Um allen Mitgliedern unserer Plattform einen sicheren und fairen Service zu bieten, ist es wichtig, einige grundlegende Kommunikationsrichtlinien zu beachten.
1. Wichtige Do’s und Don’ts für Organisationen
✅ Do’s
Kommuniziere klar, direkt und respektvoll.
Achte auf kulturelle Unterschiede in der Kommunikation.
Statt persönlicher Daten kannst du alternative Informationen weitergeben, z. B. öffentliche Bewertungen oder Programmdetails.
Halte den Bewerbungsstatus aktuell, insbesondere nach Gesprächen oder dem Austausch von Dokumenten.
Antworte zeitnah auf Nachrichten von Freiwilligen, idealerweise innerhalb von 48 Stunden. Mehr als eine Woche gilt als zu lange.
Reagiere schnell, wenn der Bewerbungsprozess ins Stocken gerät, und sorge für eine zeitnahe Entscheidung.
❌ Don’ts
Keine Kontaktdaten weitergeben, bevor die Anzahlung des Freiwilligen eingegangen ist.
Keine Buchungen außerhalb von Volunteer World organisieren.
Keine beleidigenden Nachrichten senden oder unnötige persönliche Daten preisgeben.
Den Buchungs- oder Zahlungsprozess zu keinem Zeitpunkt außerhalb von Volunteer World abwickeln.
2. Weitergabe von Kontaktdaten & Durchführung von Interviews
Wichtig: Kontaktdaten dürfen grundsätzlich nicht weitergegeben werden und die Kommunikation darf nicht außerhalb von Volunteer World stattfinden. Ausnahmen sind nur mit ausdrücklicher Genehmigung unseres Teams möglich.
Eine Zustimmung ist erforderlich, bevor Kontaktdaten ausgetauscht werden.
Erst nach Freigabe durch Volunteer World dürfen Telefonate, Interviews oder andere direkte Kommunikationsformen stattfinden.
Es gibt keine Ausnahmen, außer wenn von Volunteer World eine Erlaubnis unter klar definierten Bedingungen erteilt wurde – in diesem Fall wird genau kommuniziert, was erlaubt ist.
Nach erteilter Genehmigung:
Informiere deinen Volunteer World Ansprechpartner, damit die Kommunikation dokumentiert werden kann.
Halte den Bewerbungsstatus stets aktuell.
Sollte der Bewerbungsprozess ins Stocken geraten, reagiere zeitnah und triff ggf. eine Entscheidung (einschließlich einer Absage).
Vorteile für Organisationen:
Schutz der Privatsphäre und Sicherheit der Freiwilligen.
Sicherstellung der Einhaltung von Plattformrichtlinien und Datenschutzgesetzen.
Förderung von Vertrauen und Transparenz für eine langfristige Zusammenarbeit.
3. Umgang mit Dokumenten vor der Anzahlung
Dokumente (Lebensläufe, Motivationsschreiben, unterstützende Unterlagen) können sensible Kontaktdaten enthalten.
Aktualisiere den Bewerbungsstatus zeitnah nach der Prüfung der Dokumente.
Führe den Bewerbungs- und Buchungsprozess jederzeit ausschließlich über Volunteer World fort.
Lehne Bewerbungen ab, wenn sie ins Stocken geraten sind, insbesondere wenn bereits Kontaktdaten ausgetauscht wurden, aber kein weiterer Fortschritt erfolgt.
Tipp:
Stelle in den Programmbeschreibungen möglichst viele Informationen zum Projekt bereit – das reduziert unnötige Anfragen oder Anrufe, schafft Vertrauen und erhöht die Buchungsrate.
4. Datenschutz & Datensicherheit
Schütze die persönlichen Daten der Freiwilligen und hole vor jeder Weitergabe eine ausdrückliche Zustimmung ein.
Halte dich an die geltenden Datenschutzgesetze, einschließlich der GDPR.
Stelle alternative Informationsquellen zur Verfügung, anstatt persönliche Daten weiterzugeben.
Genaue Adressen dürfen vor der Anzahlung nicht geteilt werden – diese werden unmittelbar nach der Buchung bereitgestellt.
⚠️ Hinweis:
Wenn Freiwillige aufgefordert werden, die Organisation außerhalb von Volunteer World zu kontaktieren (z. B. über die eigene Website oder Social Media) zur Buchung oder Zahlung, wird dies umgehend von unserem System gemeldet und geprüft.
5. Einhaltung der Richtlinien & Monitoring
Volunteer World führt regelmäßige Prüfungen durch, um die Einhaltung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen sicherzustellen.
Verstöße, wie das Umgehen von Volunteer World oder die Organisation von Zahlungen außerhalb der Plattform, können zum dauerhaften Ausschluss führen.
Organisationen müssen:
Alle Kommunikationsvorgänge dokumentieren.
Bewerbungen nach Gesprächen oder der Prüfung von Dokumenten aktualisieren.
Bei Bedarf ins Stocken geratene Bewerbungen ablehnen.
Die gesamte Kommunikation muss über Volunteer World erfolgen, um den Schutz der Freiwilligen im Rahmen der Refund Guarantee und der Flex Option sicherzustellen.
6. Abschließende Hinweise
Durch die Einhaltung dieser Regeln trägt deine Organisation zu einer sicheren, fairen und transparenten Freiwilligenerfahrung bei.
Volunteer World steht seinen Partnern jederzeit unterstützend zur Seite – bei Fragen oder für Beratung erreichst du uns per E-Mail oder Live-Chat.
Die Zusammenarbeit sorgt dafür, dass:
Freiwillige eine gut betreute und sichere Erfahrung machen
ein starkes Vertrauen zwischen deiner Organisation und Volunteer World aufgebaut wird
Bewerbungsprozesse effizient und regelkonform ablaufen
💡 Tipp: Dokumentiere alle Interaktionen und kommuniziere ausschließlich über Volunteer World, um maximale Sicherheit und vollständigen Plattformschutz zu gewährleisten.
7. Sichtbarkeit und Promotion für Partnerorganisationen
Volunteer World hat sich zum Ziel gesetzt, alle sozialen Projekte bestmöglich zu präsentieren. Dafür haben wir eine benutzerfreundliche Plattform entwickelt, die Programme effizient für Freiwillige sichtbar macht.
Wenn Partnerorganisationen die Kommunikations- und Compliance-Richtlinien von Volunteer World einhalten:
werden eure Programme auf unserer Plattform aktiv beworben, sodass Freiwillige klare und verlässliche Informationen erhalten
können wir eure Programme über die Social-Media-Kanäle von Volunteer World bewerben, die monatlich Millionen von Menschen erreichen
Transparente Kommunikation und die Einhaltung der Regeln stärken das Vertrauen und führen zu mehr Bewerbungen sowie langfristigen Partnerschaften.
Die Einhaltung der Richtlinien schützt nicht nur die Freiwilligen, sondern sorgt auch dafür, dass euer Programm maximale Sichtbarkeit und Glaubwürdigkeit erhält.
📧 Kontaktiert uns jederzeit – wir helfen euch gerne weiter!