Unser Bewerbungssystem mag anfangs kompliziert erscheinen, aber sobald du es verstanden hast, wird es dir leicht fallen, damit umzugehen. Um deine Freiwilligenrekrutierung auf Volunteer World zu vereinfachen, haben wir dir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammen gestellt, die beschreibt wie du ein Angebot erstellen kannst :)
1. Öffne deine Bewerbungen
Logge dich dafür in deinem Konto ein und klicke im oberen Menü auf den Button „Bewerbungen“.
Dein Bewerbungs-Dashboard zeigt dir alle aktuellen Bewerber an. Klicke auf „Details“, um eine Bewerbung zu öffnen.
2. Bewerbungen prüfen
Wenn du eine Bewerbung überprüfst, kannst du alle wichtigen Details einsehen, um festzustellen, ob der Bewerber gut zu deinem Programm passt.
📌 Freiwilligeninformationen (linke Seite)
Grundlegende Informationen über den Freiwilligen
Hinweis: Kontaktdaten bleiben verborgen, bis eine Buchung erfolgt. Sie werden automatisch sichtbar, sobald die Anzahlung geleistet wurde.
📌 Bewerbungsübersicht (oberer Bereich)
Ausgewähltes Programm und Reisedaten
Dauer und Anzahl der Freiwilligen
Detaillierte Gebührenübersicht
Falls ein Add-on angefragt wurde, wird es hier bereits angezeigt.
📌 Nachrichten (rechte Seite)
Nutze das Chatfeld, um Rückfragen zu stellen oder Erwartungen zu klären, bevor du ein Angebot sendest.
3. Bewerber akzeptieren → Klicke auf „Angebot machen“
4. Angebot anpassen und überprüfen
Im Angebotseditor kannst du folgende Angaben aktualisieren:
✏️ Daten
Klicke auf den Kalender, um das Start- oder Enddatum zu ändern z.B. basierend auf deiner Verfügbarkeit oder dem Wunsch des Freiwilligen.
👥 Mitreisende
Wenn der Bewerber Teil einer Gruppe ist, du aber nicht alle unterbringen kannst, entferne einfach das Häkchen bei den Mitreisenden, die du ausschließen möchtest.
💰 Preis anpassen
Unter Gebührenübersicht kannst du den Preis bei Bedarf anpassen.
Wichtig: Bitte klicke auf den blauen Haken, wenn du eine Änderung der Gebühren vorgenommen hast und bevor du das Angebot sendest. Andernfalls werden die geänderten Gebühren nicht übernommen.
➕ So fügst du Add-ons zu einem Angebot hinzu oder entfernst sie
Unterhalb des Preisbereichs findest du die Add-ons. Hier kannst du:
Zusätzliche Leistungen hinzufügen, die der Freiwillige angefragt hat
Add-ons entfernen, die du nicht anbieten kannst (z. B. wenn ein Einzelzimmer nicht verfügbar ist)
Setze ein Häkchen in der Box, um ein Add-on hinzuzufügen
Entferne das Häkchen, um es auszuschließen
👉 Der Angebotspreis wird automatisch basierend auf deiner Auswahl aktualisiert.
Best Practice:
Wenn ein Add-on nicht verfügbar ist, informiere den Freiwilligen immer per Nachricht, damit die Erwartungen klar sind.
Gut zu wissen: Wenn du bisher noch keine Add-ons erstellt hast, kannst du sie jederzeit in Schritt 6 deines Programms hinzufügen.
5. Nachricht überprüfen & senden
Auf der rechten Seite findest du eine vorformulierte Angebotsnachricht. Du kannst:
sie so verwenden, wie sie ist
oder sie mit zusätzlichen Informationen personalisieren – z. B. wie die Restzahlung abläuft (nur notwendig, wenn PayPal nicht deine Standard-Zahlungsmethode ist)
⚠️ Bitte achte darauf, bei der Kommunikation mit Freiwilligen unsere Kommunikationsrichtlinien einzuhalten.
6. Letzter Schritt: Klicke auf „Angebot senden“
Sobald das Angebot gesendet ist, kann der Freiwillige es annehmen und buchen! 🎉 Falls später noch Änderungen nötig sind, kannst du dein Angebot jederzeit anpassen.