Índice
¿Qué es este módulo?
Ubicación: Menú Principal > CRM > Clientes
El listado de Clientes es la base de datos única de tu club: socios, abonados, visitantes, agencias y empresas. Cada ficha reúne los datos personales, de facturación y de membresía del cliente, junto con todo su historial en el sistema: reservas, ventas, cobros, facturas, bonos, cuotas, depósitos, archivos y comentarios.
Los clientes pueden crearse desde este listado, desde cualquier otro módulo que pida seleccionar un cliente (reservas, TPV, bonos, cuotas…) o registrándose ellos mismos en la zona de clientes. Todos acaban en el mismo listado.
¿Qué problema resuelve?
Una sola base de datos para todas las áreas del club: golf, pádel, tienda, restaurante, escuela…
Visión 360º del cliente: todo su historial (reservas, ventas, facturas, bonos, cuotas) en una sola ficha.
Segmentación con etiquetas: las etiquetas determinan a qué tipos de reserva, tarifas y precios dinámicos tiene acceso cada cliente.
Facturación ágil: datos fiscales, forma de pago preferida, condiciones de pago, domiciliación, «Facturar a» y envío automático de facturas.
Comunicación directa: envío de emails, mailings y notificaciones desde el propio listado.
Control de accesos: tarjeta del centro o QR para máquinas de bolas, tornos y puertas.
Requisitos previos
Permisos: tu perfil de usuario necesita permiso de gestión de clientes para crear, editar, eliminar o fusionar fichas.
Para enviar emails: tener configurada la cuenta de correo del club en Menú Configuración > Sistema > General > Sección Email y, para mailings masivos, el módulo Mailings instalado desde el App Market.
Módulos opcionales que añaden campos o pestañas a la ficha:
Miembros de una familia: campo Familia y acción Añadir familiar.
Tarjetas de cliente: acción Imprimir tarjeta.
Notificaciones push: campos App instalada y Notificaciones push de la app.
Licencias federativas: pestaña Licencias federativas.
Firmar con pin de cliente: campo Pin de firma.
SEPA: pestaña Cuentas bancarias.
Proveedor de accesos (p. ej. Simec): autogeneración de la tarjeta del centro y QR.
Listado de clientes: botones y acciones
Nuevo: abre la ficha vacía para crear un cliente.
Filtrar y Buscar: por nombre, email, teléfono, etiqueta, número de socio, etc. Puedes añadir columnas desde los 3 puntitos de la derecha.
Acciones:
Crear email: selecciona uno o varios clientes con sus casillas y pulsa Crear email. Escribe el Título (asunto) y el Mensaje, en texto o en HTML con el símbolo <> de la barra de herramientas, y pulsa Aceptar. Serás redirigido al detalle del envío para comprobar si ha salido todo bien.
Fusionar clientes: con exactamente dos fichas marcadas (ver Fusionar clientes).
Exportar y Exportar (todas las columnas) a Excel.
Importar desde Excel (ver Importación desde Excel).
Mover a la papelera y Ver la papelera.
Modo edición y Edición masiva.
💡 Consejo para emails en HTML: si no sabes escribir HTML, usa un editor gratuito como https://html5-editor.net/: redacta el mensaje en la parte derecha, copia el código de la izquierda y pégalo en el mensaje tras pulsar <>. Evita pegar imágenes directamente en el texto plano.
Cómo crear, editar y eliminar un cliente
Crear desde el listado
Pulsa Nuevo.
Rellena los datos (como mínimo el Nombre).
Pulsa Guardar.
Crear desde otros módulos
En cualquier campo Seleccionar cliente (reserva, TPV, bono, cuota…) puedes buscar en la base de datos o, debajo de los resultados, crear un nuevo cliente. Solo se piden los datos esenciales para no interrumpir la operación; el resto se completa después desde el listado. Los datos que aparecen y cuáles son obligatorios se configuran en Campos de registro (ver el artículo v3 - CRM: Campos de registro).
Crear desde la zona de clientes
Si tienes activado Permitir registro online en la configuración del CRM, los propios clientes pueden crearse su cuenta en la web de reservas o la App. Ver el artículo v3 - CRM: Zona de clientes.
Editar
Busca el cliente y pulsa en su Referencia.
