Artikelnumret innehåller otillåtna tecken
Du har skickat en faktura från Mowin till Fortnox och fått ett felmeddelande som innehåller den här texten:
Artikelnumret innehåller otillåtna tecken. Tillåtna tecken utöver alfabetet är _ - / +
Fortnox egen text säger inte vilken rad det gäller, så Mowin lägger till artikelnumret efter den, och artikelns namn när raden har ett, till exempel (artikelnummer "12 34", "Kabel 3x1,5").
Felet kommer från Fortnox och betyder att ett artikelnummer på fakturan innehåller ett tecken som Fortnox inte accepterar. Fortnox stoppar då hela fakturan – den skapas aldrig. Du löser det själv: rätta artikelnumret i Mowin och skapa fakturan på nytt.
Vilka tecken Fortnox tillåter
Fortnox accepterar bokstäver – även å, ä och ö – siffror och tecknen _ - / + .
Allt annat nekas.
Punkt fungerar, trots att Fortnox felmeddelande inte räknar upp den. Artikelnummer som WD729.3040 går igenom, så är det en punkt du funderar på är det något annat tecken i numret som är problemet.
Vanligaste orsakerna
Mellanslag. Det här är överlägset vanligast. Ett mellanslag mitt i numret, eller ett i slutet som du inte ser, räcker för att Fortnox ska neka fakturan. Mellanslag följer oftast med när ett artikelnummer klistras in från en grossistlista, ett kalkylblad eller ett mejl.
Skiljetecken och specialtecken. De som dyker upp i praktiken är komma, kolon, #, ?, parenteser, &, citattecken och procenttecken. Ofta har en del av artikelnamnet råkat hamna i artikelnummerfältet.
Osynliga tecken. Text som kopieras från en webbsida eller en PDF kan innehålla formateringstecken som inte syns någonstans. Artikelnumret ser helt normalt ut, men Fortnox ser tecknet och nekar. Det är ovanligt, men svårt att upptäcka på egen hand – därför har Mowin en egen knapp för det, se nedan.
Artikelnumret 0. Fortnox nekar en rad vars artikelnummer bara är en nolla, trots att siffror i sig är tillåtna. Byt till ett riktigt artikelnummer på raden. Flera nollor, till exempel 00 eller 0000, går igenom.
Så här löser du det
Öppna arbetsordern och gå till fliken Material.
Leta upp raden i kolumnen Art.nr.
Dubbelklicka i cellen och skriv ett artikelnummer utan det otillåtna tecknet. Tryck Enter för att spara.
Skapa fakturan på nytt.
Fakturan som Fortnox nekade står kvar med statusen Misslyckades och blev aldrig någon faktura i Fortnox. Den behöver du inte göra något med.
Kontrollera alla rader. Används samma artikelnummer på flera rader måste alla rättas – Fortnox nekar fakturan så länge en enda rad är fel.
Ser numret rätt ut? Markera innehållet i cellen. Ett mellanslag i slutet syns då som en markerad ruta efter sista tecknet.
Mowin varnar oftast innan fakturan skickas
Mowin kontrollerar artikelnumren innan fakturaunderlaget skickas till Fortnox. Hittas ett otillåtet tecken visas en röd varningssymbol – både på arbetsorderns flik Hem och i faktureringsfönstret. Håll muspekaren över symbolen för att läsa varningen. Den säger vilket artikelnummer det gäller, vilket tecken som är otillåtet och hur många rader som använder numret, till exempel:
Artikelnumret "12 34?" innehåller mellanslag och "?", som Fortnox inte tillåter. Används på 3 rader.
Varningen är blockerande: knappen Skapa slutfaktura respektive Skapa delfaktura i faktureringsfönstret är inaktiverad tills numret är rättat. Knappen Förhandsgranska faktura på arbetsordern fungerar som vanligt, så det är inne i faktureringsfönstret du märker att det inte går att gå vidare.
Varningen har en av två länkar, beroende på vad som är fel med numret:
Gå till artikelrad – hoppar direkt till fliken Material med rätt rad markerad och Art.nr-cellen vald. Klickar du på länken i faktureringsfönstret stängs fönstret så att du landar på raden.
Ta bort osynliga tecken – visas i stället när artikelnumret enbart har osynliga tecken som fel, alltså inga mellanslag och inga andra otillåtna tecken. Du får först en fråga om hur många rader som berörs; klicka Ta bort tecknen så städas tecknen bort från alla rader på arbetsordern som använder artikelnumret. Är artikeln från en av dina egna prislistor rättas numret även där, om din roll har behörigheten Hantera eget material. Rollerna Administratör och Arbetsledare har den från början. Utan den rättas bara raderna på arbetsordern. Ingen bekräftelse visas när det är klart – artikelnumret ändras i listan och varningssymbolen försvinner.
Artikelnumret 0 får en egen varning, eftersom numret inte innehåller något otillåtet tecken:
Artikelnumret "0" godtas inte av Fortnox. Byt till ett riktigt artikelnummer.
Rätta även i prislistan
Kommer artikeln från en av dina egna prislistor ligger det felaktiga numret kvar där, och följer med varje gång artikeln läggs till på en ny arbetsorder.
Gå till Admin → Eget material.
Öppna prislistan genom att klicka på antalet artiklar på prislistekortet.
Sök upp artikeln i kolumnen Art.nr och öppna den.
Rätta fältet Artikelnummer och spara.
OBS: Rättelsen i prislistan gäller bara framåt. Rader som redan ligger på arbetsordrar behåller det gamla numret och måste rättas på ordern.
Kommer artikeln i stället från en grossist går den inte att rätta i prislistan – grossistens fil skriver över numret vid nästa import. Rätta raden på arbetsordern och kontakta supporten om samma artikel återkommer.
Behöver du mer hjälp?
Klicka på frågetecknet i sidhuvudet eller kontakta supporten via chatten.