Mit den DATEV-Datenservices bietet DATEV eine leistungsfähige Schnittstelle zur Übertragung der Belege (inkl. der zugehörigen Belegdaten) und Buchungsstapel aus lexoffice heraus direkt an Ihren Steuerberater in DATEV Beleg online bzw. DATEV Kanzlei Rechnungswesen.
Sie kennen sicher die Methode des manuellen Imports in DATEV über:
Buchungsstapel: Bestand > Importieren > Buchungsstapel
Belege: über Belegtransfer an DATEV Belege Online > Belege bereitstellen und in Kanzlei ReWe die Belege über Mandant ergänzen > Daten holen > Stapelverarbeitung > Importieren > Stapel verarbeiten.
Diese doch recht komplexe Vorgehensweise vereinfachen die Schnittstellen DATEV-Daten-Service automatisch:
Rechnungsdatenservice 1.0: die Belege inkl. Belegdaten werden automatisch aus lexoffice an das DATEV-Rechenzentrum an DATEV Unternehmen online übertragen und stehen dort für den Import zur Verfügung.
Buchungsdatenservice: Belege & Buchungsstapel werden aus lexoffice direkt an das DATEV-Rechenzentrum übertragen und werden nach Mandant ergänzen > Daten holen direkt in Kanzlei-ReWe importiert.
Die DATEV-Datenservice-Schnittstelle gibt es in 2 Versionen:
DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
(es werden nur die Belegbilder inkl. der Belegdaten an DATEV Belege online übertragen)DATEV Buchungsdatenservice
(es werden die Belegbilder & Buchungsstapel übertragen und in Kanzlei ReWe importiert)
DATEV Rechnungsdatenservice 1.0: ideal für BUCHUNGSMANDANTEN
Ihr Mandant ist ein sogenannter Buchungsmandant. Das bedeutet, Sie erledigen in der Kanzlei die unterjährige Buchhaltung und Umsatzsteuervoranmeldung. Daher benötigen Sie sämtliche Belege (zum Beispiel im PDF-Format) und die zugehörigen Belegdaten (Debitor, Kreditor, etc.).
Diese Belege werden von lexoffice direkt in DATEV Belege online übertragen.
Über DATEV Belege online können Sie die Belege mit der Rechnungswesen-Software von DATEV synchronisieren.
Sofern Sie alle Belege (Einnahmen und Ausgaben) mit lexoffice verwalten, sparen Sie gegenüber der herkömmlichen Belegübergabe (z. B. über den Pendelordner) viel Zeit, sämtliche Belege bleiben immer in Ihrem Unternehmen und Ihre Steuerkanzlei verfügt über die bereits erfassten Belege in der Rechnungswesen-Software.
Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung erklärt Ihnen jeden Schritt vom Export aus lexoffice bis Import der Belege inkl. Belegdaten in Kanzlei-Rechnungswesen:
Tipp: Wenn Sie NUR die Belege übernehmen, dann benötigen Sie auch die Bankumsätze. Sollte Ihr Mandant die Banken in lexoffice angebunden haben, dann können Sie auch die Bankumsätze exportieren. Wechseln Sie dafür in die Live-Ansicht Ihres Mandanten > Einstellungen (Zahnrad) > Export > Reiter Meine lexoffice-Daten herunterladen. Wir haben auch einen umfassenden Beitrag zum Export der Bankumsätze.
DATEV Buchungsdatenservice: ideal für SELBSTBUCHER
Ihr Mandant ist ein sogenannter Selbstbucher und macht unterjährig die Buchhaltung und die Umsatzsteuervoranmeldung mit lexoffice. Für die Erstellung des Jahresabschlusses benötigen Sie in der Kanzlei sämtliche Belege und die komplette unterjährige Buchhaltung.
Lexoffice überträgt Belege & Buchungsstapel an DATEV Kanzlei Rechnungswesen. Buchungen & Belege sind automatisch in DATEV verlinkt.
Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung erklärt Ihnen jeden Schritt vom Export aus lexoffice bis Import in Kanzlei-Rechnungswesen:
Die Vorteile der DATEV Schnittstelle
Die Belege (und Buchungsdaten) sind auf Knopfdruck in der Kanzlei
Sicherer Austausch der Dokumentendaten für das DATEV-Rechenzentrum
Die Originalbelege bleiben beim Mandanten
lexoffice bucht im Hintergrund vor, Sie können Buchungsvorschläge übernehmen oder anpassen
Weniger Erfassungsfehler / höhere Prozessqualität
Bereitstellung der Dokumentendaten über ein revisionssicheres Online-Archiv
Für welchen Mandantentyp eignet sich welcher Export?
Mandant:in ist Selbstbucher:in > Buchungsdatenservice
Die unterjährige Buchhaltung (inkl. USt-VA) macht Ihr:e Mandant:in.
In der Steuerkanzlei machen Sie die Jahresabschlussbuchungen, Jahresabschluss und Steuererklärung.
Sie benötigen Belege & Buchungsstapel, daher ist hier der Buchungsdatenservice geeignet.
Tipp: Bitte achten Sie vor der Datenübernahme darauf, dass in lexoffice auch alle Bankumsätze zugeordnet bzw. kategorisiert sind. Nicht zugeordnete Bankumsätze werden nicht im Buchungsstapel übertragen.