Pulsa Editar, modifica los datos y pulsa Guardar.
Eliminar
Desde el listado: marca la casilla del cliente, pulsa Acciones > Mover a la papelera y confirma.
Desde la ficha: Acciones > Eliminar.
📌 Nota: los clientes no se borran definitivamente; pasan a la papelera, desde donde puedes recuperarlos.
Detalle del cliente: botones y acciones
Editar: modifica los datos generales.
Nuevo: crea otro cliente.
TPV: abre el TPV con este cliente ya seleccionado.
Acciones:
Acceder como el cliente: abre la web de reservas con la sesión del cliente, útil para comprobar qué tipos de reserva, precios y configuraciones ve.
Enviar email de acceso: envía al cliente un enlace para establecer o restablecer su contraseña.
Establecer contraseña: asigna manualmente una contraseña desde recepción.
Añadir familiar (beta, módulo Miembros de una familia): crea un cliente nuevo con la misma dirección y lo relaciona con el actual.
Ver familia: muestra todos los miembros de la unidad familiar del cliente.
Asignar un número de socio: asigna automáticamente el siguiente número disponible (toma las últimas 100 referencias con número de socio, quita las letras y suma 1). Si el cliente ya tiene uno, avisa con «El cliente ya posee nº de socio». Después puedes editarlo a mano.
Últimos emails: abre el listado de emails enviados filtrado por este cliente.
Imprimir tarjeta (módulo Tarjetas de cliente).
Ver historial: auditoría de cambios en los datos de la ficha.
Copiar: duplica la ficha, útil para familiares que comparten datos de contacto.
Eliminar: mueve la ficha a la papelera.
Detalle de cada campo de la ficha
Datos generales
Imagen: foto del cliente. Se muestra en la ocupación y en la zona de clientes. Desde los 3 puntitos puedes Seleccionar archivo, Especificar URL o Borrar.
Nombre y Apellidos: se guardan por separado; el Nombre completo se compone con ambos.
Es empresa: si lo activas aparece Razón social, el nombre que figurará en las facturas.
Email: es único (dos clientes no pueden compartirlo) porque identifica al cliente en la zona de clientes. Para hijos sin email propio puedes usar el plus addressing:
nombre+1@gmail.comllega al buzón denombre@gmail.com(lo soportan Gmail, Outlook/Hotmail, ProtonMail o Fastmail; muchos correos corporativos y algunos ISP no).Otro email: para casos especiales, como hijos sin correo. Si están rellenos los dos, se envía al Email principal; si el principal está vacío, a Otro email.
Teléfono y Otro teléfono.
Fecha de nacimiento: se usa, entre otros, para el email automático de cumpleaños.
Género: Masculino o Femenino.
Idioma: idioma de la App y de las notificaciones. Las opciones son las configuradas en Menú Configuración > CRM > Configuración > Idiomas.
Tamaño de fuente: Pequeño, Media o Grande, para la visualización del cliente.
Nacionalidad.
Empresa: cliente-empresa al que pertenece (ver Empresa vs Facturar a).
Descripción y Observaciones: campos libres para anotaciones internas.
Alerta: texto que aparece en rojo al buscar al cliente cuando se hace una reserva.
Membresía
Número de socio: número de socio o abonado.
Tarjeta del centro: código de la tarjeta física o QR para sacar bolas, pasar por tornos, etc.
Alias: aparece bajo el nombre en la celda de la reserva. Útil para agencias: p. ej. alias «GB» indica que el jugador viene por esa agencia.
Nombre online: sobrenombre visible en la zona de clientes. Puede autogenerarse (ver v3 - CRM: Configuración).
Destacado: el cliente aparece el primero en los buscadores de clientes (reservas, TPV…). Útil cuando pocos clientes concentran muchas reservas.
Etiquetas: definen a qué tipos de reserva, tarifas y precios dinámicos tiene acceso. Pueden ser manuales (las añade y quita un empleado) o automáticas (las gestionan cuotas, bonos, cursos o registros de hotel, y no se pueden borrar a mano). Ver Etiquetas de cliente (configuración) y Etiquetas de cliente (usuario).
Nivel, Licencia de jugador de golf y Hándicap.
Familia y Tipo de familiar (Cónyuge, Hijo, Hermano, Acompañante, Otros), con el módulo Miembros de una familia.
