We begrijpen dat het frustrerend kan zijn als je een verwachte e-mail niet ontvangt. Hoewel we gebruikmaken van een betrouwbare, internationaal erkende e-mailservice, kunnen zich af en toe leveringsproblemen voordoen buiten onze directe controle.
Voordat je contact opneemt met ons supportteam, neem even de tijd om de volgende stappen te doorlopen:
Vraag de ondertekenaar om het volgende te doen:
Controleer je spam- of ongewenste map: Dit is vaak de eerste en eenvoudigste oplossing! Soms kunnen legitieme e-mails per ongeluk in deze mappen terechtkomen.
Zoek in jouw inbox: De exacte titel van het document is te vinden in het gedeelte "Transactiedetails" van ons portaal. Probeer jouw inbox te doorzoeken met deze titel of zoek op noreply@signhost.com (of indien ingesteld, jullie eigen afzendadres).
Wacht even de bezorgtijd af: E-mailbezorging is niet altijd direct. Wacht ten minste een uur om te zien of de uitnodiging arriveert. Sommige e-mailclients of servers kunnen lichte vertragingen ondervinden bij de verwerking.
Voor de afzender van de transactie:
Controleer het e-mailadres van de ontvanger: Controleer in de "Transactiedetails" in ons portaal of het e-mailadres van de ondertekenaar correct is ingevoerd. Zelfs een kleine typfout kan de bezorging verhinderen.
Controleer de transactiestatus: Kijk in de "Transactiedetails" naar de status van de uitnodiging.
Als de status "status 10: in afwachting" is, kan het zijn dat de e-mail nog wordt verwerkt of in de wachtrij staat voor verzending. Blijf de status in de gaten houden.
Als de status "status 10: in afwachting" is kan je de ondertekenlink handmatig delen met de ondertekenaar. Bekijk dit FAQ-artikel voor verdere uitleg.
Als de status "status 70: gefaald" is, is de transactie mogelijk gefaald doordat er een ongeldig mailadres is gebruikt, of de ontvanger onze mail als spam heeft aangemerkt. Neem contact op met support voor verdere hulp.
Bekijk de audit trail: De audit trail van de transactie bevat een overzicht van alle acties, inclusief wanneer de uitnodigingsmail is verzonden. Controleer dit om te bevestigen of de e-mail succesvol vanuit ons systeem is verzonden.
Test het e-mailadres: Probeer zelf een aparte, eenvoudige e-mail te sturen naar het e-mailadres van de ondertekenaar. Als die e-mail ook niet aankomt, kan het probleem liggen bij de e-mailserver van de ontvanger of een lokaal probleem aan hun kant.
Voor ondertekening op volgorde: Als er meerdere ondertekenaars zijn en de uitnodiging is ingesteld om "op volgorde" te worden verzonden, ontvangt de volgende ondertekenaar de uitnodiging pas nadat de vorige zijn actie heeft voltooid. Controleer in de "Transactiedetails" of de uitnodiging nog wacht op een handtekening van een andere partij. Je kunt dit ook verifiëren in het audit trail van de transactie.
Als je alle bovenstaande stappen hebt gevolgd en de ondertekenaar de e-mail nog steeds niet heeft ontvangen, neem dan de volgende stappen:
Maak een screenshot van de pagina "Transactiedetails" in ons portaal. Dit FAQ-artikel helpt je om eenvoudig de benodigde gegevens op te slaan.
Neem contact op met ons supportteam via de chat en stuur ons deze screenshot. Wij kunnen dan de specifieke situatie onderzoeken en je verder helpen met de status van de e-mail.
Ons support team helpt je graag verder via support@signhost.com