Mandant:in ist Buchungsmandant:in > Rechnungsdatenservice
Die laufende Buchhaltung wird in der Steuerkanzlei erledigt.
Sie benötigen die Belege inkl. der Belegdaten, daher ist hier der Rechnungsdatenservice 1.0 geeignet.
Tipp: Benötigen Sie auch die Bankumsätze? Diese können Sie in lexoffice ebenfalls exportieren und in Ihre Rechnungswesen-Software importieren.
Weitere Informationen zum Bankumsatz-Export
Voraussetzungen für DATEV-Daten-Service
Zur Nutzung der DATEV-Daten-Schnittstelle hat DATEV insbesondere an die Autorisierung einige Vorgaben, die bei der Nutzung erfüllt sein müssen. Die Bestellung der Authentifizierungsmedien erfolgt über die Steuerkanzlei.
Autorisierung Mandant
Um die Schnittstelle DATEV-Daten-Service in lexoffice nutzen zu können, reichen die lexoffice-Zugangsdaten alleine nicht aus. DATEV erwartet aus Sicherheitsgründen eine zweite Autorisierung.
Mandanten können sich über den DATEV-mIDentity-Stick authentifizieren. Glücklicherweise besteht DATEV hier nicht mehr auf den Internet-Explorer. Mandanten können auch mit den Browsern Microsoft Edge oder Chrome arbeiten.
Alternativ können sich Ihre Mandanten auch per Handy (über eine DATEV-App auf dem Smartphone) autorisieren. Das hat den Vorteil, dass auch Mac-User die Schnittstelle DATEV-Daten-Service nutzen können. Diesen Vorgang nennt DATEV Smartlogin.
Voraussetzungen aufseiten der Steuerkanzlei
Die Steuerkanzlei arbeitet mit DATEV.
Die Steuerkanzlei hat den/die Mandant:in für DATEV-Daten-Service freigeschaltet.
Für die Freischaltung und für Ihre Autorisierung bei DATEV-Daten-Service hat die Kanzlei die zwei Möglichkeiten: mIDentity-Stick oder Smartlogin.
Die Steuerkanzlei hat das Unternehmen in DATEV Unternehmen online korrekt eingerichtet. Hierbei ist Folgendes zu beachten:
a) lexoffice unterstützt die Kontenrahmen SKR03 oder SKR04.
b) lexoffice unterstützt ausschließlich Sachkontenlänge 4.
c) Das Wirtschaftsjahr entspricht dem Kalenderjahr (also 1. JAN – 31. DEZ).
d) Das Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbuch ist für den angelegten Mandanten für das aktuelle Wirtschaftsjahr bzw. für das Vorjahr eingerichtet. Bei der erstmaligen Übertragung der Daten eines Wirtschaftsjahres überprüft DATEV Unternehmen online, ob die Einstellungen aus dem Vorjahr automatisch übernommen werden können und richtet das aktuelle Wirtschaftsjahr automatisch ein.Ob DATEV-Daten-Service in der Kanzlei oder im Unternehmen benötigt wird, richtet sich nach der Nutzung. Wenn der Mandant die Daten ins DATEV-Rechenzentrum überträgt, benötigt dieser den DATEV-Daten-Service-Vertrag. Wenn die Kanzlei über den lexoffice Steuerberater-Zugang Zugriff auf das System des Mandanten hat und die Daten ins DATEV-Rechenzentrum überträgt, benötigt die Kanzlei den Vertrag.
Mögliche Fehler bei der Datenübertragung an DATEV
Fehler 403: wenn Ihrem Mandanten die notwendigen Rechte fehlen.
Fehler 500: ungültige Beleg-Datei oder Probleme beim DATEV-Rechenzentrum
Fehler: Das Dateiformat entspricht nicht der Dateierweiterung
Notwendige Services bei DATEV
DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
Smartlogin beim Mandanten (Art.-Nr. 60101)
Vertrag DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 (Art.-Nr. 92222)
Belege online
DATEV Buchungsdatenservice
Smartlogin beim Mandanten (Art.-Nr. 60101)
Vertrag Buchungsdatenservice (Art.-Nr. 91000)
Belege online
Kosten der DATEV-Daten-Services
Die nachfolgenden Preise haben wir von DATEV zur Verfügung gestellt bekommen.
DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
Vertrag Rechnungsdatenservice 1.0 (ab 2,00 € pro Monat)
Im Preis von 2,00 Euro sind 200 übermittelte Belege pro Monat enthalten.
Ab dem 201. Beleg fallen gemäß der Preisstaffel von DATEV weitere Kosten an.
- 4,00 Euro/Monat bis 400 Belege
- 1,50 Euro/Monat je weitere 200 BelegeBelege online (ab 3,65 € pro Monat)
DATEV Buchungsdatenservice
Vertrag Buchungsdatenservice (ab 1,30 € pro Monat)
Belege online (ab 3,65 € pro Monat)
Damit ist DATEV-Daten-Service günstiger, als die lexoffice-Exporte manuell in DATEV zu importieren.
Denn um die Belege manuell zu importieren benötigen Sie bzw. Ihr Mandant
SmartLogin (kostenlos)
Belege online (ab 3,65 € pro Monat)
Weiterführende Links bei DATEV