Configuración y acceso
Bloqueado: impide que el cliente reserve online. Es manual; se suele usar ante devoluciones de cuota o uso abusivo de las reservas online.
Saltar las reglas de reserva: el cliente no queda sujeto a las reglas de reserva configuradas.
Fallos de Login: intentos de inicio de sesión fallidos.
Último acceso, Email validado, Caducidad de contraseña, Último cambio de contraseña y Términos aceptados: datos informativos de la cuenta online.
Omitir marca de tiempo en el QR del perfil: excepción para este cliente cuando el club usa QR con marca de tiempo.
Pin de firma: PIN para firmar tickets y contratos (módulo Firmar con pin de cliente). Se guarda cifrado.
Código API V1, Id multi-sitio y Sitio de origen: campos técnicos de integración.
Notificaciones
Permitir email: si se desactiva, el cliente deja de recibir confirmaciones, recordatorios y notificaciones generales. Los emails de seguridad, como el reseteo de contraseña, se envían siempre.
Notificaciones push de la app y App instalada (módulo Notificaciones push). App instalada indica que el cliente se ha descargado la app y ha iniciado sesión.
WhatsApp: permite el envío de mensajes por WhatsApp.
Comunicaciones comerciales: consentimiento para comunicaciones comerciales.
Enviar a y Comportamiento (Solo relación / Ambos): permiten dirigir las comunicaciones del cliente a otro cliente relacionado, solo a él o a ambos.
Dirección
Calle, Calle 2, Ciudad, Región, Código postal y País.
Tag de hotel
Etiqueta de hotel, localizador y fechas de la estancia, procedentes de los Registros de hotel.
Datos de facturación
NIF y Tipo de documento (NIF, NIF extranjero, Pasaporte, Documento oficial del país, Otro documento). En empresas, el CIF. El sistema comprueba la validez del DNI.
Exento de impuestos.
Email de facturas: email alternativo para el envío de facturas.
Enviar facturas por email: envía automáticamente cada factura nueva. Requiere tener activado Enviar por email automáticamente en Menú Configuración > Facturación > Configuración > Sección Facturas.
Observaciones en factura: texto que aparece en sus facturas.
Facturar a: las ventas de este cliente se facturan al cliente indicado (p. ej. pagos de familiares al titular).
Cobrar automáticamente.
Forma de pago preferida: se imprime al pie de las facturas pendientes de pago. Si es transferencia, se añade la cuenta bancaria de la empresa emisora; si es domiciliación, los 4 últimos dígitos de la cuenta del cliente.
Condiciones de pago: Pronto pago, 15, 30, 60 o 90 días. Rellena automáticamente la fecha de vencimiento al facturar.
A crédito: sus reservas se marcan con una franja naranja en la ocupación y el TPV, sus ventas pendientes en naranja, y sus reservas online se confirman sin pago previo.
Domiciliación bancaria: domicilia sus recibos.
Bonos de domiciliación: las recargas de bono vendidas en el TPV quedan como domiciliadas sin marcarlo en cada venta.
Pendiente de pago: importe pendiente (solo lectura).
Es agencia: identifica perfiles de agencia en listados y facturación.
Solicita factura: el cliente quiere factura al final del periodo; si no, sus ventas suelen ir a una factura resumen.
Cuenta contable: necesaria para exportar a contabilidad; si está vacía, la mayoría de integraciones usan una cuenta genérica.
Tipo de factura (con Hacienda RD): Consumidor final, Crédito fiscal, Proforma, Simplificada rectificativa o Nota de crédito.
Pestañas de la ficha
General: datos de la ficha.
Comentarios: historial de comentarios para el seguimiento del cliente.
Archivos: vídeos, fotos, hojas de cálculo o PDF. Pulsa Subir archivo, elige el archivo, indica la Descripción (obligatoria) y Aceptar. El cliente los ve en su perfil de la zona de clientes, en Mis archivos.
Ventas: filtros Todas, Pendiente y Pagado; puedes pagarlas, editarlas o eliminarlas.
Cobros.
Reservas: filtros Todas, Pasadas y Futuras.
Reservas participantes.
Niveles: nivel de juego en cada deporte.
Facturas: crear, editar, eliminar o pagar.
