Využijte letní útlum a udělejte si jednou za rok generální úklid v Teamiu. Připravili jsme pro vás seznam věcí, které je dobré jednou za čas projít a zkontrovat nebo promazat.

1. Přihlašovací a kontaktní údaje

Doporučujeme překontrolovat kontaktní údaje, kde je důležitý váš mail, protože na tento mail budou chodit všechny informace z Teamia o reakcích na vaši pozici.

Přihlašovací údaje, jak už název napovídá, slouží k přihlášení do Teamia. Můžete se přihlašovat pomocí uživatelského jména, která vám Teamio automaticky vygenerovalo a nelze ho změnit anebo pomocí vašeho mailu. V případě, že se z nějakého důvodu váš pracovní mail změní a chcete se i pod tímto novým mailem přihlašovat, můžete si ho změnit právě zde. Nejdříve odeberete svůj starý mail a pak budete mít možnost přidat mail nový.

2. Nastavení notifikací pro web i mobilní aplikaci

Když už máte vše u inzerce doladěné, je potřeba nastavit, jakým způsobem a jak často chcete být upozorňováni o nových reakcích, poznámkách k uchazečům a nebo že manažer ohodnotil uchazeče. Tyto notifikace vám můžou chodit do mailu 1× nebo 2× denně, nebo po každé reakci anebo si toto upozornění můžete zcela vypnout a nechat si zasílat oznámení pouze v Teamiu pod ikonku zvonečku v horní liště. Také si můžete nastavit, zda chcete být informováni mailem o změně stavu vašich pozic. Nově si zde i nastavíme notifikace, které chcete, aby vám chodili na mobil, pokud máte mobilní aplikaci Teamio.

3. Šablony zpráv a podpis

Dále si v nastavení můžete vytvořit i Šablony zpráv, které vám pomůžou s rychlejší a efektivnější komunikací s uchazeči. Vytvořit si můžete šablonu buď osobní nebo firemní.

Rozdíl mezi nimi je v tom, že osobní vidíte a můžete používat pouze vy, pokud ale šablonu vytvoříte jako firemní, uvidí ji i vaši kolegové a můžou ji také použít. Doporučujeme spíše využívat firemní šablony, aby vaše komunikace byla jednotná.

Při vytváření šablony je důležité zvolit správný typ aktivity, aby se vám zpráva zobrazila, tam kde potřebujete. Tedy chcete-li si vytvořit např. zprávu pro automatické poděkování, vyberete typ automatické poděkování a šablona se vám vždy zobrazí pouze u této aktivity.

V případě, že využíváte firemní šablony zpráv, je dobré je ponechat bez podpisu. Podpis si následně každý kolega může zde vytvořit a před odesláním zprávy z Teamia tento svůj nastavený podpis do zprávy vložit.

4. Šablony inzerátů, hlavičky a patičky

V Teamiu si můžete vytvářet šablony obsahu inzerátu bez omezení. Podle různých typů pozic a jejich charakteru si můžete vytvořit různý obsah inzerátu a jednoduše ho pak při vystavování nové pozice vložit. Vše je hezky po ruce a na pár kliknutí.

Hlavičku inzerátu nebo také informace o společnosti si připravíte v kategorii inzeráty/pozice. Tyto informace slouží jako charakteristika společnosti v textu inzerátů a zobrazí se hned v úvodu inzerátu. Kromě standardního popisu společnosti můžete připsat i další charakteristiku, díky které přiblížíte více firmu cílové skupině uchazečů, které pro danou pozici hledáte.

Hlavičku můžete v nastavení upravovat, ale také mazat. Pozor, pokud máte hlavičku použitou u aktivního inzerátu, ale i pozastaveného, nepůjde vám smazat. Nejprve je potřeba u pozic hlavičku vyměnit.

Patička slouží jako podpis v inzerátu, kde si můžete vybrat, jaké údaje chcete uvádět a zobrazit. Můžete si nastavit, zda bude zobrazeno celé jméno, název společnosti, adresa a nebo telefon. To co chcete u inzerátu zobrazit je třeba nejen vyplnit, ale i zaškrtnout.

Mail zde není možné uvést, protože uchazeč automaticky odpovídá přes odpovědní tlačítko přímo do Teamia. Můžete si vytvořit pro sebe i více patiček a při vystavování inzerátu si vybrat, kterou chcete právě použít.

5. Uživatelské role

Do Teamia nezapomeňte zapojit i své kolegy, se kterými potřebujete v rámci náborů spolupracovat, ať vše můžete spravovat a sdílet na jednom místě. V Teamiu je možné nastavit uživatelům role HR manažer, Liniový manažer a nebo Náborář. Do této sekce má přístup pouze hlavní uživatel a nebo HR manažer s rozšířenou rolí o správu uživatelů. Tedy pokud nemáte do této sekce právě vy přístup a chcete přidat kolegy, je potřeba o to požádat hlavního uživatele a nebo HR manažera s rozšířenou rolí.

