise ces informations
Sélectionnez éventuellement un employé Responsable de la visite médicale, renseigné dans le menu Personnel dans la liste des ressources
Renseignez éventuellement un Commentaire sur le bilan
Bilan = Non réalisé :
Le Bilan de la visite médicale affiche la valeur Non présenté (non modifiable)
Renseignez éventuellement un Commentaire sur la non présentation
Sélectionnez un Motif de l'absence de visite médicale :
Exemples : maladie, ...
Liste auto-administrée (gérée comme les dommages d'un risque par exemple)
Sélectionnez éventuellement un employé Responsable de la visite médicale, renseigné dans le menu Personnel dans la liste des ressources
Renseignez éventuellement un Commentaire sur le bilan
Coûts de la visite médicale
Pour obtenir le Coût total de la visite médicale, ajoutez des éléments dans le tableau des Coûts détaillés :
Cliquez sur le bouton vert Ajouter
Sélectionnez une Affectation du montant :
Exemples : Coût de la session, coût du contrôle,...
Liste auto-administrée (gérée comme les dommages d'un risque par exemple)
Renseignez un montant
Sélectionnez :
Dépense (par défaut)
OU
Recette
Renseignez un Commentaire
Sauvegardez
Ajoutez autant de coûts que nécessaire
Cliquez sur le bouton 3 points (à droite) d'une ligne pour la supprimer ou la modifier
Convocation
Sélectionnez éventuellement un employé Signataire de la convocation, renseigné dans le menu Personnel dans la liste des ressources
Renseignez éventuellement un Commentaire pour la convocation
Si nécessaire, consultez plus bas la partie du guide Générer la convocation à une visite médicale
Renouvellement
Le bilan de la visite médicale doit avoir le statut Réalisée ou Non réalisée pour renseigner les informations du bloc Renouvellement
Visite médicale déjà renouvelée
Les informations de son renouvellement s'affichent (non modifiables) :
Visite médicale renouvelée (avec la valeur Oui)
Type de visite médicale qui a renouvelée cette visite médicale
Date de la visite médicale qui a renouvelée cette visite médicale
Editer la visite médicale : lien pour accéder à la fiche de la visite médicale
Visite médicale à renouveler ou non
Par défaut, une visite médicale est sans renouvellement :
Elle n'a pas de limite de validité (Sans limite de validité)
Sa date d'échéance de la prochaine visite médicale s'affiche vide dans le tableau de pilotage
Si vous sélectionnez Avec renouvellement pour une visite médicale :
Elle a une limite de validité (Avec limite de validité)
Sa date d'échéance de la prochaine visite médicale s'affiche renseignée dans le tableau de pilotage :
Par défaut, l'échéance est automatiquement calculée en fonction de :
la Date de la visite médicale
la Durée de validité
Sélectionnez éventuellement une autre Echéance de la prochaine visite médicale
Retrouvez ces visites médicales dans votre tableau de pilotage avec les couleurs expliquées dans la partie du guide ci-dessous : Couleurs de la date d'échéance de la prochaine visite médicale dans le tableau de pilotage
Enregistrez les modifications avec le bouton Sauvegarder en haut à droite
Renouvellement automatique des visites médicales
Une visite médicale (hors session) est renouvelée automatiquement par la réalisation ultérieure d'une visite médicale de même type de cet employé
La visite médicale rattachée à une session a également un renouvellement automatique si ce le type de renouvellement Renouvellement automatique (type de visite médicale identique) est sélectionné dans le bloc Types de visites médicales de la session
Une visite médicale renouvelée affiche :
Des informations sur ce renouvellement dans le bloc Renouvellement
Sa date d'échéance de la prochaine visite médicale en gris dans le tableau de pilotage (comme l'explique la partie du guide ci-dessous : Couleurs de la date d'échéance de la prochaine visite médicale dans le tableau de pilotage)
Renouveler une ou plusieurs visites médicales pour créer automatiquement une ou plusieurs visites médicales
Le bouton Renouveler de la table de pilotage permet de renouveler rapidement une sélection de visites médicales (ajout d'une ou plusieurs visites médicales)
Pour afficher le bouton Renouveler : cochez la case à gauche des visites médicales à renouveler dans le tableau de pilotage
Cliquez sur le bouton gris Renouveler
Le sélecteur Créer une session (Non par défaut) :
Est inactif et affiche le message Vous devez sélectionner le même employé si votre sélection de visites médicales ne concerne pas le même employé
Rattachera à une nouvelle session les nouvelles visites médicales de mêmes types que celles de votre sélection
Le sélecteur Autre type de visite médicale (Non par défaut) :
Affiche le sélecteur Type de visite médicale sous l'arbre de entités
Permet de sélectionner un élément dans la liste des types de visites médicales identifiés dans la liste des Ressources
Créera autant de nouvelles visites médicales qu'il y en a dans votre sélection, mais avec le type de visite médicale choisi
Sélectionnez obligatoirement dans l'arbre des entités :
une entité déclarante
OU
une entité de rattachement enfant d'une entité déclarante
Renseignez éventuellement le champ Visite médicale planifiée pour le :
C'est la date prévisionnelle de tenue des nouvelles visites médicales créées
Elle permettra de mettre à Planifiée leur valeur du Statut de la visite médicale
Cliquez sur le bouton vert Renouveler pour ajouter ces nouvelles visites médicales dans votre organisation
(ou cliquez sur le bouton gris Annuler pour revenir au tableau de pilotage)
Retrouvez ces nouvelles visites médicales dans votre tableau de pilotage avec les éventuelles couleurs expliquées dans la partie du guide ci-dessous : Couleurs de la date d'échéance de la prochaine visite médicale dans le tableau de pilotage
Couleurs de la date d'échéance de la prochaine visite médicale dans le tableau de pilotage
Nota : certaines couleurs peuvent être recalculées la nuit, les modifications apportées peuvent donc n'être visibles que le lendemain.
Signification des couleurs de la colonne Visite médicale - Echéance de la prochaine visite médicale - Date :
Verte -> Jaune -> Orange :
La date de fin de validité de la visite médicale est de plus en plus proche (en fonction de votre paramétrage du type de visite médicale dans la liste des Ressources)
Rouge :
La date de fin de validité est dépassée
Noir :
La visite médicale n'a pas encore eu lieu
(le Statut de réalisation n'est pas Réalisée ni Non réalisée)
Gris :
La visite médicale a été renouvelée
Bleu :
La visite médicale est SANS limite de validité
ET
Elle a renouvelé une précédente visite médicale
ET
Elle a eu lieu (la Date de la visite médicale est renseignée)
Blanc :
La visite médicale est SANS limite de validité
ET
Elle n'a PAS renouvelé une précédente visite médicale
ET
Elle a eu lieu (la Date de la visite médicale est renseignée)
Générer le PDF de la convocation à une visite médicale
Paramétrez un ou plusieurs éditables de type Convocation à une visite médicale à l'aide des guides suivants :
Cliquez sur le bouton 3 points bleu en haut à droite de la page pour afficher tous les liens d'impression des éditables Fiche de sécurité au poste que vous avez paramétrés.
Cliquez sur le lien de votre choix pour générer dans un PDF le contenu attendu de votre Convocation à une visite médicale paramétrée