Depósitos y Bonos: saldo, nuevas recargas e histórico de movimientos.
Beneficiario de bono: clientes que pueden usar el saldo de todos los bonos de este cliente.
Contactos: lista informativa de contactos.
Cuotas, Acciones, Cuentas bancarias, Licencias federativas, Tarjetas (tokenizadas), Taquillas y Contratos (según módulos instalados).
Relaciones: ver la sección siguiente.
Relaciones y familias
Relaciones
Relacionan a unos clientes con otros para que puedan reservar unos por otros.
En la pestaña Relaciones, pulsa Nueva.
Cliente: aparece el cliente actual. Relación: busca el cliente a relacionar.
Estado: Enviada, Aceptada (por defecto), Declinada o Bloqueada.
Permisos:
Permitir logarse por mí: el cliente relacionado puede iniciar sesión en la web de reservas como el cliente principal (p. ej. padres que reservan o pagan por sus hijos).
Permitir mis bonos: el relacionado puede usar los bonos del principal en reservas online.
Pulsa Guardar.
📌 Nota: los permisos no son recíprocos. Que un padre pueda logarse como su hijo no implica que el hijo pueda logarse como el padre. El cliente también puede solicitar relaciones desde su perfil online.
Familias (beta)
Con el módulo Miembros de una familia puedes agrupar clientes en una unidad familiar para obtener listados e informes por familia.
Abre la ficha de un cliente y pulsa Acciones > Añadir familiar.
Introduce Nombre, Apellidos y Tipo de familiar, y pulsa Aceptar.
Si el cliente no tenía familia, se crea una nueva y ambos quedan asignados.
Si ya pertenecía a una, el nuevo miembro se añade a esa familia.
La relación entre ambos se registra automáticamente en la pestaña Relaciones.
Fusionar clientes
Une dos fichas duplicadas de la misma persona en una sola y conserva el histórico de ambas.
Antes de empezar
Necesitas permiso de gestión de clientes.
No está disponible en clubes con facturación portuguesa.
⚠️ La fusión no se puede deshacer.
Se fusionan dos fichas a la vez. Con tres duplicados, fusiona dos y repite con la resultante.
Paso a paso
Marca exactamente dos fichas y pulsa Acciones > Fusionar clientes.
Elige qué ficha se conserva: aparece en verde; la que se elimina, en rojo.
Revisa la tabla comparativa de Ventas, Reservas, Pagos, Suscripciones y Bonos.
Resuelve cada campo con valores distintos haciendo clic en el valor a conservar. Atajos: Todos A, Todos B, Preferir el más completo (el valor más largo; si empatan, el de la primera ficha) y Reiniciar. Los datos rellenos solo en una ficha se conservan sin preguntar.
Cuando el contador indique todos los conflictos resueltos, pulsa Fusionar.
Qué ocurre al fusionar
Todo el histórico pasa a la ficha conservada: reservas, ventas, pagos, facturas, bonos, beneficiarios, suscripciones, torneos, licencias, archivos, comentarios y relaciones.
Las etiquetas se unen sin duplicar (incluidas las automáticas).
Si ambas estaban en el mismo mailing, queda un único destinatario.
Los cambios quedan en Acciones > Ver historial y el email de la ficha eliminada queda libre.
Se toman siempre de la ficha conservada: condición de pago, contraseña y datos de acceso online, fecha y usuario de creación.
Revisa después
Reservas en las que estaban las dos fichas: elimina la plaza duplicada.
Licencias federativas duplicadas en la misma área: elimina la que sobre.
El texto de reservas y ventas antiguas puede mostrar el nombre anterior, aunque el cliente asociado ya sea el correcto.
Tarjetas físicas y código QR
Con una tarjeta física o un QR, el socio puede sacar bolas, pasar por un torno o abrir una puerta. El número de la Tarjeta del centro y el QR de la App son el mismo código.
Qué necesitas
Tarjetas: tarjetas de proximidad (mifare), un lector, un proveedor que conecte la máquina con Golfmanager (p. ej. Simec) y su módulo.
QR: solo el proveedor y su módulo.
📌 Nota: al instalar el módulo del proveedor, el sistema autogenera una tarjeta del centro al crear o guardar cada cliente, para que siempre tenga QR en la App. Puedes sustituirla escaneando una tarjeta o escribiendo otro número. El QR solo se ve en móvil o App.