6. Štítky, zdroje, důvody zamítnutí

Vytvořte si seznam štítků, kterými si pak označíte např. dovednosti uchazeče jako je znalost jazyka, certifikát, ale třeba i pozice nebo lokalita, kde by se vám v budoucnu mohl hodit. Díky těmto štítkům pak snadno můžete filtrovat v hledání uchazečů a tvoříte si pomocí nich talent pool.

Další seznam, který si můžete v Teamiu vytvořit, jsou důvody zamítnutí. Protože tento seznam pak zohledňujeme i ve statistikách, snadno si uděláte přehled o tom, jaké důvody zamítnutí jsou u vás nejčastější. Nastavte si proto důvody zamítnutí, ale třeba i důvody, proč uchazeči odmítli vaši nabídku. Doporučujeme si nevytvářet příliš mnoho těchto položek, ale uvést např. 7 nejčastějších.

Pokud máte uchazeče i z jiných zdrojů mimo Teamio, jako je např. doporučení, jiný pracovní portál, sociální sítě nebo mail a chcete všechny uchazeče zpracovávat z jednoho místa, tedy Teamia, je dobré si vytvořit seznam vlastních zdrojů.

7. Pročištění náborů a databázové pozice

Vystavit inzerát můžete několika způsoby. Určete si, který způsob je pro vás ten nejvíc vhodný pro vystavení právě vašeho inzerátu a udržujte si tak přehled i kvůli statistikám.

3 způsoby, jak vystavit inzerát:

Vytvořit úplně novou pozici

Tuto možnost využijte ve chvíli, když chcete vystavit úplně novou pozici, kterou jste v minulosti ještě nevystavovali ani vy ani vaši kolegové. Všechna políčka budete mít v tomto případě prázdná a vše k pozici musíte vyplnit.

Aktivovat pozici z pozastavených

Pokud pozici aktivujete, přesune se z pozastavených se všemi uchazeči a počty zhlédnutí do aktivních. Všechna políčka budete mít už předvyplněna, a to co je potřeba můžete před vystavením upravit. Aktivovat pozici je tedy vhodné ve chvíli, pokud nábor stále běží, protože jste ještě nenašli vhodného kandidáta.

Vytvořit kopii pozice

Pokud jste ale předchozí nábor už uzavřeli, pozici úspěšně obsadili a nyní potřebujete otevřít další stejný nábor, doporučujeme nábor otevřít přes vytvořit kopii náboru, ať už z pozastavených, aktivních nebo archivních pozic. V tomto případě pozice se všemi čísly, tedy počty zobrazení a počty uchazečů, zůstává v pozastavených/aktivních/archivních a vytvoří se vám nový nábor, kde začnete od nuly.

Databázovou pozicí nebo také Aktivní nevystavenou pozicí nazýváme pozici, která je vystavena pouze v Teamiu a slouží jako tzv. sběrná pozice. Pokud tedy máte Teamio PRO nebo kariérní stránky, máte možnost v Teamiu vytvořit pozici bez toho, aniž byste ji inzerovali na nějaký z portálů.

8. Dotazníky

Pomocí dotazníků si můžete vytvářet své vlastní odpovědní formuláře, díky kterým se o kandidátech dozvíte hned na začátku více informací a pomůžou vám tak s rychlejším výběrem vhodných kandidátů. Zkontrolujte si, zda všechny dotazníky jsou aktuální, přidejte otázku na LinkedIn profil, který vám můžou uchazeči poslat místo CV.

9. Databáze uchazečů a GDPR souhlasy

V Teamiu PRO se vám tvoří vlastní databáze uchazečů, kteří vám zde zůstavají po dobu platnosti souhlasu se zpracováním osobních údajů. Proto máte možnost uchazečům zaslat i žádost o prodloužení souhlasu, abyste je mohli v případě vhodné pozice kontaktovat. Jak pracovat s databází najdete zde.

10. Personální agentury

Spolupracujete s personálním agenturami a zapojujete je do náborů? I toto můžete udělat přímo přes Teamio. Vytvoříte si seznam konzultantů, se kterými spolupracujete. Zapojit je k náboru můžete ihned po vystavení a nebo i dodatečně v průběhu náboru. Nemusíte se bát, konzultant nezíská přístup do vašeho Teamia, pouze vám bude moci přímo k pozici uchazeče do Teamia poslat.

🎉 Chystáme i ebook na toto téma, který vám za pár dní ještě nasdílíme.

Našli jste odpověď?