We begrijpen dat het frustrerend kan zijn als je een verwachte e-mail niet ontvangt. Hoewel we gebruikmaken van een betrouwbare, internationaal erkende e-mailservice, kunnen zich af en toe leveringsproblemen voordoen buiten onze directe controle.
Voordat je contact opneemt met ons supportteam, neem de tijd om de volgende stappen te doorlopen:
Vraag de ondertekenaar om het volgende te doen:
Controleer de spam- of ongewenste e-mailmap: Dit is vaak de snelste oplossing. Soms worden legitieme e-mails per ongeluk als ongewenst gemarkeerd.
Doorzoek de inbox: De exacte titel van het document is terug te vinden onder ‘Transactiedetails’ in ons portaal. Laat de ondertekenaar zoeken op deze titel of op het e-mailadres noreply@signhost.com (of indien ingesteld, jullie eigen afzendadres).
Wacht een moment af: E-mailbezorging is niet altijd direct. Wacht minimaal een uur om te zien of de uitnodiging alsnog binnenkomt. Sommige e-mailclients of servers kunnen lichte vertragingen hebben in de verwerking.
Wat kun je doen als verzender?
Controleer het e-mailadres van de ontvanger:
Ga in het portaal naar de Transactiedetails en controleer of het e-mailadres van de ondertekenaar correct is ingevoerd. Zelfs een kleine typefout kan ervoor zorgen dat de e-mail niet wordt afgeleverd.Bekijk de audit trail:
De audit trail geeft een overzicht van alle acties binnen de transactie, inclusief het moment waarop de uitnodigingsmail is verzonden.
Controleer of de e-mail succesvol is verstuurd vanuit ons systeem.
Als er meerdere ondertekenaars zijn en de verzending is ingesteld op "op volgorde", ontvangt de volgende ondertekenaar pas een uitnodiging nadat de vorige zijn of haar handtekening heeft gezet. In de Transactiedetails en de audit trail kun je zien of de uitnodiging nog wacht op een actie van een andere ondertekenaar.
Controleer de transactiestatus:
Kijk in de Transactiedetails naar de status van de uitnodiging.Status 10: in afwachting - De e-mail wordt mogelijk nog verwerkt of staat in de wachtrij voor verzending. Houd de status in de gaten.
Je kunt in dit geval ook de ondertekenlink handmatig delen met de ondertekenaar.Status 70: gefaald - De transactie is mogelijk mislukt door een ongeldig e-mailadres of doordat de ontvanger onze e-mail als spam heeft gemarkeerd.
Test het e-mailadres:
Stuur zelf een eenvoudige testmail naar het e-mailadres van de ondertekenaar. Als deze ook niet aankomt, ligt het probleem mogelijk bij de e-mailserver van de ontvanger of bij een lokale instelling aan hun kant.
Als je alle bovenstaande stappen hebt doorlopen en de ondertekenaar de e-mail nog steeds niet heeft ontvangen, volg dan deze aanvullende stappen:
Gebruik de optie Ondertekenen op locatie als je niet kunt wachten tot de ondertekenaar het e-mailadres als veilig heeft gemarkeerd. Hierbij wordt onze maildienst omzeild en kun je de ondertekenlink rechtstreeks met de ondertekenaar delen.
Maak een afdruk van de audit trail in ons portaal en deel deze via de chat met ons supportteam. Wij kunnen dan de situatie nader onderzoeken en je verder helpen met de status van de e-mail.