Asociar una tarjeta física
Abre la ficha y pulsa Editar.
Sitúa el cursor en Tarjeta del centro y acerca la tarjeta al lector.
Pulsa Guardar.
Imprimir una tarjeta (módulo Tarjetas de cliente)
💡 Importante: antes debes crear la plantilla de tarjeta con el nombre customerCard.
En la ficha, pulsa Acciones > Imprimir tarjeta.
Elige la Plantilla y, si quieres, una fecha de caducidad.
Pulsa Aceptar para previsualizar e Imprimir desde el navegador con la impresora de carnets.
Variables de la plantilla HTML:
Club:
{{icon}},{{logo}},{{website}},{{telephone}},{{tenantTitle}},{{tenantShortTitle}},{{loginBackgroundImage}},{{manualExpiration}},{{ageExpiration}}.Cliente:
<%= data.customer.name %>,<img src="<%= data.customer.photo %>" />y el resto de propiedades del cliente.Caducidad:
<%= data.manualExpiration %>y<%= data.ageExpiration %>.
Importación desde Excel
Exporta un cliente a Excel para ver la estructura (si no hay ninguno, crea uno de prueba y bórralo después).
Pega en el Excel los registros a importar. Los campos de texto se copian tal cual; los listados relacionados llevan un número (p. ej. en Género se indica el código, no el texto).
En el listado, pulsa Acciones > Importar, selecciona el archivo y Aceptar.
📌 Nota: si hay registros con errores, el sistema te permite deshacer toda la importación o continuar solo con los válidos. También sirve para actualizar datos de clientes existentes.
Limitaciones a tener en cuenta
El email es único: no puede repetirse entre clientes.
Las etiquetas automáticas no se pueden quitar a mano; dependen de la cuota, bono, curso o registro que las generó.
La fusión es irreversible, solo de dos en dos y no disponible con facturación portuguesa.
Familias y Añadir familiar están en beta.
Golfmanager no es el servidor de correo: los emails salen por la cuenta del club; el sistema solo registra si se enviaron o dieron error.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre «Empresa» y «Facturar a»?
Empresa indica a qué empresa pertenece el cliente; es informativo y se usa en estados de cuenta e informes. Facturar a decide a nombre de quién se emiten sus facturas, aunque el consumo quede en la ficha del cliente original. Pueden usarse juntos o por separado.
¿Cómo añado una alerta a un cliente?
Edita la ficha, escribe el texto en Alerta y guarda. Se mostrará en rojo al buscar al jugador en una reserva.
Un cliente ha olvidado su contraseña. ¿Qué hago?
El propio cliente puede pulsar ¿Recordar contraseña? en
/consumer/loginde la web de reservas y seguir el email recibido (ver Zona de clientes).Desde administración: Acciones > Enviar email de acceso, o Acciones > Establecer contraseña (mínimo 8 caracteres, con al menos una letra y un número).
El cliente no recibe los emails. ¿Qué reviso?
Que tenga activado Permitir email en su ficha.
En Menú Principal > Herramientas > Últimos emails, añade la columna Error y comprueba si el envío falló.
Que el email sea real, esté bien escrito y no tenga espacios al inicio o al final.
Haz una prueba enviándote un email a un cliente de test.
Que el cliente revise la carpeta de spam.
¿Puedo deshacer una fusión?
No. Las reservas y ventas pasan a la ficha conservada y no se pueden separar desde la aplicación.
No veo «Fusionar clientes».
Tu perfil no tiene permiso de gestión de clientes o el club usa facturación portuguesa.
Buenas prácticas recomendadas
Busca antes de crear para evitar duplicados; si aparecen, fusiónalos cuanto antes.
Usa siempre emails reales: son el usuario de acceso y el canal de recuperación de contraseña.
Define una etiqueta por defecto (p. ej. Visitante) y deja que cuotas y bonos gestionen las de socio automáticamente.
Rellena los datos fiscales de empresas y agencias antes de facturar.
Usa Acceder como el cliente para comprobar qué ve un socio antes de lanzar tarifas o reglas nuevas.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes dudas, nuestro equipo de soporte está disponible para ayudarte. Escríbenos en la burbuja azul de tu programa de gestión.